طبق ماده ی 197 قانون تجارت «در ظرف ماه اول تشکیل هر شرکت خلاصه شرکتنامه ها و منضمات آن طبق آئین نامه ی وزارت دادگستری اعلان خواهد شد». بنابراین عبارت ماده ی مزبور دستوری است تلویحی برای این که در ظرف ماه اول تشکیل شرکت، هر شرکت تجارتی باید به ثبت برسد تا خلاصه ی آن قابل انتشار و آگهی باشد.

قانون، ثبت شرکت را به قدری اهمیت داده که عدم اقدام به آن موجب بطلان عملیات شرکت خواهد بود. به این معنی که پس از گذشتن یک ماه و عدم ثبت هر ذینفع می تواند به دادگاه مراجعه و ابطال عملیاتی که بعد از یک ماه اول واقع شده تقاضا نماید،بدون این که شرکت بتواند از این بطلان به نفع خود استفاده کند(ماده 198)

در ثبت شرکت های داخلی باید سه عمل انجام گیرد:

ثبت شرکتنامه: به جز شرکت های سهامی که احتیاجی به تنظیم شرکت نامه ندارند بقیه ی شرکت های تجارتی احتیاج به شرکت نامه دارد. به موجب ماده ی 47 قانون ثبت اسناد و املاک شرکت نامه باید در دفتر اسناد رسمی به ثبت به رسد، والا طبق دستور ماده 48 همان قانون در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد. چون ثبت شرکتنامه در دفاتر اسناد رسمی با وجود ثبت خود شرکت در اداره ی ثبت موجب پیچیدگی کار می شود از این جهت به موجب مقررات مورخه 10 اسفند 1327 وزارت دادگستری به دوائر ثبت شرکت ها در مرکز و شهرستان ها اجازه ی ثبت شرکتنامه داده شده و در حقیقت دفتر ثبت شرکتنامه در این مورد به منزله ی دفتر اسناد رسمی می باشد. پس ثبت شرکت نامه...رسمیت یافتن آن بین شرکا است که در دفتر جداگانه به عمل می آید و شرکا تماماَ ذیل ثبت را امضاء و مطابقت ثبت را با اصل شرکت نامه تصدیق خواهند نمود.

ثبت شرکت: ثبت شرکت غیر از ثبت شرکتنامه است. عمل و دفاتر آن نیز جدا است. متصدی مربوطه پس از ثبت شدن شرکتنامه و رسیدگی به مدارک و سوابقی که از طرف مدیر شرکت ضمن تقاضانامه به عمل می آید، در دفتری که به این جهت به این موضوع تخصیص داده شده ذیل شماره ی ردیفی که برای شرکت ها معین می شود خلاصه مفاد شرکتنامه و اساسنامه را در ستون های آن ثبت و برای هر شرکت یک صفحه مترادف تخصیص می دهد.

انتشار خلاصه شرکتنامه: اداره یا دائره ای که به ثبت شرکت تجارتی مبادرت نموده باید خلاصه ای از شرکتنامه و منضمات آن را در ظرف ماه اول تشکیل در روزنامه ی رسمی وزارت دادگستری و یکی از جراید کثیرالانتشار به خرج شرکت به طریق اعلان انتشار دهد و خلاصه ی مزبور متضمن نکات ذیل است:

1-شماره ای که جهت ثبت شرکت در نظر گرفته شده و تاریخ ثبت آن و محل و اقامتگاه شرکت، با تعیین نام و نوع آن و موضوع شرکت.

2-مقدار سرمایه (با تشخیص اینکه چه مقدار پرداخت و چقدر تعهد شده).

3-اسامی مدیر یا مدیران

4-تاریخ آغاز و ختم شرکت در صورتی که برای مدت محدود تشکیل شده باشد.

5-در شرکت های تضامنی و شرکت مختلط علاوه بر نکات فوق باید اسم تمام شرکا ضامن نیز منتشر شود.

در شرکت های سهامی موارد دیگری که قبلاَ تذکر داده شده در آگهی قید می شود.

شعبه شرکت

هر گاه شرکت در چندین حوزه ی ثبتی شعبه داشته باشد انتشار خلاصه ی شرکت به نحوی که برای خود شرکت مقرر است در محل شعبه نیز باید به عمل آید و برای انجام این مقصود مقامی که خود شرکت در آنجا به ثبت رسیده است باید سواد مصدق از تقاضانامه و منضمات آن را به ثبت اسناد محل وقوع شعبه ارسال دارد تا اقدام به انتشار نماید.(ماده 8 آئین نامه)

ثبت شعبه ی شرکت در دو حال است: نخست این که در موقع ثبت خود شرکت است.در این صورت ضمن انتشار خلاصه شرکت نامه،محل شعب شرکت در آگهی باید ذکر و آگهی مزبور برای انتشار در جراید محلی ضمن رونویس تقاضانامه و منضمات آن به اداره ی ثبتی که شعبه ی شرکت در آن جا واقع است فرستاده شود.دیگر این که پس از ثبت شرکت مبادرت به افتتاح شرکت می شود.در این حال شعبه ی شرکت مانند تغییراتی که بعداَ در شرکت واقع گردد ذیل ثبت شرکت به ثبت رسیده و آگهی می شود سپس آگهی مزبور و رونویس تقاضانامه و منضمات به ثبت محل فرستاده می شود.در هر حال مدیر شعبه و یا کسی که از طرف شرکت در شعبه ی مزبور حق امضا دارد یعنی امضا او برای شرکت الزام آور است باید معرفی و آگهی شود.

طبق ماده ی 3 آئین نامه ی مزبور شرکت های خارجی که متقاضی ثبت شعبه ی خود در ایران هستند موظفند اطلاعات و مدارک زیر را به همراه درخواست کتبی خود به اداره ی کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنغتی ارائه نمایند:

1-اساسنامه ی شرکت، آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده در مراجع ذیربط.

2-آخرین گزارش مالی تایید شده ی شرکت

3-گزارش توجیهی حاوی اطلاعات مربوط به فعالیت های شرکت و تبیین نوع و حدود اختیارات و محل فعالیت شعبه، برآورد نیروی انسانی ایرانی و خارجی مورد نیاز و نحوه ی تامین وجوه ارزی و ریالی برای اداره ی امور شعبه

به غیر از مدارک فوق الذکر طبق ماده شرکت های متقاضی موظفند ترجمه ی فارسی اسناد و اصل مدارک و اطلاعات زیر را به همراه درخواست کتبی خود به اداره ی کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی ارائه نمایند:

1-تصویر مصدق قرارداد موضوع ماده ی (4) این آئین نامه.

2-مدارک شناسایی شخص متقاضی،برای اشخاص حقیقی،تصویر شناسنامه و نشانی اقامتگاه قانونی و برای اشخاص حقوقی،اساسنامه ی شرکت و آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده ی آن نزد مراجع ذیربط.

3-ارائه ی سابقه ی فعالیت شخص متقاضی ثبت نمایندگی،در زمینه ی امور پیش بینی شده در قرارداد نمایندگی

4-اساسنامه شرکت خارجی طرف نمایندگی،آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده آن نزد مراجع ذیربط

5-گزارش فعالیت های شرکت خارجی طرف نمایندگی و تبیین دلایل و ضرورت اخذ نمایندگی

6-آخرین گزارش مالی تایید شده ی شرکت خارجی طرف نمایندگی

7-معرفی وزارتخانه ی ذیربط

طبق ماده ی 4 آئین نامه ی اجرائی نحوه ی تاسیس و عملیات شعب بانک های خارجی در ایران (مصوب 28/12/1387 هیات وزیران) تشریفات تاسیس شعب بانک های خارجی در ایران طبق دستورالعمل اجرایی بانک مرکزی خواهد بود.

تغییرات

در هر موقع که تصمیماتی راجع به تمدید مدت شرکت زائد بر مدت مقرر یا انحلال شرکت قبل از مدت معینه یا تغییر در کیفیت تفریغ حساب یا تغییر اسم شرکت یا تبدیل دیگر در اساسنامه یا تبدیل و یا خروج بعضی از شرکا ضامن از شرکت اتخاذ شود و همچنین موقعی که مدیر یا مدیران شرکت تغییر می یابد... مقررات راجع به ثبت و انتشار باید در مورد تغییرات حاصله رعایت شود و هم چنین موقعی که به واسطه ی ضررهای وارده نصف سرمایه ی شرکت سهامی از بین می رود به همان ترتیب باید ثبت و آگهی شود.

کیفیت ثبت تغییرات به این طریق است:که پس از ارائه ی مدارک آن که غالباَ به موجب تصمیمات مجمع عمومی در شرکت های سهامی است و یا اکثریت و یا به اتفاق شرکاء در سایر شرکت ها و رسیدگی به صحت و سقم آن در صورتی که مطابق قانون باشد هر تغییر در ذیل ثبت بدوی به ثبت رسیده و خلاصه ی آن نشر می شود.

برای سوالات بیشتر می توانید به صورت رایگان با ما مشاوره کنید: 42143-021

منابع:

1)اسکینی، ربیعا، حقوق تجارت شرکت های تجاری، جلد اول، چاپ دوازدهم، انتشارات سمت ،تابستان 1387

2)پاکدامن، رضا، حقوق شرکت های تجاری، انتشارات خرسندی،1389