شرکت تجاری، مشارکت و اجتماع حقوق دو یا چند شریک در یکی از قالب های پیش بینی شده در قوانین تجاری را گویند.
انتخاب شکل شرکت برای فعالیت تجاری به دلایل مختلف صورت می گیرد : ضرورت جمع کردن سرمایه زیاد، جدا کردن دارایی تجاری شخص از دارایی های شخصی او ، ادامه حیات موسسه تجاری بعد از فوت تاجر، تسهیل انتقال دارایی ها از طریق انتقال سهام شرکت به جای انتقال خود دارایی ها، دریافت حقوق و دستمزد از شرکت توسط شریک ( در مقام مدیر ) و در نتیجه استفاده از مزایای بیمه و بازنشستگی.

الزامات قانونی و ضرورت مشروعیت بخشیدن به فعالیت های شرکت های تجاری، ایجاب می کند فعالان این عرصه به منظور صیانت از حقوق و اختیارات خویش ، اقدامات لازم اداری و حقوقی را جهت ثبت شرکت خود بعمل آورند.
اخیراَ ، به موجب دستورالعمل صادره از طرف سازمان ثبت، فرایند ثبت تاسیس و تغییرات شرکت ها از شیوه سنتی خارج شده و مراحل ثبت ، به صورت الکترونیکی انجام می شود. بدین ترتیب ، متقاضی ثبت شرکت ها و موسسات می تواند بدون مراجعه به واحد ثبت شرکت ها، از طریق سامانه جامع ثبت شرکت ها و موسسات به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir  درخواست پذیرش انواع ثبت تاسیس و تغییرات شرکت ها و موسسات را انجام داده، سپس نسبت به ارسال مدارک به آدرس تعیین شده اقدام نمایند.
با ذکر این مقدمه، به مراحل انجام کار در سامانه اداره ثبت شرکت ها می پردازیم و سپس از قواعد خاص راجع به ثبت کردن شرکت صحبت خواهیم کرد.

نحوه وارد نمودن اطلاعات ثبت شرکت در سامانه جامع ثبت شرکت ها 

جهت ثبت تاسیس شرکت، به سایت اداره مربوطه مراجعه نموده و اطلاعات خواسته شده را تکمیل کنید. اطلاعات وارد شده درسامانه باید دقیقاَ با متن صورت جلسات و مدارک و مستندات ابرازی مطابقت داشته و علاوه بر این از لحاظ شکلی و ماهوی نیز با قوانین و مقررات مربوطه منطبق باشد. مراحل ثبت کردن شرکت در سامانه به شرح ذیل است :
• اطلاعات متقاضی
در مرحله اول، نام متقاضی شرکت یا موسسه وارد می گردد. در ابتدا باید اطلاعات اداره کل استانی که شرکت در آن ثبت می شود وارد شود و سپس اطلاعات واحد ثبتی در آن درج شود. منظور از واحد ثبتی ، محلی است که شرکت باید در آن جا ثبت شود. سپس تابعیت متقاضی را تعیین کنید. چنانچه گزینه ایرانی انتخاب شود باید حتماَ شماره ملی وارد شود و چنانچه غیرایرانی انتخاب شود باید شماره گذرنامه وارد گردد.
سپس با تکمیل نوع شرکتی که قصد ثبت آن را دارید ، اطلاعات مربوط به شماره ملی متقاضی، نام متقاضی و نام خانوادگی متقاضی و شماره همراه منقاضی را وارد نمایید. همین طور باید سمت متقاضی از این نظر که اصیل است یا وکیل درج گردد. منظور از نام امضاکننده دفتر و نام خانوادگی امضا کننده دفتر مشخصات شخصی است که اطلاعات شرکت را در اداره مذکور تایید می نماید. سمت امضاکننده دفتر تعیین می کند که متقاضی از مدیران، شرکا، سهامداران یا وکیل رسمی است. همچنین، وضعیت توکیل امضا کننده حق واگذاری به غیر را تعیین می کند.
پس از درج اطلاعات فوق، با کلیک بر روی گام بعدی وارد مرحله بعد شوید.
• نام های درخواستی
در این مرحله به ترتیب اولویت می بایست 5 نام را وارد نمایید. برای انتخاب نام حتماَ باید از اسامی ثبت نشده استفاده کنید. نام پیشنهادی باید دارای معنا و مفهوم باشد، با فرهنگ انقلاب اسلامی مطابقت داشته باشد و خارجی نباشد.
توجه داشته باشید که :
- واژه هایی که به طرز گمراه کننده ای شبیه نام ثبت شده دیگری باشند پذیرفته نمی شوند.
- اضافه کردن اعداد به نام هایی که سابقه دارند پذیرفته نمی شود و در صورت استفاده اعداد در نام های جدید پیشنهادی، باید نگارش آن ها به صورت حروفی باشد.
- چنانچه تفاوت نام پیشنهادی با نام ثبت شده تنها در استفاده از پسوند جمع ( نظیر ان ، ین ، ها و یا جمع مکسر ) یا حذف آن باشد، امکان ثبت آن وجود ندارد.
- نام های تایید شده، قابل انتقال به غیر نمی باشد.
- اشخاص حقوقی که ثبت نام پیشنهادی آن ها مستلزم اخذ مجوز از مراجع ذیصلاح است باید پیش از ارائه تقاضای ثبت تاسیس به مرجع ثبت شرکت ها به طریق مقتضی نسبت به اخذ مجوز اقدام و به ضمیمه مدارک تسلیم نمایند.
در این صفحه به صورت خودکار یک شماره پیگیری 19 رقمی اخذ می نمایید و اطلاعات وارد شده ذخیره می گردد.
نکته : در صورت عدم تایید نام های پیشنهادی، مراتب از طریق سامانه ابلاغ می شود. سپس می توانید در بخش درج نام های پیشنهادی مجدداَ اسامی جدید ثبت نموده یا نام های قبلی را تصحیح نمایید. این موضوع تا تایید نهایی نام قابل تکرار می باشد.
• مدت و موضوع فعالیت شرکت
شما در این مرحله یعنی " مدت و موضوع فعالیت " باید موضوع اصلی فعالیت شرکت و مدت آن را با انتخاب گزینه محدود و نامحدود مشخص کنید. مدت فعالیت شرکت که آغاز آن از تاریخ ثبت می باشد مشتمل بر مدت زمان معین مانند 5 یا 10 سال و یا نامحدود خواهد بود. ایجاد هر گونه تغییر در مدت زمان تعیین و اعلام شده و یا محدود نمودن مدت زمان نامحدود، در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده است.
همچنین، شرکا می بایست با توجه به تخصص و امکانات خویش و شرایط بازار، موضوع صریح و منجزی را برای فعالیت خویش برگزینند. موضوع شرکت باید مشروع و قانونی باشد. بنابراین از نظر قانون نمی توان برای یک امر غیرقانونی یا نامشروع شرکت وضع نمود.
به یاد داشته باشید که برخی از فعالیت ها به اخذ مجوز نیاز دارند ، در صورتی که فعالیت مورد نظر شما نیاز به اخذ مجوز از ارگان یا سازمان خاص ندارد ، می بایست " وضعیت مجوز " را در حالت ندارد قرار دهید ، در غیر این صورت تاریخ مجوز و شماره مجوز را در قسمت مربوطه وارد نمایید.
از این مرحله به بعد می توان شماره 19 رقمی پیگیری را بالای تمامی صفحات مشاهده نمود.
• مرکز اصلی شرکت
در این صفحه کد پستی، شماره تلفن ، نشانی مرکز اصلی، شماره دورنگار، پست الکترونیک و نشانی تارنما را وارد نموده و وارد صفحه بعد شوید.
• سرمایه شخص حقوقی
در شرکت ها سرمایه به عنوان عامل اصلی فعالیت شناخته می شود و با توجه به اینکه نضج گیری فعالیت شرکت، وابسته به میزان سرمایه آن است بر این اساس سرمایه شرکت نقش کلیدی ایفا می کند. طبق مفاد مواد قانونی، میزان نقدی و غیرنقدی سرمایه باید به تفکیک معین و تشریح شود بطوری که مراتب برای اشخاص ذینفع و متصدیان امور روشن و واضح باشد.
بر این اساس، در صفحه مربوط به " سرمایه شخص حقوقی " با توجه به نوع شخصیت حقوقی، سهام یا سرمایه شرکت را وارد نمایید. چنانچه نوع سرمایه شخص حقوقی سرمایه نقدی یا غیرنقدی باشد نیازی به ورود اطلاعات " تعداد سهام" و یا " ارزش ریالی هر سهم " نمی باشد.
چنانچه نوع سرمایه شرکت یکی از انواع بانام عادی، بی نام عادی، بی نام ممتاز، با نام ممتاز باشد، می بایست تعداد سهام و ارزش ریالی هر سهم درج گردد.
با تکمیل اطلاعات فوق، وارد مرحله بعد شوید.
• اشخاص
در این صفحه با کلیک بر روی افزودن شخص جدید ، صفحه ای با عنوان اشخاص حقیقی و حقوقی باز می شود. منظور از اشخاص ، افرادی هستند که در شرکت یا موسسه دارای سمت می باشند. در نوع شخص حقیقی نام فارسی ، نام خانوادگی فارسی ، نام پدر فارسی، شماره شناسنامه ، جنسیت ، تاریخ تولد، شماره همراه و نشانی را پر کنید. توجه داشته باشید که شماره ملی برای اشخاص حقیقی و شناسه ملی مختص اشخاص حقوقی است. همچنین کدپستی نیز جهت افراد حقیقی و شماره ثبت برای افراد حقوقی است.
• سهم یا سرمایه اشخاص
در این مرحله ابتدا از فهرست اشخاص، شخصی که اطلاعات سهام یا سرمایه وی باید درج گردد مشخص می شود. این شخص باید قبلاَ در صفحه اشخاص وارد شده باشد. از فهرست نوع سهام ، سهام یا سرمایه شخص شرکت را انتخاب می نماییم که تعیین می کند سهام بانام یا بی نام، سرمایه نقدی یا غیرنقدی می باشد.
• سمت اشخاص
در این مرحله سمت شخص در شرکت را وارد نمایید. این سمت می تواند انواع مختلفی نظیر مدیر عامل یا رئیس هیئت مدیره و ... داشته باشد. سپس مدت تصدی، تاریخ شروع سمت و تاریخ پایان اعتبار سمت را مشخص کنید.
• ارتباط بین اشخاص
در این مرحله اطلاعات نمایندگی قانونی وارد می گردد. یعنی شخص نماینده شده و شخصی که وکیل نماینده اوست و دیگر اطلاعات مربوط به نماینده.
• شعب
شرکت بنا به تجویز اساسنامه می تواند نسبت به ایجاد شعبه یا شعبات مختلف اقدام نماید. در صورت وجود شعبه اطلاعات مربوط به کدپستی، شماره تماس ، کد محل و نشانی شعبه را در این قسمت وارد نمایید.
• سمت ها در شعب
در این صفحه سمت شخص در شعبه ، مدت تصدی، تاریخ شروع سمت و تاریخ پایان اعتبار سمت را وارد کنید.
• روزنامه / سال مالی
در این مرحله اطلاعات سال مالی شرکت وارد می شود. " روز شروع سال مالی " و " ماه شروع سال مالی " در این قسمت وارد می شود. همچنین در این صفحه نام روزنامه کثیرالانتشار مورد نظر شرکت نیز با انتخاب از فهرست لیست ارائه شده در قسمت روزنامه شرکت مشخص می گردد.
• متن صورت جلسه
در این مرحله متن صورت جلسه را به طور کامل وارد نمایید.
• اظهارنامه / تقاضانامه
در این صفحه با وارد نمودن متن اظهارنامه یا تقاضانامه شرکت وارد مرحله بعد شوید.
• اساسنامه
در این صفحه متن اساسنامه شرکت را وارد نمایید و یا از متون موجود در سامانه استفاده کنید. ( اساسنامه قانون اداره شرکت است).
• شرکتنامه
در این صفحه همانند صفحه قبل متن شرکتنامه را وارد نمایید و یا از متون موجود در سامانه استفاده کنید . ( شرکتنامه قرارداد تشکیل شرکت است و سند رسمی محسوب می شود).
• مدارک
در این مرحله با توجه به نوع شرکت، مدارکی را که متقاضی باید ارائه نماید در سیستم نمایش داده می شود. با مطالعه و تهیه این مدارک ، بر روی گزینه " تایید مدارک مورد نیاز " کلیک نمایید . پس از آن کلیدی به نام " پذیرش نهایی " وجود دارد که با انتخاب آن تقاضای تاسیس ثبت نهایی شده و ارسال می گردد.
متقاضیان ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری باید بلافاصله پس از ثبت تقاضای خود در سامانه اداره ثبت شرکت ها و دریافت کد پیگیری ، نسبت به ارسال اصل مدارک و مستندات لازم به مرجع ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری اداره کل ثبت اسناد و املاک استان محل وقوع اقامتگاه قانونی شخص حقوقی مورد تقاضا اقدام نمایند و یک نسخه از رسید پذیرش را به منظور اخذ آگهی ثبتی نزد خود حفظ نمایند و پس از ارسال مدارک از طریق پست، شماره بارکد پستی، تاریخ تحویل مدارک به پست و نوع مدرک چاپی خود را در سامانه درج نمایند.
توجه داشته باشید که ورود و ارسال اطلاعات پستی الزامی است.
چند نکته :
- حداقل سن برای به ثبت رساندن شرکت 18 سال است . ( لازم به ذکر است، سهامداران می توانند زیر 18 سال باشند اما نمی توانند عضو هیات مدیره باشند) .
- اخذ گواهی سوء پیشینه برای مدیران و بازرسین هم در شرکت سهامی خاص و هم با مسئولیت محدود الزامی است.
- سهامداران نیازی به اخذ گواهی سوء پیشینه ندارند.
- در ثبت کردن شرکت، اعضای هیات مدیره و مدیر عامل نباید هیچ گونه شغل دولتی داشته باشند .
- بازرسین نباید با هیات مدیره نسبت فامیلی تا درجه 3 داشته باشند.
- مدیر عامل نباید مدیر عامل شرکت دیگری باشد .
- در صورتیکه نام و یا نام خانوادگی هر یک از شرکاء در نام شرکت آورده شود مسئولیت صاحب نام تضامنی خواهد بود.
- شرکت ها پس از ثبت می بایست نسبت به تشکیل پرونده دارایی و پرداخت دو در هزار و اخذ کد اقتصادی و پلمپ دفاتر تجاری اقدام نمایند.
هم چنین بخوانید :
- مراحل ثبت شرکت از " الف " تا " ی "
- برای ثبت شرکت از کجا شروع کنیم ؟
- دانستنی های ثبت شرکت
از انتخابتان متشکریم.

در صورت نیاز به هرگونه مشاوره تخصصی رایگان با ما تماس حاصل فرمایید.
مفتخریم که راهنمای شما در امور حقوقیتان باشیم.