به موجب ماده 232 لایحه قانون تجارت ، " هیئت مدیره شرکت باید پس از انقضای سال مالی، صورت دارایی و دیون شرکت را در پایان سال و همچنین ترازنامه و حساب عملکرد و حساب سود و زیان شرکت را به ضمیمه گزارشی درباره فعالیت و وضع عمومی شرکت طی سال مالی مزبور تنظیم کند. اسناد مذکور در این ماده باید اقلاَ بیست روز قبل از تاریخ مجمع عمومی عادی سالانه در اختیار بازرسان گذاشته شود ".
تنظیم صورت حساب های مالی با هیئت مدیره است و باید گزارش خود را به بازرس یا بازرسان تقدین کنند و تصویب گزارش های مالی نیز با مجمع عمومی عادی می باشد. هم چنین به موجب ماده 242 لایحه ، در شرکت سهامی عام باید به ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت گزارش حسابداران رسمی ضمیمه شود.
در صورت عدم تنظیم گزارش های مالی، در ماده 254 لایحه ضمانت اجرای جزایی پیش بینی شده است.
- زمان بندی گزارش هیات مدیره و بازرس در امور مالی
امور اجرایی شرکت مانند تنظیم گزارش مالی به عهده هیات مدیره است و پس از آن بازرس باید در خصوص آن اظهار نظر کند.
گزارش هیات مدیره باید 20 روز قبل از برگزاری مجمع عمومی به بازرس داده شود. ( 232 لایحه ) . گزارش هیات مدیره 15 روز قبل از برگزاری مجمع برای سهامداران آماده می شود. ( ماده 139 لایحه ) .
هیات مدیره باید لااقل هر شش ماه یک بار خلاصه صورت دارایی و قروض شرکت را تنظیم کند و به بازرسان بدهد. ( ماده 137 لایحه ).
گزارش بازرس 10 روز قبل از انعقاد مجمع عمومی برای سهامداران آماده می شود. ( ماده 150 لایحه )
گزارش هیات مدیره باید حداقل 45 روز قبل از تشکیل مجمع عمومی فوق العاده به بازرس تقدیم شود. ( ماده 190 لایحه )
- شیوه تنظیم گزارش مالی توسط هیات مدیره
منظور از شیوه تنظیم ، روش های مرسوم در حسابداری می باشد. به موجب ماده 233 لایحه ، تنظیم حساب عملکرد و حساب سود و زیان و ترازنامه شرکت به یکی از دو شکل ذیل امکان پذیر است :
1. همان شکل و روش سال مالی قبل
2. اگر تغییری مورد نظر باشد به هر دو شکل و روش
- ترازنامه
ترازنامه عبارتست از صورت حسابی که وضع مالی شرکت را در تاریخی معین نشان می دهد. در ترازنامه کلیه دارایی و بدهی و طلب شرکت قید می شود.
محتویات ترازنامه شرکت سهامی به موجب ماده 234 و 235 لایحه عبارتند از :
1. استلاکات اموال
2. اندوخته لازم ( حتی اگر بعد از وضع اندوخته این ها سود قابل تقسیم نباشد .)
3. تعهداتی که شرکت آن را تضمین نموده با قید مبلغ .
- ذخیره لازم
به موجب ماده 234 لایحه ، ذخیره " مبالغی برای جبران کاهش احتمالی ارزش دارایی ها و زیان ها و هزینه های احتمالی ".
کنار گذاشتن ذخیره ، " برای جایگزینی طلب های مشکوک الوصول، هزینه اقامه دعاوی آتی یا دعاوی در جریان شرکت ، کاهش ارزش سرقفلی و مانند این ها منظور می شود ".
- استهلاک هزینه ها
به موجب ماده 236 لایحه ، " هزینه های تاسیس شرکت باید قبل از تقسیم هرگونه سود مستهلک شود. هزینه های افزایش سرمایه باید حداکثر تا پنج سال از تاریخی که این گونه هزینه ها به عمل آمده مستهلک شود. در صورتی که سهام جدیدی که در نتیجه افزایش سرمایه صادر می شود به قیمتی بیش از مبلغ اسمی فروخته شده باشد هزینه های افزایش سرمایه را می توان از محل این اضافه ارزش، مستهلک نمود ".
مستهلک کردن هزینه ها به معنای جبران کرده هزینه ها می باشد. مثلاَ هزینه های انتشار آگهی یا پذیره نویسی از این طریق جبران می شود.
- اقسام سود
در لایحه سود به دو نوع خالص و قابل تقسیم دسته بندی می شود.
1. سود خالص : به موجب ماده 237 لایحه ، درآمد حاصل در همان سال مالی منهای کلیه هزینه ها ، استلاکات و ذخیره ها .
2. سود قابل تقسیم : به موجب ماده 239 لایحه ، سود خالص منهای زیان سال مالی قبل و اندوخته قانونی و اختیاری بعلاوه سود سال های قبل که تقسیم نشده .
سود قابل تقسیم مفهومی خاص تر از سود خالص می باشد ولی در رابطه بین سود خالص و قابل تقسیم می توان گفت سه حالت امکان پذیر است :
1. سود خالص با سود قابل تقسیم برابر باشد.
2. سود خالص بیشتر از سود قابل تقسیم باشد.
3. سود قابل تقسیم بیشتر از سود خالص باشد.
نکته : به موجب ماده 90 لایحه ، در صورت وجود منافع ، تقسیم ده درصد از سود ویژه پس از تصویب مجمع عمومی عادی بین صاحبان سهام الزامی است.
- تشریفات تقسیم سود
به موجب ماده 240 لایحه ، تعیین مبلغی که باید پس از تصویب حساب های مالی میان صاحبان سهام پرداخت شود با مجمع عمومی عادی است و هم چنین این مجمع با تعیین صریح اندوخته می تواند تصمیم به تقسیم اندوخته بگیرد. نحوه پرداخت سود با مجمع عمومی است و اگر مجمع تصمیم نگیرد، تصمیم با هیات مدیره است و باید حداکثر ظرف 8 ماه از تاریخ تصمیم مجمع عمومی تقسیم سود انجام شود.
تقسیم سود بدون رعایت تشریفات ، منافع موهوم تلقی شده و به موجب ماده 270 قابل ابطال است و در بند 1 ماده 258 لایحه در رابطه با تقسیم منافع موهوم ضمانت اجرای جزایی پیش بینی شده است.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.
همکاران ما در ثبت شرکت فکر برتر، با افتخار در خدمت شما خواهند بود.