تشکیل کلیه شرکت های مذکور در قانون تجارت موکول به تنظیم شرکت نامه رسمی است. ماده 2 آیین نامه اجرایی قانون ثبت شرکت ها مصوب 1311 تصریح می کند که در هر محلی که اداره ثبت اسناد و یا دفتر اسناد رسمی موجود است شرکت های تجاری که در آن محل تشکیل می شود، باید به موجب شرکت نامه تشکیل گردد و بند 2 ماده 47 قانون ثبت نیز ثبت شرکت نامه را اجباری می داند.

البته لازم به ذکر است در مورد شرکت های سهامی عام و خاص به موجب مواد 6 و 18 و 20 لایحه اصلاح قسمتی از قانون تجارت مصوب 24/ 12/ 1347 تنظیم شرکت نامه لازم نیست و تنظیم اظهارنامه کافی خواهد بود.
چون طبق ماده 5 از طرح اصلاحی آیین نامه مصوب 1340، دفاتر ثبت شرکت ها در اداره مشخص شده، قائم مقام دفاتر اسناد رسمی می باشند، موسسان شرکت های تجاری، شرکت نامه را از روی اوراق چاپی که اداره مذکور در اختیار آنان می گذارد، تنظیم نموده و موسسان امضا می نمایند و همان اوراق عیناَ در دفتر مربوطه وارد و ثبت می شود و با ابطال تمبر حق الثبت شرکت ها، شرکت نامه رسمی در حکم اسناد رسمی درمی آید و به این ترتیب نیازی به حضور در دفاتر اسناد رسمی و ثبت شرکت نامه نمی باشد.

 چگونگی تنظیم شرکت نامه

شرکت نامه، قرارداد تشکیل شرکت است و تفاوت آن با اساسنامه این است که شرکت نامه عقد شرکت بوده و قصد و رضای شرکا را برای تشکیل شرکت طبق اصول و شرایطی که در آن پیش بینی می شود اعلام می دارد، ولی اساسنامه دستورالعمل و سازمان شرکت است در طول مدت فعالیت شرکت .
قانون تجارت، در مورد نحوه تنظیم شرکت نامه، ساکت است ولی مفاد اوراق شرکت نامه که به صورت اوراق چاپی بوده و از طرف اداره فوق الذکر تهیه شده و در اختیار متقاضیان قرار داده می شود به شرح ذیل است :
1- نام شرکت ؛
2- نوع شرکت ؛
3- مرکز اصلی شرکت ؛
4- اسامی شرکا یا موسسان و شناسنامه و محل اقامت آن ها ؛

5- مبدا تشکیل شرکت و مدت آن ؛
6- سرمایه شرکت اعم از نقدی و جنسی ؛
7- میزان سهم الشرکه یا سهام شرکا در شرکت سهامی ؛
8- مدیران شرکت و اشخاصی که حق امضا دارند ؛
9- موقع رسیدگی به حساب و ترتیب تقسیم سود شرکت ؛
10- فسخ شرکت و ترتیب تقسیم سود شرکت ؛
11- محل شعب فعلی شرکت ؛
12- بازرسان شرکت ؛
13- سایر شرایط ( مواد مختلفه ).

چگونگی تنظیم تقاضانامه

طبق ماده 3 نظام نامه قانون تجارت مصوب 15/ 11/ 1311، ثبت کردن شرکت به موجب تقاضانامه ای که در دو نسخه تنظیم می شود به عمل خواهد آمد. تقاضای این کار باید از طرف مسئولان امور شرکت یعنی مدیران شرکت به عمل آید. برای تقاضانامه به ثبت رساندن شرکت نیز نمونه چاپی از طرف اداره مربوطه تهیه و در اختیار متقاضیان گذاشته می شود که مفاد آن به شرح ذیل است :
1- نام کامل شرکت ؛
2- نوع شرکت ؛
3- موضوع شرکت ؛
4- مرکز اصلی و نشان صحیح آن ؛
5- اسامی شرکا یا موسسان ؛

6- مبدا تشکیل شرکت و مدت آن ؛
7- سرمایه شرکت ؛
8- میزان سهام هر یک از شرکا ؛
9- مدیر یا مدیران شرکت و اشخاصی که حق امضا دارند ؛
10- ترتیب تقسیم سود شرکت ؛
11- موقع رسیدگی به حساب ؛
12- فسخ شرکت ؛
13- محل شعب شرکت ؛
14- بازرس شرکت .

چگونگی تنظیم اظهارنامه

در مورد شرکت های سهامی خاص و عام ، اداره مربوطه در اجرای مواد 6 و 20 ل. ا. ق. ت اظهارنامه ای را به صورت اوراق چاپی تهیه کرده که در واقع همان تقاضانامه بوده که باید در دو نسخه مطابق مندرجات مذکور در ماده 7 ل. ا. ق. ت تنظیم شده و به امضای کلیه موسسین شرکت برسد و مفاد آن به شرح ذیل است :
1- نام شرکت ؛
2- هویت کامل و اقامتگاه موسسین ؛
3- موضوع شرکت ؛

4- مبلغ سرمایه شرکت و تعیین مقدار نقد و غیرنقد آن به تفکیک
5- تعداد سهام بانام و بی نام و مبلغ اسمی آن ها و در صورتی که سهام ممتاز نیز مورد نظر باشد تعیین تعداد و خصوصیات و امتیازات این گونه سهام ؛
6- میزان تعهد هر یک از موسسین و مبلغی که پرداخت کرده اند با تعیین شماره حساب و نام بانکی که وجوه پرداختی در آن واریز شده است. در مورد آورده غیرنقد، تعیین اوصاف و مشخصات و ارزش آن به نحوی که بتوان از کم و کیف آورده غیرنقد اطلاع حاصل نمود ،
7- مرکز اصلی شرکت ؛
8- مدت شرکت ؛
9- مدیران شرکت و اشخاصی که حق امضا دارند ؛
10- نام مدیرعامل و حدود اختیارات وی در شرکت ؛
11- بازرسان اصلی و علی البدل شرکت ؛
12- محل شعب فعلی شرکت .

 چگونگی تنظیم اساسنامه

اساسنامه شرکت ها دربرگیرنده نحوه اداره شرکت و اساس تشکیلات و عمل شرکت را معین می کند. اساسنامه شرکت را نمی توان بر اساس قرارداد تشریح نمود، زیرا در قرارداد رضایت کلیه طرفین قرارداد برای تصویب یا تغییر آن لازم است در صورتی که قانون تجارت، تصویب اساسنامه را به اکثریت تجویز می کند.
قانون تجارت ایران، تنظیم اساسنامه را برای همه شرکت ها ضروری ندانسته است اما برای شرکت های سهامی خاص و عام ، تنظیم و تصویب اساسنامه لازم و ضروری می باشد. ماده 4 نظام نامه راجع به مواد 196 و 197 و 198 قانون تجارت مصوب 1311 نیز در خصوص مدارک لازم برای ثبت شرکت ها در مقابل کلمه اساسنامه عبارت " اگر باشد " را برای ثبت شرکت با مسئولیت محدود، نسبی، تضامنی ، مختلط غیرسهامی و تعاونی آورده است که نشان از اختیاری بودن ارائه اساسنامه برای این منظور را دارد.

اما شرکت های مذکور نیز می توانند در صورت تمایل، اساسنامه داشته باشند و غالباَ برای ثبت همه شرکت ها اساسنامه تهیه می شود در صورتی که اساسنامه جداگانه برای شرکت تنظیم نشود مقررات مربوط به اداره و امور شرکت در شرکت نامه تصریح می گردد. اساسنامه باید در دو جلد تهیه و به امضای همه سهامداران برسد.
در مواقع ضروری و با تصویب مجمع عمومی فوق العاده می توان در مواد اساسنامه تغییراتی ایجاد کرد به شرطی که تغییرات انجام شده مغایر با قانون تجارت نباشد.

مواردی که معمولاَ در اساسنامه شرکت ها قید می شود 

نام شرکت و نوع آن، موضوع شرکت ، مدت شرکت ، مرکز اصلی شرکت و شعب آن ( در صورت داشتن شعبه )، تابعیت شرکت ، سرمایه شرکت با تعیین میزان نقد و غیرنقد آن، تعداد سهام و مبلغ اسمی هر سهم ( در شرکت های سهامی ) و میزان سهم الشرکه شرکا در سایر شرکت ها، نحوه انتخاب مدیران شرکت و مسئولیت و حدود اختیارات و حق الزحمه ایشان، صاحبان حق امضا از طرف شرکت و نحوه انتخاب ایشان ، تعیین سال مالی شرکت ، حساب های سالانه ، ترازنامه مفاصاحساب، سود خالص، اندوخته قانونی ، سود قابل تقسیم و نحوه تغییرات در سرمایه شرکت ( کاهش یا افزایش سرمایه ) نحوه انتقال سهام یا سهم الشرکه، نحوه تشکیل مجامع عمومی شرکت ( اعم از مجمع عمومی عادی و فوق العاده )، نحوه دعوت اعضا برای تشکیل مجمع ، حد نصاب تشکیل مجمع ، نحوه انتخاب بازرس یا بازرسان شرکت ، وظایف و حق الزحمه بازرس، در پایان نیز نحوه انحلال شرکت و تصفیه آن قید می شود.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره تخصصی رایگان در این رابطه با ما تماس حاصل فرمایید.
همکاران ما در شرکت فکر برتر، با افتخار در خدمت شما خواهند بود.