هر تاجری، اعم از شخص حقیقی و حقوقی، در خصوص اشتغال به فعالیت های تجاری، وظایف و تکالیفی را باید رعایت کند، که اهم آن ها عبارتند از : ثبت نام خود و اسم تجاری خود در دفتر ثبت تجاری و داشتن دفاتر تجاری و قانونی. قانون گذار به دلیل حفظ حقوق اشخاص ثالث و کنترل فعالیت های تجار توسط مقامات رسمی ، مقرراتی را جهت تنظیم و نگهداری دفاتر تجاری پیش بینی کردده است. ممنوعیت های مقرره در تنظیم و تحریر دفاتر تجاری به موجب ماده 1299 قانون مدنی و ماده 13 قانون تجارت و قانون مالیات های مستقیم 28 / 12 / 1345 و سایر آیین نامه و دستورالعمل تنظیم و نگهداری دفاتر به شرح ذیل می باشد :
1. داخل کردن اوراق جدیدی به دفترهای تجاری و قانونی
2. فقدان یک یا چند برگ ( یا خارج شدن یک یا چند برگ ) از دفاتر پلمپ شده .
3. تراشیدن، خراشیدن، حک کردن و پاک کردن مندرجات دفاتر روزنامه و کل .
4. محو کردن مندرجات دفاتر روزنامه و کل با وسایل شیمیایی و نظایر آن .
5. قلم زدن مندرجات دفتر روزنامه و کل.
6. بین سطور یا در حاشیه نوشتن اقلام معاملاتی در دفتر روزنامه و کل.
7. کشف شدن بی تربیتی یا اغتشاش در دفاتر بر نفع صاحب دفتر.
8. جای سفید گذاشتن در دفتر روزنامه و کل، بیش از آنچه در دفترنویسی معمول است.
9. سفید ماندن تمام یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه
10. استفاده از دفتر ناتمام ثبت شده و پلمپ شده سال یا سال های قبل و ثبت عملیات سال مالیاتی بعد در آن ها.

• عدم رعایت موازین قانونی در تنظیم دفاتر قانونی

عدم رعایت موازین مربوط به تنظیم و ثبت دفاتر، موجب می شود دفاتر تجاری اساساَ به عنوان دلیل قابل پذیرش نباشند. ماده 1299 قانون مدنی مصوب 8 / 8/ 1314 مقرر می دارد : دفاتر تجاری در موارد مفصله ذیل، دلیل محسوب نمی شود :
1. در صورتی که مدلل شود اوراق جدیدی به دفتر داخل کرده اند، یا دفتر تراشیدگی دارد.
2. وقتی که در دفتر بی تربیتی و اغتشاشی کشف شود، که به نفع صاحب حساب باشد.
3. وقتی که بی اعتباری دفتر سابقاَ به جهتی از جهات در محکمه مدلل شده باشد.
از طرفی دفاتر تجاری بین تجار در صورتی سندیت دارد، که مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم شده باشد. در غیر این صورت علیه صاحب آن معتبر خواهد بود. ( ماده 14 قانون تجارت ) و مطابق ماده 1300 قانون مدنی : " در مواردی که دفتر تجاری بر نفع صاحب آن دلیل نیست، بر ضد او سندیت دارد. " منطبق این قاعده این است که برابر ماده 1281 قانون مدنی : " قید دین در دفتر تجار به منزله اقرار کتبی است . "

• استناد به دفاتر تجاری

چنان چه دفتر تجاری مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم نشده باشد، فقط سندیت و اعتبار آن له صاحب دفتر از بین می رود. ولی دفتر مزبور اگر مخدوش هم باشد، علیه صاحب آن اعتبار دارد.
بنابراین ملاحظه می شود که دفاتر تجاری در هر مورد علیه تاجر سندیت دارد و بین تجار برای معاملات تجاری له یا علیه تاجر نیز سندیت خواهد داشت. از این رو، در دعاوی بین تجار هر یک از طرفین می تواند به دفاتر تجاری خود یا طرف دیگر استناد کند و تاجر ملزم به ارائه دفاتر خود می باشد.
ماده 210 قانون آیین دادرسی مدنی مقرر می دارد : " چنان چه یکی از طرفین به دفتر بازرگانی طرف دیگر استناد کند ، دفاتر نامبرده باید در دادگاه ابراز شود در صورتی که ابراز دفاتر در دادگاه ممکن نباشد دادگاه شخصی را مامور می نماید که با حضور طرفین دفاتر را معاینه و آن چه لازم است خارج نویسی نماید " . هیچ بازرگانی نمی تواند به عذر نداشتن دفتر از ابراز و یا ارائه دفاتر خود امتناع کند، مگر این که ثابت نماید که دفتر او تلف شده یا دسترسی به آن ندارد. هر گاه بازرگانی که به دفاتر او استناد شده از ابراز آن خودداری نماید و تلف یا عدم دسترسی به آن را هم نتواند ثابت کند، دادگاه می تواند آن را از قرائن مثبته اظهار طرف قرار دهد.
گاهی تقاضای ابراز دفاتر ممکن است همراه با سوء نیت و به ویژه برای پی بردن به اسرار تاجری باشد که ارائه دفاتر او مورد تقاضا است. یا این که ابراز دفاتر تجاری در جلسه عنی دادگاه، منافی با منافع یکی از اصحاب دعوی یا شخص ثالث و یا مخالف مصالح اداری و یا منافی با نظم و منافع عمومی باشد. در این صورت دادگاه قرار ملاحظه و معاینه تمام یا قسمتی از دفاتر تجاری را در محل موسسه ، صادر و این قرار در موسسه تجاری با حضور طرف یا طرفین دعوا اجرا شده و موارد استنادی طرف دعوی به وسیله مجری قرار ، خارج نویس شده و پیوست پرونده محاکماتی می شود. ( ماده 211 قانون آیین دادرسی مدنی ) .
ارائه خدمات حرفه ای ثبتی در دپارتمان تخصصی ثبت شرکت فکر برتر
(با امکان استفاده از پاسخگویی و مشاوره ی رایگان)