برای ثبت تغییرات و تصمیمات شرکت ها و موسسات باید صورت جلسه ای از تصمیمات و تغییرات مزبور تنظیم شود و در ذیل صورت جلسه اعضا به یکی از سهامداران یا مدیران شرکت یا وکیل رسمی شرکت وکالت بدهند تا از طرف سایر اعضا در اداره ثبت شرکت ها حاضر شده و نسبت به امضای ذیل ثبت تغییرات اقدام نماید.صورت جلسه مزبور باید به امضای تمامی اعضا یا وکیل یا قائم مقام قانونی ایشان رسیده باشد و ظرف یک ماه از تاریخ تنظیم آن جهت ثبت در دفتر ثبت شرکت ها به واحد ثبتی که شرکت در آن جا به ثبت رسیده ارائه شود.

اداره ثبت شرکت ها پس از بررسی صورت جلسه تغییرات و تصمیمات در صورتی که تصمیمات متخذه مخالف با قوانین و مقررات . اساسنامه شرکت نباشد و در صورت کامل بودن مدارک پس از اخذ حق الثبت تغییرات مزبور را در ذیل ثبت اولیه مربوط به آن شرکت در دفتر ثبت نموده و افراد امضا کننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضای دفتر همانست که برای ثبت اولیه می باشد که با ذکر جمله ( ثبت با متن صورت جلسه ابزاری مربوط به تغییرات برابر است ) دفتر را امضا می نمایند.
طبق بخشنامه ثبتی شماره 19513/ 93 – 08/ 02/ 92، رعایت موارد ذیل در تنظیم صورت جلسات تغییرات و تصمیمات شرکت ها و موسسات غیرتجاری الزامی می باشد :
1- درج کد ملی کلیه اشخاص حقیقی ( هیئت مدیره و بازرس و یا مدیرتصفیه و یا نماینده اشخاص حقوقی ) در متن صورت جلسه " طبق آیین نامه هیئت وزیران در خصوص اختصاص کد ملی و بخشنامه صادره سازمان ثبت ".
2- درج شناسه ملی اشخاص حقوقی در متن صورت جلسه ( مراجعه به سایت http://ilenc.ir ) در رعایت آیین نامه اختصاص شناسه ملی به کلیه اشخاص حقوقی ؛
3- درج شماره ثبت و نوع شرکت یا موسسه در مقابل نام آن ( در رعایت مواد 95 و 117 و 141 و 163 قانون تجارت و تبصره ماده 4 لایحه اصلاحی قانون تجارت )
4- ارائه کپی برابر اصل کارت ملی و صفحه اول شناسنامه ( جهت ورود هر سهام دار، شریک ، مدیر یا بازرس جدید و یا نماینده شخص حقوقی )
5- درج تاریخ و ساعت صورت جلسات ( بدون لاک گرفتگی ، خراشیدگی و اصلاح و مخدوش بودن در رعایت تطبیق ماده 100 لایحه اصلاحی قانون تجارت و تشریفات اساسنامه )
6- دارا بودن امضای تمامی صفحات ذیل صورت جلسات توسط حاضرین در شرکت با مسئولیت محدود و تضامنی ( جهت تطبیق با تشریفات اساسنامه و حضور شرکا )
7- ارائه لیست سهامداران با امضا سهامداران و هیئت رئیسه در خصوص شرکت های سهامی با قید تاریخ صورت جلسه در صدر لیست ( در رعایت ماده 99 و 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت )
8- دارا بودن هیئت رئیسه و امضا آن ها در ذیل تمامی صفحات صورت جلسات ( در خصوص شرکت های سهامی و موسساتی که این تکلیف در اساسنامه پیش بینی شده است ) در رعایت ماده 101 لایحه اصلاحی قانون تجارت و تطبیق با تشریفات اساسنامه

9- ارائه اصل روزنامه آگهی دعوت در خصوص صورت جلسه مجامعی که با حضور اکثریت تشکیل می گردند. ( در رعایت ماده 97 و 98 لایحه اصلاحی قانون تجارت و تطبیق با تشریفات دعوت در اساسنامه ).
10- ارائه گواهی نقل و انتقال مالیاتی ( موضوع تبصره " 1 " ماده 143 قانون مالیات های مستقیم ) در خصوص نقل و انتقال سهام بانام در شرکت های سهامی
11- ارائه اصل یا مصدق سند صلح تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی برای نقل و انتقال سهم الشرکه شرکت با مسئولیت محدود ( در رعایت ماده 103 قانون تجارت )
12- درج کدپستی در خصوص صورت جلسات تغییر محل ( آدرس جدید ) و تکمیل فرم انتقال به شهرستان در خصوص تغییر محل به شهرستان ( در رعایت آیین نامه الزام درج کدپستی و بخشنامه صادره از سوی سازمان در این خصوص )
13- ارائه احکام نمایندگی اشخاص حقوقی هیئت رئیسه و هیئت مدیره و سهامداران اشخاص حقوقی ( در رعایت ماده 102 لایحه اصلاحی قانون تجارت و تطبیق با لیست سهامداران )
14- ارائه تصویر وکالتنامه برابر اصل در خصوص سمت های وکالتی ( در خصوص هیئت رئیسه یا سایر موارد ) ( در رعایت ماده 102 لایحه اصلاحی قانون تجارت و تطبیق با لیست سهامداران )
15- در خصوص تبدیل نوع شرکت مدارک لازم ( اساسنامه و اظهارنامه و سایر مدارک با امضای حاضرین ) ارائه گردد.
16- در خصوص افزایش سرمایه شرکت سهامی ارائه دو نسخه اظهارنامه تکمیل شده با امضای تمامی اعضای هیئت مدیره و همچنین مدارک ذیل با توجه به محل افزایش سرمایه :
الف- از محل پرداخت نقدی : ارائه گواهی بانکی
ب- از محل مطالبات : لیست مطالبات باید به تایید بازرس قانونی برسد.
ج- از محل سود : لیست پس از افزایش سرمایه به تایید هیئت مدیره ( در رعایت مواد 158 الی 183 لایحه اصلاحی قانون تجارت )
17- ارائه مجوزهای لازم حسب مورد در خصوص تغییرات موضوع و ماهیت شرکت
18- تطابق دستور جلسه با صلاحیت مجامع مانند : ( در رعایت ماده 100 ل. ا. ق. ت )
الف- انتخاب مدیران و بازرسان و روزنامه کثیرالانتشار و تصویب ترازنامه در صلاحیت مجمع عمومی عادی
ب- تغییر اساسنامه و موضوع و نام و تغییر مواد اساسنامه و تعداد اعضای هیئت مدیره در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده ( در رعایت مواد 74 و 83 و 86 لایحه اصلاحی قانون تجارت و تطبیق با اساسنامه )
19- ارائه اصل وکالتنامه وکلای دادگستری با لحاظ شرایط قانونی ( الصاق تمبر ، مشخصات موکل و سایر موارد )
20- عدم وجود صورت جلسه بلاتکلیف در پرونده ثبتی
21- عدم ارائه تصمیمات همزمان صورت جلسات مربوط به سیستم مکانیزه در موارد :
( الف. افزایش و کاهش همزمان سرمایه ؛ ب. تبدیل نوع سهام همزمان با نقل و انتقال ؛ ج. نقل و انتقال سهام یا سهم الشرکه همزمان با انتخاب هیئت مدیره )
22- در شرکت های تجاری اقرار عدم منع قانونی مدیران و بازرسان و رعایت عدم سوء پیشینه در متن آگهی بیان شود یا گواهی سوء پیشینه و اقرارنامه ضمیمه صورت جلسه گردد . ( در رعایت بخشنامه صادره از سوی رئیس سازمان )
23- رعایت مفاد قانونی مواد 44 و 47 ل. ا. ق. ت در زمان اخذ صورتجلسات متضمن تبدیل نوع سهام
24- تصویر برابر اصل پاسپورت و ترجمه رسمی آن در مواردی که شریک یا سهامدار شخص حقیقی غیرایرانی باشد.
25- تصویر برابر اصل مستندات و ترجمه رسمی آن در مواردی که شریک یا سهامدار شخص حقوقی خارجی باشد.
طبق ماده 9 قانون تجارت ، در هر موقع که تصمیماتی راجع به تمدید مدت شرکت زائد بر مدت مقرر یا انحلال شرکت قبل از مدت معینه یا تغییر در تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تغییر اسم شرکت یا تبدیل دیگر در اساسنامه یا تبدیل و خروج بعضی از شرکای ضامن از شرکت اتخاذ شود و همچنین در هر موقع که مدیر یا مدیران شرکت تغییر یابد و یا تصمیمی نسبت به مورد معین در ماده 58 قانون تجارت اتخاذ شود مقررات راجع به ثبت و انتشار باید در مورد تغییرات حاصله رعایت شود.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.
همکاران ما در ثبت شرکت فکر برتر، با افتخار در خدمت شما خواهند بود.