یکی ازموضوعات حائز اهمیت در فرایند و مراحل شکلی ثبت شرکت ها، ثبت انواع شرکت های تجارتی در دفاتر مخصوص به خود می باشد که آثارمختلفی در اعتبار محتویات و مندرجات ثبت شرکت ها را به دنبال دارد. هرچند که به نظرمی‌رسد لزوم دفاتر ثبت شرکت ها با توجه به ابزارهای الکترونیکی کمرنگ ترشده است و می توان به جای ثبت دردفاتر الکترونیکی مراتب تمامی اسناد در بانک جامع اطلاعات هرشرکت تثبیت گردد،لکن به دلیل عدم تبیین کامل روش های جدید ثبتی، لزوم ثبت در دفاتر ثبت شرکت ها کماکان درفرآیند ثبتی پیش بینی گردیده است.در این مقاله الزامات قانونی ثبت در دفاتر ثبت شرکت ها وهم چنین تفاوت دفاتر ثبت شرکت ها و دفاتر ثبت تجارتی مورد بررسی قرار می گیرد.
• الزامات قانونی و ثبتی دفاتر ثبت شرکت ها :
یکی از دفاتر پیش بینی شده در ادارات ثبت اسناد و املاک، مطابق ماده یک آیین نامه قانون ثبت اسناد و املاک، دفتر ثبت شرکت ها می باشد. آیا منظور قانونگذار از دفتر ثبت شرکت ها، ثبت انواع شرکت های تجارتی می باشد یا ثبت عقد شرکت، جای تأمل داشته. بنابراین در قوانین اولیه، مقررات ثبت املاک و ثبت شرکت ها در یک بازده زمانی نزدیک به تصویب رسیده است. جدا از آن ثبت رسمی شرکت های تجارتی در رویه کنونی با تنظیم در دفاتر قانونی ثبت شرکت ها صورت می پذیرد.
⃰ ماده ۱ آیین نامه قانون ثبت اسناد و املاک، اداره ثبت اسناد و املاک دارای دفاتر زیر خواهد بود :
ـ دفتر املاک
ـ دفتر نماینده املاک
ـ دفتر املاک توقیف شده
ـ دفتر ثبت موقوفات
ـ دفتر گواهی امضاء
ـ دفتر سپرده ها
ـ دفتر توزیع اظهارنامه ها
ـ دفتر املاک مجهول المالک
ـ دفتر ثبت شرکت ها
ـ دفتر اسناد رسمی.
درمواد ۱۴ الی ۱۶ نظام نامه اجرایی قانون ثبت شرکت ها مصوب ۱۳۱۰مقرر گردیده است در دایره ثبت شرکت ها، دفتر مخصوصی برای ثبت شرکت های خارجی خواهد بود و شرکت‌های مزبور باید در این دفتر به ترتیب تقاضا و در تحت نمره ترتیبی، ثبت شوند. در دفتر مذکور در ماده فوق، باید برای ثبت هر شرکت، لااقل چهار صفحه سفید تخصیص داده شود و کلیه شعب شرکت که تقاضای ثبت آن می گردد وهمچنین تغییراتی که باید مطابق این نظامنامه به ثبت برسد به تدریجی که حاصل می‌شود، ذیل ثبت خود شرکت و در صفحات مذکور فوق ثبت خواهد شد.علاوه بر صفحات سفیدی که برطبق ماده ۱۵ تعیین شده است، برای هر شرکت خارجی باید پرونده مخصوصی تشکیل داده شود. در پرونده مزبور برای خود شرکت و هر یک از شعب آن در ایران یک لفافه اختصاص داده خواهد شد.اظهارنامه وهرسندی که ضمیمه آن است در پوشش مخصوص شرکت یا شعبه آن ضبط می گردد. پس از آن یک نسخه از هر اظهارنامه دیگری که راجع به تغییرات باشد و همچنین کلیه اوراق که راجع به آن شرکت یا شعبه یا نماینده آن باشد در پرونده مزبور و در لفاف مخصوص خود ضبط خواهد شد. مقررات مذکور در خصوص شرکت ها و شعب خارجی پیش بینی شده بود که در نظم کنونی پرونده و پوشش برای دفاتر ثبت شرکت ها عملاً منسوخ شده و تنظیم دفاتر به صورت الکترونیکی انجام می شود.
درنظامنامه قانون ثبت شرکت ها،برجسته‌ترین مقررات در خصوص نحوه ثبت شرکت های خارجی و شعب و نمایندگی آن می باشد، ولی در نظامنامه قانون تجارت مصوب ۱۳۱۱ در خصوص نحوه ثبت شرکت های داخلی و ایرانی، تشریفات نحوه ثبت در دفاتر ثبت شرکت های همچون شرکت های خارجی با جزییات کامل پیش بینی نشده است. بنابراین برابر مستندات ادارات ثبت، نحوه تنظیم اسناد ثبت شرکت های داخلی نیز در رویه موجود همانند ثبت شرکت های خارجی صورت می‌پذیرد. در سال های اخیر با توجه به مقررات مربوط به مواد (۴۶ و۴۸) قانون برنامه پنجم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و قانون تجارت الکترونیک و قانون مدیریت خدمات کشوری و همچنین آیین نامه توسعه خدمات الکترونیک، مطابق دستورالعمل ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اقدام جدیدی در ثبت الکترونیکی دفاتر ثبت شرکت ها صورت پذیرفت که نحوه ثبت سنتی شرکت‌ها و تنظیم و اختصاص شمارگان دفاتر اختصاصی به شیوه الکترونیکی تبدیل شده است. این امر نه تنها در تسهیل و بروزرسانی و صحت مندرجات ثبتی حائزاهمیت می باشد بلکه موجب بهبود فضای شروع کسب و کار با حذف یک مرحله ثبتی گردیده است.
• تفاوت دفاتر ثبت شرکت ها و دفاتر ثبت تجارتی :
با توجه به حقوق تحلیلی ثبت شرکت ها، یکی از مباحث متروکه در حوزه ثبت شرکت ها، موضوع دفتر ثبت تجارتی می باشد که با دفتر ثبت شرکت ها از لحاظ ماهیتی متفاوت است. در فصل دوم قانون تجارت از مواد ۱۶ الی ۱۹ به موضوع دفتر ثبت تجارتی پرداخته شده است که مقرر نموده است در نقاطی که وزارت عدلیه شایسته دانسته است و دفتر ثبت تجارتی تأسیس شود، کلیه اشخاصی که در آن نقاط به شغل تجارت اشتغال دارند، اعم از ایرانی و خارجی به استثناء کسبه جزء باید درمدت مقرر اسم خود را در دفتر ثبت تجارتی به ثبت برسانند و الا به جزای نقدی محکوم خواهند شد. مقررات مربوطه به دفتر ثبت تجارتی را وزارت عدلیه با تأکید به موضوعاتی که باید به ثبت برسد، به موجب نظامنامه معین خواهد کرد. شش ماه پس از الزامی شدن ثبت تجارتی، هر تاجری که مکلف به ثبت است باید در کلیه اسناد و صورت حساب ها و نشریات خطی یا چاپی خود در ایران تصریح نماید که در تحت چه نمره به ثبت رسیده والا به جزای نقدی محکوم می شود. به موجب قانون مذکورآیین نامه دفترثبت تجارتی مصوب فروردین ۱۳۲۵ به تصویب که درمواد مختلف آن بیان گردیده است،درمحلی که اداره یا دایره یا شعبه ثبت تشکیل شده یا می‌شود به منظور ثبت نام بازرگانان و بنگاه های بازرگانی و شرکت‌های تجارتی دفتر مخصوصی به نام دفتر ثبت تجارتی تأسیس خواهد شد. صفحات دفاتر مزبور را باید درآغاز امر دادستان محل یا نماینده او شماره گذاری کرده و به امضای خود و مهر دادسرا ممهور و مجموع عده صفحات را با تمام حروف در اول و آخر هر دفتر با ذکر تاریخ قید کند. دردفتر مزبور برای ثبت هرشماره یک صفحه اختصاص داده خواهد شد. کلیه بازرگانان و بنگاه های بازرگانی و شرکت‌های تجارتی ایرانی و خارجی که مرکز اصلی آنها یا تجارتخانه آنها درایران بوده و یا اینکه در خارجه باشد ولی درایران شعبه یا شعبی دارند باید نام خود را طبق مقررات این آیین نامه در دفتر مذکور در ماده یک به ثبت برسانند.
با بیان مطالب فوق تشریفات و ملزومات پیش‌بینی شده دراین آیین نامه با آیین نامه ها و نظام نامه های مربوط به ثبت دفاترشرکت ها متفاوت می باشد. هرچند برخی از مقررات مربوط به دفترثبت تجارتی با دفترثبت شرکت ها دارای تشابه می باشد ولی قلمرو، اهداف و موضوعات و نحوه ثبت این دو متفاوت می باشد. به نحوی که هدف از دفتر ثبت تجارتی شناسایی تاجر حقیقی و حقوقی با موضوع فعالیت تجاری مشخص جهت معرفی به وزارت بازرگانی و پیشه وهنر(وزارت صنعت و معدن و تجارت) می باشد درحالی که هدف ازدفتر ثبت شرکت ها، ثبت رسمی تأسیس و تغییرات شرکت های تجارتی و صدور سند رسمی می باشد.
درخصوص ضرورت وجود هر دو دفتر دریکی ازمواد قانونی مقررشده است، پس از ختم تصفیه، نام شرکت از دفاتر ثبت شرکت ها و دفتر ثبت تجارتی حذف می گردد لذا این دو دفتر مخصوص در کنار هم پیش بینی شده است. باجمیع موارد فوق به نظر می‌رسد مقررات این تکالیف در خصوص دفاتر ثبت تجارتی مسکوت و متروک مانده است.