از جمله تکالیف ادارات ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری، اختصاص شناسه ملی اشخاص حقوقی به کلیه شرکت ها و موسسات غیر تجاری می باشد.
* شناسه ملی اشخاص حقوقی، عددی که توسط مراجع ثبت کننده، تنها به یک شخص حقوقی اختصاص داده می شود.
• تکالیف آیین نامه اختصاص شناسه ملی :
بر طبق آیین نامه اختصاص شناسه ملی به تمام اشخاص حقوقی ایرانی مصوب هیأت وزیران در مورخ 10/6/1387، تمامی اشخاص حقوقی مؤظف اند، فرم درخواست شناسه ملی را تکمیل و همراه اسناد و مدارک لازم به سازمان های یاد شده ارائه نمایند. در مواردی که مرجع ثبت شخص حقوقی در قوانین و مقررات تعیین نشده است، سازمان ثبت اسناد و املاک مسئولیت ثبت آن را به عهده خواهد داشت. با توجه به سوابق دبیرخانه شناسه ملی در حدود یک میلیون و پانصد، شخصیت حقوقی نیز از سایر دستگاه ها از جمله سازمان مدیریت، سازمان اوقاف و امور خیریه و وزارت کشور و آموزش و پرورش و سایر دستگاه های مرتبط، شناسه ملی دریافت نموده اند که اطلاعات بسیاری از این دسته اشخاص حقوقی، ناقص و یا اشتباه و یا مکرر می باشد. سازمان های ثبت کننده باید امکان ثبت شماره ملی اشخاص حقیقی و شناسه ملی اشخاص حقوقی ایرانی و شماره فراگیر اشخاص خارجی تشکیل دهنده شخص حقوقی را در پایگاه اختصاصی خود ایجاد کنند به نحوی که اختصاص شناسه ملی به شخص حقوقی منوط به درج شماره ها و شناسه یاد شده شود. هیچ یک از پایگاه های اختصاصی سازمان های ثبت کننده و نیز بانک های اطلاعاتی دستگاه های اجرایی مجاز نیستند، شناسه ملی را برای شخص حقوقی دیگر استفاده کنند یا اختصاص دهند. تمامی دستگاه های اجرایی موظف اند، پایگاه اطلاعات خود را به نحوی سازمان دهند که هر شخص حقوقی با شناسه ملی و کد پستی نشانی آخرین دفتر مرکزی (اقامتگاه قانونی)، در سیستم اختصاصی مربوط شناخته شود.
سازمان ثبت اسناد و املاک مؤظف است، نسبت به راه اندازی پایگاه اقدام نماید. که در این راستا سایت شناسه ملی اشخاص حقوقی به آدرس http://ilenc.ir توسط سازمان ثبت اسناد و املاک راه اندازی گردیده است. پایگاه، مرجع اختصاصی اطلاعات شناسه ملی اشخاص حقوقی است .تمامی دستگاه های اجرایی مؤظف اند، نسبت به درج شناسه ملی اشخاص حقوقی و کد پستی دفتر مرکزی (اقامتگاه قانونی) درهرگونه کارت، مجوز و یا گواهی فعالیت اعم از کارت شناسایی اداری و صنفی وغیره اقدام نمایند و از ارائه هر گونه مجوز، تسهیلات، امکانات، عقد قرارداد و قبول شرکت در مناقصه برای اشخاص حقوقی فاقد شناسه ملی خودداری نمایند.
تمامی دستگاه های اجرایی مؤظف اند، نسبت به اصلاح و تکمیل مشخصات اشخاص حقوقی موجود در بانک های اطلاعاتی خود اقدام و شناسه ملی اشخاص حقوقی و کد پستی اقامتگاه قانونی آنان را از طریق پایگاه اخذ و در سیستم های خود ثبت نمایند. تمامی اشخاص حقوقی مکلفند مطابق آیین نامه، بر روی هر گونه کارت، سر برگ اوراق تبلیغاتی، پروانه، گواهی های صادر شده، اوراق مالی و حسابداری ( به ویژه فاکتورهای فروش) و موارد مشابه آن، شناسه ملی و کد پستی دفتر مرکزی ( اقامتگاه قانونی) خود را قید نمایند.
واحدهای تابع سازمان ثبت اسناد و املاک از جمله دفترخانه های اسناد رسمی، بنگاه های معاملاتی و سایرواحدهای ذی ربط مؤظف اند، در هنگام تنظیم اسناد درصورتی که هر یک متعاملین یا مورد معامله مربوط شخص حقوقی باشد، نسبت به درج شناسه ملی و کد پستی شخص حقوقی در اسناد مربوط اقدام نمایند.
به منظور برنامه ریزی و تنظیم و ابلاغ دستورالعمل های اجرایی و نظارت بر اجرای این آیین نامه، هیأتی مرکب از نمایندگان تام الاختیار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، وزارت کشور، وزارت اطلاعات و فناوری اطلاعات، معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور و به مسئولیت معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور تشکیل می شود.
• وظایف آیین نامه پایگاه اشخاص حقوقی :
پس از اجرای برخی از احکام آیین نامه مذکور، آیین نامه دیگری به نام آیین نامه پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی مصوب جلسه 1/11/1393 هیأت وزیران به استناد تبصره (2) بند (ب) ماده (12) قانون ارتقای سلامت نظام اداری و مقابله با فساد (مصوب 1390) به تصویب رسد که مطابق ماده 12 آن مقررات، آیین نامه شناسه ملی اشخاص حقوقی لغو گردید و احکام جدید به شرح ذیل جایگزین آن گردید.
اقلام اطلاعات که برای دریافت شناسه ملی ضروری است توسط هیأت تعیین و در پایگاه قرار می گیرد. لذا سازمان ثبت اسناد و املاک مؤظف است پایگاه را به نحوی سازماندهی کند که اشخاص امکان دسترسی به اطلاعات را ازطریق سامانه های اختصاصی یا ارائه رایگان خدمات الکترونیک در چارچوب قوانین و مقررات داشته باشند.اشخاص حقوقی مؤظف اند پس از ثبت، بلافاصله در زیر مجموعه یکی از صفحات اختصاصی پایگاه، برگه درخواست شناسه ملی را تکمیل وهمراه اسناد و مدارک لازم که توسط سازمان ثبت کننده اعلام می شود به سازمان های یاد شده ارائه کنند.
در صورت هر گونه تغییراطلاعات، اشخاص حقوقی مؤظفند ظرف (24) ساعت نسبت به ورود تغییرات در پایگاه اقدام نمایند. در حال حاضر با ایجاد اداره مجزا شناسه ملی اشخاص حقوقی انضباط مناسبی در تخصیص واصلاح شناسه ملی اشخاص حقوقی صورت پذیرفته است. این تغییرات توسط سازمان ثبت کننده بروزرسانی خواهد شد.
اشخاص حقوقی مکلفند به هنگام ارائه هر گونه خدمات اعم از بانکی، گمرکی، مالیاتی، انعقاد قرارداد و نظایر آن ها در ایجاد کد اختصاصی برای اشخاص حقوقی از شناسه ملی آن ها استفاده و نسبت به اصلاح کدهای اختصاصی بر مبنای شناسه ملی شخص حقوقی اقدام نمایند. اشخاص حقوقی مؤظفند پایگاه اطلاعات خود را به نحوی ساماندهی یا طراحی نمایند که هر شخص حقوقی با شناسه ملی خود در سامانه های نرم افزاری مربوط قابل شناسایی باشد.
اشخاص حقوقی مؤظفند پس از اعلام هیأت، در هر گونه اسناد، اوراق، کارت، مجوز یا گواهی فعالیت سربرگ، اوراق مالی و نظایر آن نسبت به درج شناسه مالی و کدپستی دفتر مرکزی خود اقدام نمایند. همچنین درروابط تجاری با سایر اشخاص حقوقی نسبت به درج شناسه ملی و کدپستی دفتر مرکزی طرف مقابل اقدام کنند. ارائه هر گونه مجوز، تسهیلات امکانات عقد قرارداد و قبول شرکت در مناقصه و مزایده برای اشخاص حقوقی فاقد شناسه ملی، ممنوع است.
درصورت ارائه اطلاعات ناقص، تکراری متناقص یا خلاف واقع از سوی اشخاص حقوقی یا عدم ارائه اسناد و مدارک مثبته، هیأت مؤظف است به شخص حقوقی اطلاع دهد تا در مهلتی که برای این منظور تعیین می شود نسبت به اصلاح و تکمیل اطلاعات خود اقدام کند. در صورت خودداری، هیأت می تواند نسبت به تعلیق اعتبار شناسه ملی شخص حقوقی تا اصلاح و تکمیل اطلاعات مزبور مبادرت نماید.
هر شخص حقوقی تنها دارای یک شناسه ملی می باشد و اختصاص بیش از یک شناسه ملی به یک شخص حقوقی مجاز نیست. اشخاص حقوقی که به هر شکل و عنوان دارای بیش از یک شناسه ملی باشند، مؤظفند ظرف 3 ماه نسبت به انطباق وضعیت خود اقدام کنند درغیراین صورت، هیأت نسبت به تعلیق اعتبار شناسه های ملی مذکور اقدام می نماید.
در ماده 9 آیین نامه مقرر گردیده است، به منظور برنامه ریزی، تنظیم و ابلاغ دستورالعمل های اجرایی و نظارت براجرای این آیین نامه، هیأتی مرکب از نمایندگان تام الاختیار سازمان، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و وزارتخانه های امور اقتصادی و دارایی، دادگستری و کشور به مسئولیت سازمان تشکیل می شود؛لذا هیأت مذکورجایگزین هیأت ماده 16 آیین نامه شناسه ملی گردید. دبیرخانه هیأت در سازمان مستقر خواهد بود. مسئول صحت اطلاعات وارد شده به سامانه اشخاص حقوقی ارائه دهنده اطلاعات بوده و مسئولیتی راستی آزمایی و تأیید آن ها برعهده سازمان ثبت کننده می باشد.
با بیان مراتب فوق آثار مختلفی برای اختصاص شناسه ملی در نظر گرفته شده است. " همانطور که بیان شد، شناسه ملی جهت شناسایی هر شخصیت حقوقی اختصاص می یابد تا بتوان به نحوه صحیح شرکت ها و سایر اشخاص حقوقی را رصد نمود و اختصاص شناسه ملی از لحاظ شناسایی شخصیت های حقوقی نیز از فساد شرکت ها و فرار مالیاتی جلوگیری می نماید."
مدیریت شناسه های ملی برای کلیه اشخاص حقوقی به شرح مشابه عملکرد یک مرکز ثبت احوال اشخاص حقوقی می باشد که فرآیندهای تولد، تغییر و اصلاحات و بی اعتباری و ابطال می بایست به شرح نیازمندی ها و انتظارات روز در آن نهادینه گردد.
• شناسه ملی بین المللی :
یکی از موضوعاتی که به تازگی در نظم بین المللی ایجاد گردیده است در خصوص شناسه ملی بین المللی می باشد که در اروپا شکل گرفته لکن هنوز در ایران نهادینه و شناسایی نگردیده است.همزمان با بحران اقتصادی سال 2008 موضوع شناسه بین المللی اشخاص حقوقی مطرح شده است. بسیاری از سازمان های معتبر بین المللی به منظور تعاملات خود با طرف حسابشان نیاز به مستند یا شناسنامه ای مبنی بر اعتبار و موجودیت آن طرف داشتند. به این ترتیب نیاز ایجاد یک موسسه که مبادرت به صدور شناسه یکتا در سطح بین المللی برای متقاضیان نماید احساس شد و بنیاد جهانی شناسه اشخاص حقوقی تأسیس گردید.
همانطورکه درتاریخچه سایت این بنیاد به آدرس www.gleif.org آمده است، این بنیاد در سال 2008 تأسیس شده است.علت ایجاد آن لزوم اختصاص یک شناسه یکتای بین المللی به سازمان ها، مؤسسات، شرکت ها و به طور کلی اشخاص حقوقی بود که طرف آن ها به منظور تعامل امن به آن نیاز داشتند. محل آن در سویس است و مسیرهای ارتباطی همچون ایمیل های مختلف، راه را برای تماس با آن بنیاد باز گذاشته است. این بنیاد تحت نظارت کمیته نظارت بر قوانین (ROC) کار می کند.
پس از تأسیس بنیاد جهانی شناسه اشخاص حقوقی، برخی از مؤسسات در سراسر جهان نقش نمایندگان آن بنیاد را ایفا نمودند. این مؤسسات با معرفی سایت خود به متقاضیان محلی، آن ها را آماده ارسال درخواست شناسه بین المللی شخص حقوقی می نمایند. متقاضی با مراجعه به راهنمای درخواست، با سامانه جهانی شناسه اشخاص حقوقی آشنا می شود و با مفاهیمی چون جستجوی شناسه های ثبت شده، نحوه تمدید سالیانه، نحوه پرداخت و مطالب دیگر آشنا می گردد. که در این خصوص می بایستی با تولیت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و همکاری سایر نهادها از جمله وزارت امور اقتصاد و دارایی و سازمان مدیریت و بانک مرکزی چگونگی ارتباط با بنیاد شناسه ملی بین المللی فراهم گردد.