مدارکی که مطابق لایحه اصلاحی قسمتی از قانون تجارت مصوب 24/12/1347باید به مرجع ثبت شرکت ها تسلیم شود، به قرار زیر می باشند :
1ـ اظهارنامه ثبت شرکت امضاء شده به امضای مؤسسین به همراه مدارک زیر :
الف ـ طرح اساسنامه شرکت، به امضای مؤسسین
ب ـ طرح اعلامیه پذیره نویسی امضاء شده به امضای مؤسسین در شرکت های سهامی عام.
ج ـ صورتجلسه مجمع عمومی مؤسس یا اولین مجمع عمومی متشکله ازشرکاء، به پیوست :
1ـ اعلامیه کتبی قبولی سمت ازطرف مدیران شرکت.
2ـ اعلامیه کتبی قبولی سمت ازطرف بازرس یا بازرسان شرکت.
3ـ مصوبه رایج به ذکر نام روزنامه کثیرالانتشاری که آگهی ها و اطلاعیه ها و اعلامیه های شرکت در آن منتشر خواهد شد.
د ـ گواهی مدیر یا مدیران شرکت حاکی از تقویم وتقدیم کلیه آورده های غیرنقدی شرکاء که به رضایت شرکاء تقویم و قیمت هریک از سهم ها تعیین شده است‌.
ه ـ گواهی نامه بانکی حاکی ازپرداخت قیمت نقدی کلیه سهام مورد تعهد به حساب شرکت در شرف تأسیس.
2ـ شرکتنامه تنظیمی بین شرکاء و امضاء شده به امضای آنها.
3ـ صورت اسامی شرکاء با تعیین نام و نام خانوادگی وعده سهام هریک یا میزان سهم الشرکه هرکدام.
4ـ اطلاعیه کتبی درمورد تبدیل سهام شرکت.
5ـ صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده مبنی بر انتشار اوراق قرضه.( فروش اوراق قرضه و درج شرایط صدور و انتشار آن همراه با طرح اطلاعیه انتشار اوراق قرضه.)
6ـ صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده در زمینه افزایش سرمایه در اثر صدور اوراق قرضه.
7ـ صورت جلسات مجامع عمومی مبنی بر اتخاذ تصمیم در موارد زیرین :
الف ـ انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان.
ب ـ تصویب ترازنامه
ج ـ کاهش یا افزایش سرمایه وهر نوع تغییر در اساسنامه.
د ـ انحلال شرکت و نحوه تصفیه آن.
۸ـ صورتجلسه هیأت مدیره درباره انتخاب مدیرعامل حاوی نام و مشخصات مدیرعامل و حدود اختیارات و مدت مدیریت و مأموریت و میزان حق الزحمه او‌.
9ـ طرح اعلامیه پذیره نویسی سهام جدید وآخرین تراز نامه و حساب سود و زیان مصوب مجمع عمومی عادی، به پیوست اعلامیه پذیره نویسی سهام جدید صادره به منظور افزایش سرمایه.
10ـ صورت کاملی از مطالبات حال شده بستانکاران پذیره نویس را که به سهام شرکت تبدیل شده، به ضمیمه رونوشت اسناد و مدارک مبنی از تصفیه آن گونه مطالبات که بازرسان شرکت صحت آن را تأیید کرده باشند، همراه با صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده و اظهارنامه هیأت مدیره حاکی براینکه کلیه این سهام خریداری شده و بهای آن دریافت شده است، به منظور ثبت افزایش سرمایه.
11ـ صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده راجع به اتخاذ تصمیم درباره انحلال شرکت و حاوی اسامی مدیر یا مدیران تصفیه.
12ـ اعلامیه کتبی ختم تصفیه به وسیله مدیران تا پس از آگهی، نام شرکت از دفتر ثبت شرکت ها، و دفتر ثبت تجارتی حذف گردد.
13ـ دفاتر و سایر اسناد و مدارک شرکت تصفیه شده، تا مدت ده سال نگهداری شود.
⃰ لازم به ذکر است هرکس از اعلام مطالبی که طبق مقررات لایحه اصلاحی قسمتی از قانون تجارت باید به مرجع ثبت شرکت ها اعلام کند، بعضاً یا کلاً، خودداری نماید و یا مطالب خلاف واقع به مرجع مذکور اعلام دارد، قابل تعقیب کیفری بوده و به استناد بند ۴ ماده ۲۴۳ لایحه قانونی مزبور :
به حبس تأدیبی از سه ماه تا دو سال، یا به جزای نقدی از بیست هزار ریال تا دویست هزار ریال، یا به هر دو مجازات، محکوم خواهد شد.
• تصمیمات شرکت که پس از ثبت در دفتر ثبت شرکت ها باید آگهی شود :
تصمیمات شرکت های تجارتی در مواردی که گفته خواهد شد باید آگهی شود :
1ـ تغییر مواد اساسنامه شرکت که شایع ترین موارد آن افزایش و کاهش سرمایه می باشد.
2ـ تمدید مدت شرکت، اضافه بر مدت مقرر.
3ـ تصمیم راجع به انحلال شرکت ( حتی در مواردی که انحلال به واسطه انقضای مدت شرکت صورت می گیرد.) و تصمیم راجع به تعیین اسامی مدیر یا مدیران تصفیه و نشانی آنها.
4ـ تعیین کیفیت واریز کردن حساب و تغییر آن.
5ـ تبدیل شرکاء ( مثل جانشینی وراث شریک ضامن متوفی) و یا نقل و انتقال سهام یا سهم الشرکه.
6ـ خروج بعضی از شرکاء از شرکت.
7ـ تغییر اسم شرکت.
8ـ موقعی که تبدیل سهام بی اسم شرکت به سهام با اسم انجام می پذیرد. و صاحبان سهام درظرف مهلتی که از تاریخ انتشار اعلامی که دو بار، و به فاصله ده روز در روزنامه رسمی و روزنامه کثیر الانتشار مرکز اصلی شرکت انتشار می یابد و این مهلت کم تر از شش ماه نخواهد بود، سهام خود را به سهام جدید تبدیل ننمایند.( ماده ۷۶ قانون تجارت) و سهام جدیدی را که درازای سهام بی نام تبدیل نشده در شرکت موجود می باشد، شرکت از طریق مزایده به اشخاص دیگر بفروشد.( ماده ۷۸ قانون تجارت) قیمت سهامی که بدین طریق فروخته می شود، درمرکز اصلی شرکت و یا در بانک ملی ایران به امانت گذاشته می شود، آگهی خواهد شد.
9ـ تغییر مدیر یا مدیران شرکت.
10ـ تغییر بازرس یا بازرسان شرکت.
11ـ تغییر مرکز اصلی شرکت.
12ـ ثبت تأسیس شرکت.
13ـ موقعی که به واسطه ضررهای وارده نصف سرمایه شرکت از میان برود، و مدیران شرکت مکلفاً تمام صاحبان سهام را برای تشکیل مجمع عمومی دعوت نمایند، تا موضوع انحلال یا بقاء شرکت مورد بررسی و رأی قرار گیرد.تصمیم این مجمع درهرحال منتشر خواهد شد.
14ـ انتشار اعلامیه پذیره نویسی در روزنامه رسمی و روزنامه کثیر الانتشاری که آگهی های شرکت در آن منتشر می شود.
15ـ تبدیل سهام شرکت که در پی اطلاع دادن کتبی به مرجع ثبت شرکت ها، آگهی می شود.
16ـ اعلام کتبی تصمیم راجع به فروش اوراق قرضه و شرایط صدور آن و انتشار آن همراه با طرح اطلاعیه انتشار اوراق قرضه به مرجع ثبت شرکت ها، برای ثبت و انتشار در روزنامه رسمی.
17ـ نام و مشخصات و حدود اختیارات و مدت تصدی مدیر عامل.
18ـ تعداد سهام هریک از خریداران سهام جدید صادره در اثر افزایش سرمایه.
19ـ اعلام ختم تصفیه امور شرکت بعد از انحلال آن.