هر گاه دو یا چند نفر به منظور انجام امور تجاری با تسهیم سرمایه و ترسیم نحوه تقسیم سود و زیان طبق مفاد قرارداد، تفاهم نمایند فعالیت آن ها یک شرکت تجاری را تشکیل داده است. به عبارت دیگر هرگونه عملیات تجاری ناشی از تودیع سرمایه شرکاء که طبق قرارداد با تقسیم سود و زیان همراه باشد مشمول فعالیت شرکت تجاری است.
شرکت تجاری که دارای شخصیت مستقل از شرکاء می باشد، در موقع تاسیس باید به اداره ثبت اعلام گردد تا در دفاتر ثبت شرکت ها ثبت گردد و تاسیس شرکت به اطلاع عموم برسد. اگر در ثبت شرکت تعلل شود، موسسان و مدیران شرکت نمی توانند وجود شرکت را رسماَ تایید کنند.

ثبت کردن شرکت بسیار آسان است اما اطلاعات ناقص و نادرست، می تواند عواقب بدی را به همراه داشته باشد که در بهترین حالت موجبات تضییع وقت و سردرگمی متقاضیان را فراهم آورد. ذیلا، 5 راهنمایی برای جلوگیری از اشتباهات رایج در ثبت شرکت آمده که می تواند به شما کمک کند تا در زمان و هزینه خود صرفه جویی کنید.

1- محدودیت های نام شرکت را در نظر بگیرید 

نام شرکت مشخصه ای است که هویت آن را معلوم و موجب شناسایی وی شده و تمییز آن را از دیگر شرکت ها، امکان پذیر می سازد. جهت تعیین نام شرکت ، موسسین باید بدواَ نظر مساعد اداره ثبت شرکت ها را کسب نمایند. برای این امر، متقاضیان باید به نکات ذیل توجه فرمایند :
1) نام پیشنهادی خارجی نباشد.
2) دارای معنا و مفهوم باشد.
3) سابقه ثبت نداشته باشد. ( شما باید نام دلخواه خود را در پایگاه اینترنتی استعلام اشخاص حقوقی کشور به نشانی http://www.ilenc.ir جستجو کنید تا اطمینان حاصل نمایید که تکراری و یا مشابه با نام شرکت دیگر نباشد. )
بدیهی است ثبت اسامی نامشروع و مخالف نظم عمومی امکان پذیر نمی باشد. پس از ثبت، قانون شرکت را به این نام ، به عنوان یک شخص حقوقی شناخته و تحت حمایت قرار می دهد.

نام پیشنهادی اشخاص حقوقی (انتخاب نام شرکت) در موارد زیر قابلیت ثبت ندارد :
- نام هایی که اختصاص به تشکیلات دولتی و کشوری دارند.
- نام هایی که در آن از اسامی،عناوین و اصطلاحات بیگانه استفاده شده باشد.
- نام هایی که مخالف موازین شرعی، نظم عمومی و یا شامل واژه های بی معنا یا الفاظ قبیحه و مستهجن و خلاف اخلاق حسنه باشند.
- نام یا نام اختصاری یا حروفی که رسماَ متعلق به دولت باشد از قبیل ایران،کشور،ناجا،مگر با ارائه مجوز از مقام صلاحیت دار دولتی.

2- قبل از ثبت شرکت، نسبت به مجوزی یا غیرمجوزی بودن موضوع فعالیت ، اطمینان حاصل نمایید.

برای انجام برخی فعالیت ها، قوانین و مقررات مخصوص پیش بینی شده است که رعایت آن ها الزامی می باشد. ذیلاَ به برخی از آن ها اشاره می کنیم :
الف) قانون تاسیس بیمه مرکزی ایران و بیمه گری مصوب 30 / 3 / 1350 ؛
ماده 37 : ثبت هر موسسه بیمه در ایران موکول به ارائه پروانه تاسیس که از طرف بیمه مرکزی ایران صادر می شود خواهد بود و همچنین ثبت هر گونه تغییرات بعدی در اساسنامه و میزان سرمایه و سهام موسسات بیمه ای که به ثبت رسیده است، موکول به ارائه موافقت بیمه مرزی ایران می باشد .
ب) قانون تشکیل شرکت پست جمهوری اسلامی ایران مصوب 3 / 8 / 1366 ؛
به موجب ماده 13 ، تاسیس و ثبت شرکت هایی که موضوع فعالیت آن ها عرضه خدمات پستی است بدون موافقت شرکت پست جمهوری اسلامی ایران ممنوع است و اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی و دفاتر مربوطه باید از پذیرفتن ثبت این قبیل شرکت ها خودداری نمایند.
ج) قانون ضوابط عام تاسیس مرکز، موسسات ، انجمن ها و کانون های فرهنگی و هنری و نظارت بر آن ها مصوب 20 / 2 / 1367 شورای مشترک کمیسیون های 1 و 2 شورای عالی انقلاب فرهنگی ؛
به موجب ماده 15 : سازمان ثبت شرکت ها ( وابسته به وزارت دادگستری ) پس از صادر شدن مجوز از سوی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی نسبت به ثبت مراکز فرهنگی اقدام می نماید .
تبصره – در صورت لغو مجوز تاسیس مراتب جهت اقدام مقتضی از سوی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی به اطلاع سازمان ثبت شرکت ها خواهد رسید .

3- در انتخاب مدیر عامل شرکت، نکات قانونی را مورد توجه قرار دهید.

از نکات حائز اهمیت در ثبت کردن شرکت، انتخاب مدیر عامل است . توجه داشته باشید که : مدیر عامل، مدیر شرکت در برابر اشخاص ثالث می باشد و شرکت با امضای او می تواند با ثالث قرارداد منعقد کند. به موجب ماده 124 لایحه قانون تجارت، هیات مدیره اقلاَ یک نفر را به عنوان مدیر عامل انتخاب می کند و تعداد مدیر عامل می تواند بیش از یک نفر باشد. مدیر عامل هم می تواند از میان اعضای هیات مدیره و هم خارج از اعضای هیات مدیره انتخاب شود. مدیر عامل هم می تواند سهامدار باشد و هم خارج از سهامداران. هم چنین انتخاب مجدد مدیر عامل مانند هیات مدیره و بازرس بلامانع است. مدیر عامل الزاماَ باید از میان اشخاص حقیقی انتخاب شود. اصولاَ شخص نمی تواند همزمان رئیس هیات مدیره و مدیر عامل یک شرکت باشد مگر با تصویب سه چهارم آرای حاضر در مجمع عمومی عادی.
نکته : یک شخص هم زمان نمی تواند مدیر عامل دو شرکت باشد و فرقی نمی کند این شرکت ها دولتی باشند یا خصوصی.
شایان ذکر است ، چنانچه در انتخاب مدیرعامل تشریفات قانونی رعایت نشده باشد، کلیه اعمال و اقدامات مدیر عامل شرکت در مقابل اشخاص ثالث نافذ است و نمی توان به عذر عدم اجرای تشریفات مربوط به طرز انتخاب آن ها ، اعمال و اقدامات آنان را غیرمعتبر دانست.

4- اطلاعات مربوط به آدرس دفتر مرکزی شرکت را با دقت و به درستی وارد نمایید.

آدرس دفتر مرکزی شرکت ، مقوله ای است که در ثبت شرکت بسیار اهمیت دارد. مرکز اصلی شرکت، محلی است که امور اداری شرکت در آنجا متمرکز است و اداره شرکت در آن قرار دارد. معمولاَ ارکان شرکت یعنی مجامع عمومی و هیات مدیره و مدیرعامل و بازرس یا بازرسان، در مرکز اصلی شرکت انجام وظیفه می کنند.
باید گفت که مرکز اصلی شرکت ، اقامتگاه او نیز محسوب می شود و از این لحاظ که ابلاغ دادخواست ها ، اخطاریه ها ، اظهارنامه ها و اوراق رسمی، به عنوان اقامتگاه به مرکز اصلی شرکت ابلاغ می شود، اهمیت دارد.
اگر به هر دلیلی ، آدرس شما تغییر یافت ، می بایست این موضوع به طور قانونی در روزنامه رسمی شرکت درج و بدین طریق، به طرف های معامله یا قرارداد اطلاع داده شود. آدرسی که در هنگام ثبت شرکت در روزنامه رسمی درج می شود ، از جهات متعددی نظیر تشکیل پرونده مالیاتی و اخذ شناسه ملی و کد اقتصادی ، اهمیت ویژه ای دارد . شرکت هایی که آدرس دفتر مرکزی آن ها صوری درج شود، موفق به اخذ دفاتر قانونی نشده و با مشکلات قانونی روبرو خواهند شد که حتی ممنوع الخروج شدن و بازداشت سهامداران را نیز می تواند در پی داشته باشد.

5- پس از ثبت شرکت بلافاصله فعالیتتان را آغاز نکنید.

پس از ثبت کردن شرکت نباید بلافاصله آغاز به فعالیت نمود، بلکه باید الزاماَ برخی از اقدامات را انجام دهید که عدم انجام آن ها باعث می شود متحمل مشکلات و جریمه های مالی شوید. این اقدامات شامل اخذ پلمپ دفاتر تجاری ، تشکیل پرونده مالیاتی و اخذ کد اقتصادی می باشد.
پلمپ دفاتر تجاری :
به موجب ماده 6 قانون تجارت ، کلیه اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت جهت اظهار هزینه ها و درآمدهای خود به دفاتر پلمپ نیاز دارند.
دفاتر پلمپ به صورت دفتر کل و روزنامه می باشند که بر حسب کارکرد 50- 100- 150 برگی می باشند.
پلمپ دفاتر توسط مرجع مربوطه انجام می گیرد. جهت اخذ این دفاتر ، هر سال باید سال قبل از آن، درواقع پیش از شروع سال مالی جدید، اقدام به دریافت دفاتر پلمپ شده نمود. برای مثال برای اخذ دفاتر پلمپ شده سال 97 تا پایان اسفند سال 96 باید اقدام نمود، مگر اینکه تمامی صفحات دفاتر؛ پیش از پایان سال مالی تمام شوند و نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت می توانند دفاتر جدید اخذ نمایند.

تشکیل پرونده ی مالیاتی و اخذ کد اقتصادی :

هر شرکت و یا موسسه پس از ثبت شرکت و از تاریخ ثبت آن ، به مدت 2 ماه زمان دارد تا با مراجعه به اداره ی دارایی مستقر در محدوده ی فعالیت خود، نسبت به تشکیل پرونده ی مالیاتی و اخذ کد اقتصادی اقدام نماید.
منظور از کد اقتصادی شناسه 12 رقمی است تا برای شناسایی شرکت در واحد مالیاتی مربوط به خود از آن استفاده شود. از طریق ثبت کد اقتصادی بر روی فاکتورهای خرید و فروش ، محاسبه ی مالیات و درآمد اشخاص حقیقی و حقوقی توسط سازمان مالیات کشور به راحتی صورت می گیرد و بدین شکل زمینه ی حمایت از فعالان اقتصادی محقق می گردد .
از انتخابتان متشکریم.
همراهی متخصصان مجرب ما را در موسسه حقوقی فکر برتر پذیرا باشید :
• شماره تماس:42143-021
• سامانه ی پیامکی: 100042143
• تماس با مشاوران ارشد از طریق شماره های مندرج در سامانه