به طور کلی تمامی اقدامات و فعالیت‌های حقوقی شرکت ها نیاز به ثبت نزد مرجع ثبت شرکت ها نداشته و صرفاً برخی از امور شرکت ها که در قوانین تأکید گردیده است می بایستی ثبت و بعد از آن اعلان و منتشر گردد. تغییرات شرکت ها را می توان به دو گروه عمده در قانون تجارت مبنی بر الزام برای تمامی شرکت های تجاری و دسته دوم الزامات برای شرکت‌های سهامی عام و خاص تقسیم نمود.
علاوه بر قوانین تجاری، برخی از قوانین ثبتی نیز در خصوص ثبت تغییرات الزاماتی در نظر گرفته شده است که می‌توان به ماده هفتم قانون ثبت شرکت ها اشاره نمود. در این ماده آمده است : تغییرات راجع به نمایندگان شرکت یا مدیران شعب آن باید به اداره ثبت اسناد کتباً اطلاع داده شود. تا وقتی که این اطلاع داده نشده عملیاتی که نماینده یا مدیر سابق به نام شرکت انجام داده عملیات شرکت محسوب است، مگر اینکه شرکت اطلاعات اشخاصی را که به استناد این ماده ادعای حقی می‌کنند از تغییر نماینده یا مدیر خود به تأیید رساند.
• الزامات ثبت تغییرات برای تمامی شرکت ها :
در قوانین و مقررات تجاری در برخی از موارد، ثبت انواع تغییرات اساسی شرکت های تجارتی پیش بینی شده است که می توان این الزامات را در قانون تجارت به شرح ذیل بیان نمود :
ـ ماده ۱۹۹ قانون تجارت در خصوص ثبت شعبه شرکت های ایرانی(هرگاه شرکت در چندین حوزه شعبه داشته باشد مقررات مواد ۱۹۵ الی ۱۹۷ باید به قسمتی که در نظام نامه وزارت عدلیه معین می شود در حوزه جداگانه انجام گردد.)
ـ ماده ۲۰۰ قانون مذکور( در هرموقع که تصمیماتی برای تغییر اساسنامه شرکت یا تمدید مدت شرکت اضافه برمدت مقرر با انحلال شرکت ( حتی در مواردی که انحلال به واسطه انقضای مدت شرکت صورت گیرد) و تعیین کیفیت واریز کردن حساب یا تبدیل شرکاء یا خروج بعضی از آنها از شرکت یا تغییر اسم شرکت اتخاذ شود.)
ـ ماده ۲۰۵ قانون مذکور، درهرمورد که اشخاصی غیر از مدیران شرکت برای تصفیه تعیین شوند اسامی آنها باید در اداره ثبت اسناد، ثبت و اعلان گردد.
ـ ماده ۳۹۷ قانون مذکور ثبت( قائم مقامی تجارتی)
ـ ماده ۳۹۹ قانون مذکور(عزل قائم مقامی تجارتی)
• الزامات ثبت تغییرات برای شرکت های سهامی عام و خاص :
ـ ماده ۴۸ لایحه اصلاحی قانون تجارت ( تبدیل سهام بی نام به سهام بانام و یا بالعکس)
ـ ماده ۵۷ و70 قانون مذکور، تصمیم راجع به فروش اوراق قرضه و شرایط صدور و انتشار آن(منسوخه گردیده است و در نظم کنونی منجر به ثبت نمی شود).
ـ ماده ۱۰۶ قانون مذکور، درمواردی که تصمیمات مجمع عمومی در برگیرنده یکی از امور ذیل باشد یک نسخه از صورتجلسه مجمع باید به جهت ثبت به مرجع ثبت شرکت ها ارسال گردد :
ـ انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان.
ـ تصویب ترازنامه وعملکرد مالی.
ـ کاهش یا افزایش سرمایه وهر نوع تغییر دراساسنامه.
ـ انحلال شرکت و نحو تصفیه آن.
ـ ماده ۱۲۸ قانون مذکور،الزام به ثبت نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیرعامل( نام و مشخصات و حدود اختیارات مدیرعامل باید با ارسال نسخه ای از صورتجلسه هیأت مدیره به مرجع ثبت شرکت ها اعلام و پس از ثبت، در روزنامه رسمی آگهی شود.)
ـ ماده ۱۶۳ قانون مذکور، الزام به ثبت عملی نمودن افزایش سرمایه( هیأت مدیره درهرحال مکلف است درهر نوبت پس از عملی ساختن افزایش سرمایه حداکثر ظرف یک ماه مراتب را ضمن اصلاح اساسنامه در قسمت مربوط به مقدار سرمایه ثبت شده شرکت به مرجع ثبت شرکت ها اعلام کند تا پس از ثبت جهت اطلاع عمومی آگهی شود).
ـ ماده ۱۷۶ قانون مذکور، الزام به اجازه انتشار اعلامیه پذیره نویسی( مرجع ثبت شرکت ها پس از وصول طرح اعلامیه پذیره نویسی و پیوست آن و تطبیق مندرجات آنها با مقررات قانونی اجازه انتشار اعلامیه پذیره نویسی سهام جدید را صادر خواهد نمود).
ـ ماده ۱۸۳ قانون مذکور،الزام به ثبت برای ثبت افزایش سرمایه شرکت های سهامی خاص.
ـ ماده ۱۸۷ قانون مذکور، الزام به ثبت افزایش سرمایه شرکت سهامی عام (پس از انجام پذیره نویسی باید در موقع به ثبت رسانیدن افزایش سرمایه درمرجع ثبت شرکت ها صورت کاملی از مطالبات نقدی حال شده بستانکاران پذیره نویس را که به سهام شرکت تبدیل شده است به ضمیمه رونوشت اسناد و مدارک حاکی از تصفیه آنگونه مطالبات که بازرسان شرکت صحت آن را تأیید کرده باشند همراه با صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده و اظهارنامه هیأت مدیره مبنی بر اینکه کلیه این سهام خریداری شده و بهای آن دریافت شده است به مرجع ثبت شرکت ها تقدیم شود.
ـ ماده ۲۰۹ قانون مذکور، الزام به ثبت تصمیم راجع به انحلال و اسامی مدیر یا مدیران تصفیه و نشانی آنها( تصمیم راجع به انحلال و اسامی مدیر یا مدیران تصفیه و نشانی آنها با رعایت ماده ۲۰۷ این قانون باید ظرف مدت پنج روز از طرف مدیران تصفیه به مرجع ثبت شرکت اعلام شود تا پس از ثبت برای اطلاع عموم در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشاری که اطلاعیه ها و آگهی های مربوط به شرکت در آن نشر می گردد آگهی شود. درمدت تصفیه منظور از روزنامه کثیرالانتشار روزنامه کثیرالانتشاری است که توسط آخرین مجمع عمومی عادی قبل از انحلال تعیین شده است.
ـ ماده ۲۱۰ قانون مذکور،( انحلال شرکت تا زمانی که به ثبت نرسیده و اعلان نشده باشد نسبت به اشخاص ثالث بلا اثر است).
ـ ماده ۲۲۷ قانون مذکور، الزام به ثبت ختم تصفیه و حذف نام شرکت از دفتر ثبت شرکت ها و دفتر ثبت تجارتی( مدیران تصفیه مکلفند ظرف یک ماه پس از ختم تصفیه مراتب را به مرجع ثبت شرکت ها اعلام دارند تا به ثبت رسیده و در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشاری که اطلاعیه ها و آگهی های مربوط به شرکت در آن درج می گردد آگهی شود و نام شرکت از دفتر ثبت شرکت ها و دفتر ثبت تجارتی حذف گردد).
ـ ماده ۲۷۹ و ۲80 و ۲۸۲ قانون مذکور، الزام به ثبت تبدیل شرکت سهامی خاص به عام.
ـ ماده ۲۸۴ و ۲۸۶ و ۲۹۰ و ۲۹۵ قانون مذکور، الزام به ثبت تبدیل شرکت های سهامی موجود در تاریخ تصویب این قانون با مقررات این قانون.
لذا همان طور که بیان شد صرفاً امور آشکار در قوانین نیازمند ثبت رسمی می باشد و سایر فرایندها و یا اقدامات شرکت های تجارتی در قوانین و مقررات جهت ثبت اجبار نگردیده است. درعرف بین الملل نیز برای شناسایی و رصد شرکت های تجارتی برخی از اطلاعات شرکت از جمله اطلاعات اساسی سرمایه، مدیران، سهامداران اصلی، موضوع فعالیت، نام شرکت، وضعیت، مدت زمان فعالیت در اختیارعموم قرار می گیرد.