به موجب ماده 20 لایحه اصلاحی قانون تجارت، برای تاسیس و ثبت شرکت های سهامی خاص ، تسلیم اظهارنامه و اساسنامه به مرجع ثبت شرکت ها الزامی است.
اظهارنامه شرکت های سهامی خاص که مهم ترین و نخستین سند ثبت شرکت محسوب می شود و قانون آن را به جای شرکت نامه قبول نموده است ، از اوراق بهادار بوده و توسط اداره ثبت شرکت ها تهیه و در اختیار متقاضیان قرار می گیرد و باید با قید تاریخ به امضای کلیه موسسین رسیده و موضوعات ذیل مخصوصاَ در آن ذکر شده باشد :

1- نام شرکت ؛
2- هویت کامل و اقامتگاه موسسین ؛
3- موضوع شرکت ؛
4- مبلغ سرمایه شرکت و تعیین مقدار نقد و غیرنقد آن به تفکیک ؛
5- تعداد سهام بانام و بی نام و مبلغ اسمی آن ها و در صورتی که سهام ممتاز نیز مورد نظر باشد تعیین تعداد و خصوصیات و امتیازات این گونه سهام ؛
6- میزان تعهد هر یک از موسسین و مبلغی که پرداخت کرده اند با تعیین شماره حساب و نام بانکی که وجوه پرداختی در آن واریز شده است. در مورد آورده غیرنقد تعیین اوصاف و مشخصات و ارزش آن به نحوی که بتوان از کم و کیف آورده غیرنقد اطلاع حاصل نمود ؛
7- مرکز اصلی شرکت ؛
8- مدت شرکت .
* توجه داشته باشید که :
1- اظهارنامه ، تقاضانامه تاسیس شرکت تلقی می گردد و باید تاریخ داشته باشد.
2- مرجع مربوطه زمانی اظهارنامه را تحویل می گیرد که به امضای کلیه سهامداران رسیده باشد . شایان ذکر است، در شرکت سهامی خاص، اظهارنامه ثبت به امضای کلیه سهامداران شرکت که اقدام به تاسیس آن می نمایند ، می رسد ولی در شرکت سهامی عام ، اظهارنامه ثبت شرکت، فقط به امضا اعضای هیات موسس می رسد.
3- هر گاه تمام یا قسمتی از سرمایه غیرنقدی باشد، باید تمام آن تادیه و تقویم شود و ارزش آن در اظهارنامه منعکس گردد .
4- هر گاه برای برخی شرکا سهام ممتاز پیش بینی شده باشد، باید شرح امتیازات این سهام و موجبات آن در اظهارنامه انعکاس یابد.

اساسنامه شرکت سهامی خاص

از جمله تکالیف سهامداران شرکت سهامی خاص، تنظیم اساسنامه است که عملاَ اهمیت بسیاری دارد.
اساسنامه قانون اساسی شرکت است و اداره امور شرکت طبق اصول بازرگانی و مالی و قواعد پیش بینی شده در اساسنامه به عمل خواهد آمد. کلیه شرکت های سهامی اعم از شرکت های سهامی خاص یا شرکت های سهامی عام باید دارای اساسنامه ای باشند که مواد آن لازم الرعایه از طرف شرکت و ارکان آن است. آن چه در این مورد حائز اهمیت است، این است که اساسنامه تنظیمی باید به امضای کلیه سهامداران شرکت برسد.
تهیه و تنظیم اساسنامه بسته به نظر و سلیقه موسسان شرکت است . برخی ، اساسنامه های دقیق و مفصل را ترجیح می دهند و بعضی به اختصار برگزار می کنند . هر قدر اساسنامه دقیق تر باشد اداره شرکت و وظایف و اختیارات مجامع عمومی و مدیران و بازرسان و به طور کلی اداره شرکت واضح تر خواهد بود، ولی چون پیش بینی کلیه نکات در اساسنامه غیرمقدور است در پایان کلیه اساسنامه ها ماده ای پیش بینی می شود که مقرر می دارد کلیه موضوعاتی که در اساسنامه پیش بینی نشده است، تابع مقررات قانون تجارت و قوانین مربوطه خواهد بود.
به طور کلی مواد پیش بینی شده در اساسنامه ها از لحاظ اصول زیاد تفاوت ندارد. در اساسنامه شرکت های سهامی خاص، معمولاَ موارد زیر قید و در مورد آن تعیین تکلیف می شود :
1) نام شرکت ؛ 2) موضوع شرکت به طور صریح و منجز ؛ 3) مدت شرکت ؛ 4) مرکز اصلی شرکت و محل شعب آن اگر تاسیس شعبه مورد نظر باشد ؛ 5) مبلغ سرمایه شرکت و تعیین مقدار نقد و غیرنقد آن به تفکیک ؛ 6) پرداخت بقیه مبلغ اسمی سهام اوراق سهام ؛ 7) تعداد سهام بی نام و بانام و مبلغ اسمی آن ها و در صورتی که ایجاد سهام ممتاز مورد نظر باشد تعیین تعداد و خصوصیات و امتیازات این گونه سهام ؛ 8) تعیین مبلغ پرداخت شده هر سهم و نحوه مطالبه بقیه مبلغ اسمی هر سهم و مدتی که ظرف آن باید مطالبه شود که به هر حال از پنج سال متجاوز نخواهد بود؛ 9) نحوه انتقال سهام بانام ؛ 10) طریقه تبدیل سهام بانام به سهام بی نام و بالعکس؛ 11) در صورت پیش بینی امکان صدور اوراق قرضه ، ذکر شرایط و ترتیب آن ؛ 12) شرایط و ترتیب افزایش و کاهش سرمایه شرکت ؛ 13) مواقع و ترتیب دعوت مجامع عمومی ؛ 14) مقررات راجع به حد نصاب لازم جهت تشکیل مجامع عمومی و ترتیب اداره آن ها ؛ 15) طریقه شور و اخذ رای اکثریت لازم برای معتبر بودن تصمیمات مجامع عمومی ؛ 16) تعداد مدیران و طرز انتخاب و مدت ماموریت آن ها و نحوه تعیین جانشین برای مدیرانی که فوت یا استعفا می کنند یا محجور یا معزول یا به جهات قانونی ممنوع می گردند ؛ 17) تعیین وظایف و حدود اختیارات مدیران ؛ 18) تعداد سهام تضمینی که مدیران باید به صندوق شرکت بسپارند ؛ 19) قید اینکه شرکت یک بازرس خواهد داشت یا بیشتر و نحوه انتخاب و مدت ماموریت بازرس ؛ 20) تعیین آغاز و پایان سال مالی شرکت و موعد تنظیم ترازنامه و حساب سود و زیان و تسلیم آن به بازرسان و به مجمع عمومی سالانه ؛ 21) نحوه انحلال اختیاری شرکت و ترتیب تصفیه امور آن ؛ 22) نحوه تغییر اساسنامه .
لازم است اشاره شود که اساسنامه می تواند اختیارات مدیران شرکت را محدود کند، ولی این امر فقط از لحاظ روابط بین مدیران و صاحبان سهام معتبر بوده و در مقابل اشخاص ثالث باطل خواهد بود.
اساسنامه نمی تواند متضمن اختیار افزایش سرمایه برای هیات مدیره باشد؛ زیرا به تصریح قانون هر گونه تغییر در سرمایه شرکت، منحصراَ در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده می باشد .
می توان در اساسنامه تابعیت شرکت را نیز ذکر نمود. برای این منظور در اساسنامه قید می گردد " تابعیت شرکت ایرانی است " . به موجب " قانون راجع به ثبت کردن شرکت ها " ، هر شرکتی که در ایران تشکیل و مرکز اصلی آن در ایران باشد، شرکت ایرانی محسوب است.
تاریخ تنظیم و امضای صورتجلسه مبنی بر امضای اساسنامه و اظهارنامه از سوی سهامداران ( موسسین ) و انتخاب اولین مدیران و بازرس یا بازرسان از طرف آنان و تحصیل قبولنامه سمت از منتخبین به مدیریت و بازرسی شرکت، و تعیین روزنامه کثیرالانتشار برای هر گونه آگهی راجع به شرکت تا تشکیل مجمع عمومی عادی، تاریخ تشکیل شرکت سهامی خاص محسوب است. مدیران برای تکمیل کار راه اندازی شرکت سهامی خاص، لازم است اساسنامه تصویب شده مجمع را به انضمام سایر مدارک ، جهت ثبت شرکت به مرجع مربوطه تسلیم کنند.
چنانچه کارشناسان اداره ثبت شرکت ها اقدامات موسسین و مدارک تسلیم را مطابق مقررات بیابند، نسبت به ثبت کردن شرکت اقدام خواهند نمود.
* چند نکته :
1- در شرکت سهامی خاص، طرح اساسنامه نداریم و طبق ماده 20 لایحه، موسسین اساسنامه را تنظیم و همگی امضا می کنند.
2- مندرجات اساسنامه از اظهارنامه مفصل تر است .
3- از آن جا که تغییر اساسنامه در روابط شرکاء و طرز همکاری آنان و منظوری که از شرکت داشته اند تاثیر عمده دارد و اساس شرکت را تغییر می دهد، ماده 74 قانون تجارت تصویب تغییرات اساسنامه را منوط به مجمع عمومی فوق العاده کرده است.

ارائه گواهینامه بانک مبنی بر تادیه سرمایه نقدی

در شرکت های سهامی خاص سرمایه اولیه ایکه از طرف سهامداران تعیین و در اظهارنامه قید می شود یا به صورت نقدی است و یا به صورت غیرنقد، در صورتی که سرمایه به صورت نقدی باشد، حداقل سی و پنج درصد سرمایه نقدی تصویب شده باید در حساب جاری شرکت واریز و گواهینامه بانک مبنی بر پرداخت آن به حساب شرکت به اداره فوق الذکر تحویل داده شود.
در صورتی که مقداری از سرمایه شرکت آورده غیرنقدی باشد ( اعم از اموال منقول مثل خودرو، کامیون و غیره و اموال غیرمنقول مثل زمین و ملک ) ارائه تقویم نامه ( ارزیابی ) کارشناس رسمی دادگستری ضروری است. یعنی ابتدائاَ آن مال باید به وسیله کارشناس رسمی دادگستری ارزیابی و قیمت گذاری شود تا قیمت و ارزش آن مشخص شود و سپس به عنوان سرمایه شرکت قید شود و در صورتی که اموال غیرمنقول جزء سرمایه شرکت قرار گیرد ارائه سند مالکیت آن به اداره مربوطه ضروری می باشد.