به منظور بررسی وضعیت حساب ها و اخذ مالیات، کلیه شرکت ها و یا موسسات اعم از فعال یا غیر فعال که در اداره ثبت به ثبت می رسند، مکلف به اخذ دفتر پلمپ شده می باشند.این دفاتر به این دلیل به دفاتر پلمپ معروف هستند که صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند. لذا، پلمپ و شماره گذاری دفاتر تجاری که معمولاَ اساس حسابداری موسسات را تشکیل می دهند از اهمیت زیادی برخوردار می باشند.
قابل ذکر است، این دفاتر در صورتی معتبر و دارای سندیت می باشند که مطابق مقررات تهیه و تنظیم شده باشند در غیر این صورت فقط علیه صاحب آن ها معتبر خواهند بود.

با توجه به مراتب فوق، دفاتر هر سال می بایست حداکثر تا پایان اسفند ماه سال قبل، توسط اداره ثبت، شماره گذاری،امضاء و پلمپ گردند.البته همان طور که در مقالات قبلی نیز گفته شد، 4 دفتر مجزا وجود دارد که به ترتیب دفتر روزنامه، دفتر کل؛ دفتر دارایی، دفتر کپیه نام دارند که از میان آن ها دفتر روزنامه و دفتر کل نیاز به پلمپ دارند.در این رابطه، نکته ی حائز اهمیت آن است که حتی در صورتی که شرکتی فعالیتی هم در سال گذشته نداشته است می بایست دفاتر آن سال را به صورت سفید و خالی تحویل اداره دارایی دهد. البته بهتر آن است که کلیه ی دفاتر شرکت ها حداکثر تا انتهای آذر پلمپ شوند چرا که به دلیل فشردگی کار در سه ماه آخر هر سال، هزینه ها و مدت زمان پلمپ افزایش می یابد.

در گذشته کلیه عملیات درخواست پلمپ دفاتر تجاری ثبت صرفاَ به طور سنتی از طریق حضوری رایج و متعارف بود اما  امروزه بمنظور پیشگیری از اتلاف هزینه و زمان متقاضیان؛ با راه اندازی سامانه ثبت شرکت ها، پذیرش پلمپ دفاتر تجاری اینترنتی شده است و مراجعات ارباب رجوع به صورت غیر حضوری و از طریق سامانه  انجام می گیرد. در ذیل، ضمن پرداختن به مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر تجاری (اعم از اشخاص حقوقی و حقیقی)، به طور کامل به مراحل ثبت درخواست پلمپ دفاتر تجاری در پورتال اداره ثبت شرکت ها می پردازیم. شایان ذکر است، چنانچه در هر یک از مراحل ثبت با مشکل مواجه شدید می توانید با کارشناسان فوق حرفه ای ما در فکر برتر تماس حاصل فرمایید. 42143-021

• مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر (اشخاص حقوقی)

1.کپی شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
2.تکمیل فرم اظهارنامه دریافتی از اینترنت
3.کپی روزنامه رسمی
4.کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی

• مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر (اشخاص حقیقی)

1.تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
2.کپی کارت ملی متقاضی
3.کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی

• مراحل درخواست پلمپ دفاتر تجاری در پورتال اداره ثبت شرکت ها

_مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir (قسمت پلمپ دفاتر تجاری)

_ درج مشخصات اولیه متقاضی، از اقدامات اولیه جهت طی نمودن روند ثبت از طریق الکترونیکی می باشد. بدین منظور، اولین کاری که باید انجام شود این است که تابعیت و شناسه ملی و شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی در سامانه وارد گردد. (قابل ذکر است تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراه درج شده ارسال خواهد شد.)

_قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز تکمیل کنید. منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد. تاریخ پایان سال مالی، نیز توسط سامانه محاسبه می گردد. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نمی باشد.

_ بعد از این مرحله باید به سراغ تکمیل اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده رفت. در این رابطه، نکته ی حائز اهمیت این است که دفاتر پلمپ شده پس از پلمپ با توجه به آدرس ذکر شده برای متقاضیان ارسال می گردد. لذا، لازم است در درج این اطلاعات توجه و دقت لازم به عمل آید. (در حال حاضر این شیوه برای شهر "تهران" امکان پذیر است.)

_چنانچه شهر مورد نظر در گزینه های ارائه شده وجود نداشت، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است.در این صورت متقاضیان می بایست به همان روش های متداول گذشته عمل نمایند.

_ در صفحه ی بعدی باید اطلاعات شخص حقوقی را بررسی نمود و در صورت صحت اطلاعات، بر روی گزینه ی تایید اطلاعات شخص حقوقی کلیک نمایید.

_در مرحله ی بعدی بر اساس اطلاعات وارد شده به کاربران شماره پیگیری اختصاص داده می شود.

_سپس سمت تکمیل کننده اظهارنامه از فهرست انتخاب شود و اطلاعات مربوط به یکی از اعضاء هیات مدیره در سامانه قید گردد.

_در مرحله ی بعد اسامی بقیه اعضاء هیات مدیره را به همراه اطلاعات مربوط به آن ها نظیر نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و... وارد نمایید و در انتها با کلیک بر روی گزینه ی گام بعدی وارد مرحله ی بعد شوید.

_در گام بعد، با مشخص نمودن عضو هیات مدیره، سمت اشخاص هیات مدیره، مدت تصدی محدود/نامحدود و تاریخ شروع سمت را در سیستم وارد می نماییم.

_سپس وضعیت حدود حق امضاء اعضاء هیات مدیره و پس از آن سمت عضو هیات مدیره را مشخص می کنیم.

_فرم دیگری وجود دارد با عنوان دفتر مورد تقاضای شخص. در این مرحله،نوع دفتر مورد تقاضای شخص دفتر کل و روزنامه و همین طور تعداد برگ های دفتر و تعداد جلدهای دفتر را درج می کنیم و اطلاعات وارد شده را ذخیره می نماییم.

_پس از طی مراحل ذکر شده، وارد صفحه ی تایید صحت اطلاعات خواهید شد.در این مرحله می بایست بر روی گزینه ی تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز کلیک نمایید.

_بعد ازتکمیل اطلاعات در سامانه و  انجام صحیح مراحل اینترنتی ثبت و کلیک بر روی پذیرش نهایی، می بایست پرینت اظهارنامه را به همراه مدارکی که ذکر شد،به اداره ثبت ارسال نمایید تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید نموده اید ارسال نماید.

_پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، بر روی گزینه ی پلمپ دفاتر کلیک نمایید.

_شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج کنید و در انتها بر روی گزینه ی پذیرش نهایی، کلیک کنید و وارد مرحله ی بعدی شوید.

_پس از ارسال مدارک، کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می کند و پس از بررسی چنانچه مدارک مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد، (پیگیری درخواست از طریق همین سامانه امکان پذیر است) اجازه ی پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن ها صادر می گردد.

_در این صورت متقاضیان می بایست با ورود به سامانه وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت نمایند.

تذکر: چنانچه کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد، می بایست پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه نموده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام نماید.

• فرم گواهی پلمپ دفاتر

شرکت/خانم/آقا
دفاتر خود را در تاریخ...............تحت شماره.....................در این اداره کل پلمپ نموده است.این گواهی حسب درخواست متقاضی جهت ارائه به ..............................صادر گردیده است.
اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری

• نحوه ی تنظیم دفاتر تجارتی:

قانون تجارت مقرراتی را به شرح ذیل برای نوشتن دفاتر تجارتی مقرر می دارد:

• کلیه معاملات و صادرات و واردات باید به ترتیب تاریخ،در صفحات مخصوصه نوشته شود.
• تراشیدن و حک کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در دفترنویسی معمول است و در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است.

مقررات مزبور، همان طور که معلوم است برای جلوگیری از تقلبات احتمالی بعدی و کم و زیان کردن و دست بردن در مندرجات دفاتر تجارتی است و در صورتی که اشتباهی در نوشتن مطالب یا درج ارقام پیش آید، لازم است که در صفحه مشخص از دفتر توضیح داده شده و به آن ارجاع داده شود یا به طرفی که در حسابداری برای بیان رفع اشتباهات معمول است، عمل شود. در هر حال مراعات نکردن مقررات فوق، سندیت دفتر تجارتی را خراب خواهد کرد. دفتری که دارای سندیت نباشد، چنانچه گفتیم، فقط علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.

• مدت نگهداری دفاتر تجارتی:

قانون تجارت، در نگاهداری دفاتر تجارتی مقرر می دارد "تاجر باید تمام آن دفاتر را از ختم هر سالی لااقل تا ده سال نگاه دارد" و دفاتر هر شرکتی که منحل شده باشد با نظر مدیر ثبت اسناد در محل معینی از تاریخ ختم تصفیه تا ده سال باید محفوظ بماند.

• چند نکته:

_جهت تسلیم نمودن اظهارنامه مالیاتی در تیر ماه هر سال باید اواخر سال قبل اقدام به اخذ پلمپ دفاتر کرده باشید.

_مودیان مالیاتی مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضاء پلمپ و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند مگر اینکه در طی سال با تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در این صورت مجاز هستند دفاتر جدید امضاء، پلمپ و ثبت نمایند.

_دریافت دفاتر قانونی و دفاتر مالی و ثبت عملیات مالی در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا 30 روز مجاز خواهد بود.

_چنانچه اشخاص حقیقی یا حقوقی از دفاتر پلمپ شده سال قبل استفاده ننموده باشند یا به عبارتی دفاتر ثبت و پلمپ شده نانویس مانده باشد و قصد استفاده آن را برای سال مالی آتی داشته باشد مراتب حداکثر ظرف مدت سی روز از تاریخ شروع سال مالی جدید با ذکر مشخصات دفاتر مزبور به حوزه مالیاتی ذیربط اعلام  شود.

_در مواردی که دفاتر پلمپ شده توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مودی خارج شود صاحب دفتر حداکثر ظرف مدت سی روز باید نسبت به پلمپ و ثبت دفاتر قانونی جدید و ثبت عملیات آن مدت در دفاتر جدید اقدام نماید.

{ در انتها، خاطر نشان می شویم، چنانچه ثبت شرکت شما بزرگواران از طریق کارشناسان فکر برتر انجام شود کلیه ی اقدامات اخذ پلمپ دفاتر بدون هزینه اضافه ارائه می گردد اما در غیر این صورت چنانچه قبلاَ شرکت شما به ثبت رسیده باشد مراتب طبق هزینه تعریف شده توسط اداره محترم ثبت شرکت ها خواهد بود.}
مفتخریم که راهنمای شما در امور حقوقیتان باشیم.
جهت کسب اطلاعات بیشتر به یکی از طرق ذیل ارتباط برقرار فرمایید:

• شماره تماس:42143-021
• سامانه ی پیامکی: 100042143
• تماس با متخصصین فکر برتر از طریق شماره های مندرج در سامانه
• سامانه ی تخصصی ثبت شرکت فکر برتر http://companyregister.ir
• پست الکترونیکی به نشانی info@ companyregister.ir

آدرس: تهران، میدان ونک، خیابان خدامی، خیابان آفتاب، نبش کوچه هشتم، پلاک 34