چون ازتصمیمات بنیادی مجامع عمومی – که در حقوق مالی سهامداران و اشخاص حقیقی و حقوقی طرف معامله با شرکت های سهامی عام و خاص موثر می باشند – بایستی اشخاص ذینفع اطلاع حاصل نمایند و این اقدام با ارسال صورت جلسات مجامع عمومی صاحبان سهام به مرجع ثبت شرکت ها، از مجرای اداره ثبت شرکت ها و با تایید آن اداره به وسیله انتشار آگهی در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشاری که هرگونه آگهی های شرکت در آن منتشر می شود به عمل می آید، لذا مقنن طی مواد عدیده مورد پیش بینی در لایحه قانونی فوق الذکر ارسال صورتجلسه مجامع عمومی را مقرر داشته که ذیلاَ به آن مواد اشاره می شود :

ماده 106 لایحه اصلاحی قانون تجارت 

 " در مواردی که تصمیمات مجمع عمومی متضمن یکی از امور ذیل باشد، یک نسخه ازصورتجلسه مجمع باید جهت ثبت به مرجع مربوطه ارسال گردد:
1- انتخاب مدیران اعم از اعضای هیات مدیره و مدیرعامل
2- انتخاب نماینده حقیقی شخص حقوقی که عضو هیات مدیره است.
3- انتخاب بازرس یا بازرسان
در این رابطه قابل ذکر است ، در مواردی که دادگاه مبادرت به انتخاب بازرس می کند نیز باید به اطلاع مرجع ثبت شرکت ها برسد. کافی است که نسخه ای از تصمیم دادگاه در این خصوص به مرجع ثبت شرکت ها تسلیم شود که این امر بر عهده مدیران شرکت است.
4- تصویب ترازنامه
5- تغییر در سرمایه شرکت ( کاهش یا افزایش سرمایه )
6- هر نوع تغییر در اساسنامه
7- انحلال شرکت و نحوه تصفیه .
لازم به توضیح است، صورت جلسه مجمع عمومی موسس باید در اداره مربوطه به ثبت برسد و اساساَ این ثبت به منزله ایجاد شخصیت حقوقی برای شرکت است اما در رابطه با صورتجلسه مجامع عمومی و فوق العاده ، چنانچه تصمیمات مجمع ، چه مجمع عمومی عادی و چه مجمع عمومی فوق العاده ، متضمن یکی از موارد فوق باشد نیاز به ثبت دارد.
ماده 48 :
" ... شرکت باید مرجع ثبت شرکت ها را از تبدیل سهام خود کتباَ مطلع سازد، تا مراتب طبق مقررات به ثبت رسیده و برای اطلاع عموم آگهی شود ".
ماده 57 :
" تصمیم راجع به فروش اوراق قرضه و شرایط صدور و انتشار آن، باید همراه با طرح اطلاعیه انتشار اوراق قرضه، کتباَ به مرجع مربوطه اعلام شود. مرجع مذکور مفاد تصمیم را ثبت و خلاصه آن را با طرح اطلاعیه انتشار اوراق قرضه، به هزینه شرکت ، در روزنامه رسمی آگهی خواهد نمود ".
ماده 108 لایحه :
" مدیران شرکت توسط مجمع عمومی موسس و مجمع عمومی عادی انتخاب می شوند " و چون نتیجه انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان شرکت صورتجلسه می شود ، نسخه ای از صورتجلسه تنظیمی باید به مرجع ثبت شرکت ها ارسال گردد، رویه عملی مرجع ثبت شرکت ها این است که بایستی ضمن صورت جلسات تنظیمی به یکی ازمدیران شرکت وکالت و نمایندگی داده شود تا از سوی هیئت مدیره اختیار امضای دفاتر و اسناد را پس از ثبت صورت جلسات مذکور در آن ها در اداره ثبت شرکت ها داشته باشد. این وکیل و نماینده متن صورت جلسات را در دفاتر اداره ثبت وارد و امضاء می نماید.
• چند نکته حائز اهمیت :
1- در هیچ ازشرکت های سهامی اعم از عام و خاص، ضرورتی ندارد صاحبان سهام حاضر در جلسه مجمع صورت جلسه آن را امضا کنند.
2- وظیفه تهیه و امضای صورت جلسات و خلاصه مذاکرات به عهده هیات رئیسه مجمع است .
3- در صورتی که یکی از اعضای هیات رئیسه از امضای صورت جلسه امتناع ورزد صورت جلسه مزبور فاقد ارزش و غیرقابل ثبت خواهد بود.
4- تصمیم گیری در امور داخلی شرکت از جمله مصوباتی در مورد خرید و فروش اموال منقول و غیرمنقول قابلیت ثبت ندارد و از سوی دیگر در صورت انصراف سهام داران از انحلال شرکت، عدول از انحلال و تصمیم به ابقای شرکت نیز قابل ثبت نیست.
5- چنانچه سهام داران پس از تصمیم بر انحلال شرکت پشیمان شده و قصد احیای آن را داشته باشند چاره ای جز مراجعه به دادگاه و تقدیم دادخواست ابطال ثبت انحلال شرکت به طرفیت مدیر تصفیه شرکت را ندارند.
6- صورتجلسه حداکثر ظرف یک ماه از تاریخ تشکیل جلسه می بایست تحویل اداره گردد.
7- توجه داشته باشید که اصل صورت جلسه امضا شده توسط اعضا باید به اداره مربوطه ارسال گردد و نه کپی آن . در این رابطه کپی برابر اصل صورت جلسه نیز پذیرفته شده نیست.
مرجع فوق الذکر، در صورت صحت صورتجلسه و رعایت نمودن کلیه اصول و قواعد قانونی آن و مطابقت موارد آن با پرونده اصلی، آگهی تغییرات ثبتی را صادر نموده که در روزنامه رسمی و محلی اطلاع رسانی شود.
جهت کسب اطلاعات بیشتر، می توانید با ما تماس حاصل فرمایید و یا به مقالات ذیل مراجعه نمایید :
- سامانه تنظیم هوشمند صورتجلسات فکربرتر
- راهنمای تنظیم صورتجلسه
- چارچوب کلی تنظیم صورتجلسات ارائه شده به مرجع ثبت شرکت ها
- نحوه تنظیم صورتجلسات در مجامع عمومی شرکت ( به همراه نمونه صورتجلسات )