تهیه اسناد و مدارک لازم برای ثبت شرکت از وظایف موسسین است. به این منظور پس از تعهد حداقل 20% سرمایه شرکت طبق ماده 252 قانون اشخاص حقوقی و شرکت های تجاری اظهارنامه همراه با مدارک مندرج در این ماده را تهیه و به سازمان بورس و اوراق بهادار تسلیم نمایند. در گذشته شرکت سهامی عام الزاماَ وارد بورس نمی شد و بنابراین اظهارنامه و مدارک را به اداره مربوطه تسلیم می نمودند.

الف- اظهارنامه

اظهارنامه به منظور ایجاد رابطه شرکت با دولت و به نمایندگی از دولت با مرجع ثبت شرکت ها تکمیل می گردد. در اظهارنامه به سوال هایی پاسخ داده می شود که معمولاَ مربوط به نظم عمومی و اقتصادی کشور است. در ماده 253 قانون جدید مقرر شده است که اظهارنامه باید با قید تاریخ به امضای موسسان برسد و موارد مربوط به تشکیل شرکت و اطلاعات مبسوط مربوط به سرمایه شرکت در آن قید شده باشد و به سوال های زیر پاسخ دهد :
1- گواهینامه تایید نام شرکت در شرف تاسیس
2- مدارک مصدق هویت موسسان
3- گواهینامه بانکی حاکی از سپردن حداقل پنجاه درصد مبلغ تعهد شده در حسابی به نام شرکت در شرف تاسیس به عنوان بخش نقدی سرمایه و تودیع مدارک مالکیت بخش غیرنقدی سرمایه به نام شرکت مذکور. افزون بر این گواهینامه باید متضمن نام بانک و شماره حسابی که سرمایه نقدی در آن تادیه شده است و تعداد اسناد مالکیت تودیع شده با مندرجات اصلی آن ها نیز باشد.
4- طرح اساسنامه شرکت که با قید تاریخ به امضاء موسسین رسیده و شرایط مقرر در کلیات شرکت برای تاسیس شرکت را داشته باشد.
5- طرح اعلامیه پذیره نویسی سهام
6- گزارش تحلیلی مشتمل بر طرح توجیه اقتصادی موضوع فعالیت شرکت
7- تصویر مستندات مربوط به هر حق انحصاری تسلیم شده به عنوان آورده
8- برآورد هزینه ها و مخارج نقدی و غیرنقدی مستقیم یا غیرمستقیم مرتبط با تاسیس شرکت
9- برآورد خالص وجوه دریافتی
10- نسخه ای از هر نوع موافقت نامه یا قرارداد منعقد شده مرتبط با تاسیس شرکت
11- نسخه ای از قرارداد تعهد پذیره نویسی مشتمل بر تعهد حداقل بیست و پنج درصد 25% سرمایه شرکت ، در صورت عدم تکمیل کل سرمایه در جریان پذیره نویسی
12- تصویر مصدق موافقت نامه مرجع خاص مشروط به جلب موافقت آن مرجع پاسخ به سوالاتی که در متن اظهارنامه درج شده امری است و هیچ گونه تفسیری نمی طلبد. جز اینکه سوالات همان مواردی است که توسط قانون گذار برای ثبت شرکت مقرر شده است. به عبارت دیگر موارد اجباری و اختیاری وجود ندارد.
در اظهارنامه ثبت شرکت سهامی مخصوصاَ تعداد سهام ، مبلغ اسمی ، تعیین مبلغ پرداخت شده هر سهم ، نحوه مطالبه مبلغ پرداخت نشده هر سهم و مهلت تادیه آن که در هر صورت نباید بیشتر از پنج سال باشد باید درج شده باشد.

ب- طرح اساسنامه

رسالت اساسنامه با اظهارنامه متفاوت است. اساسنامه مکمل قانون و نوعی قانون خاص برای اداره امور شرکت در آینده است. بسیاری از روابط شرکت با مدیران و مدیران با صاحبان سهام و صاحبان سهام با شرکت و مدیران ، توسط اساسنامه تنظیم می گردد. اساسنامه شرکت برخلاف اظهارنامه می تواند مفصل و با بینش باز به نحوی تنظیم شود که در آینده مدیران به راحتی بتوانند اعمال مدیریت نمایند. در هر حال در طرح اساسنامه حداقل مواردی که باید درج گردد در ماده 28 قانون جدید پیش بینی شده است.
طبق ماده 28 قانون علاوه بر موارد مربوط به محتویات اظهارنامه ، ذکر تعداد سهام شرکت ، مبلغ اسمی هر سهم ، تعیین مبلغ پرداخت شده هر سهم و نحوه مطالبه بقیه مبلغ اسمی هر سهم و مهلت تادیه آن که در هر حال نباید از پنج سال بیشتر باشد در طرح اساسنامه شرکت سهامی عام الزامی است.
طرح اساسنامه شرکت شامل چه مواردی می شود ؟
طرح اساسنامه باید با قید تاریخ به امضاء موسسین رسیده و مشتمل بر مطالب زیر باشد :
1- نام شرکت
2- موضوع شرکت
3- مدت شرکت
4- اقامتگاه شرکت . یعنی مرکز اصلی شرکت و محل شعب آن اگر تاسیس شعبه مورد نظر باشد.
5- میزان سرمایه شرکت و تعیین مقدار نقد و غیرنقد آن به تفکیک
6- در صورت تقاضای اختصاص مزایا و یا سهم ممتاز به وسیله موسسان ، شرح مزایای مترتب بر سهم الشرکه و یا تعیین تعداد و امتیازهای سهم ممتاز و نحوه تغییر آن ها و ایجاد امتیازهای جدید
7- نحوه واگذاری سهم الشرکه و یا سهام
8- شرایط و ترتیب افزایش و کاهش سرمایه شرکت
9- مواقع تشکیل مجمع عمومی عادی سالانه
10- ترتیب دعوت هر یک از مجامع عمومی
11- تعیین نحوه دسترسی شرکاء و یا سهامداران به صورت های مالی شرکت و گزارش مدیر یا مدیران و بازرس یا بازرسان پیش از تشکیل مجمع عمومی عادی سالانه
12- حد نصاب تشکیل هر یک از مجامع عمومی در صورت اقتضاء و اکثریت لازم برای اعتبار تصمیم های آن ها
13- ترتیب اداره و نحوه شور و اخذ رای در هر یک از مجامع عمومی و تنظبم صورتجلسه آن ها
14- تعداد مدیران شرکت و نحوه انتخاب و مدت مدیریت و پیش بینی امکان یا عدم امکان انتخاب مجدد آنان
15- مواقع و ترتیب دعوت مدیران
16- حد نصاب تشکیل جلسه مدیران و اکثریت لازم برای اعتبار تصمیمات در جلسه مذکور، در صورت اقتضاء
17- نحوه اداره جلسه مدیران و تنظیم صورتجلسه آن
18- نحوه تعیین جانشین برای مدیر یا مدیران در صورت فوت ، انحلال ، استعفاء ، عزل یا منع از تصدی سمت
19- نحوه انتخاب و مدت ماموریت مدیرعامل شرکت و تعداد قائم مقام های وی
20- تعداد بازرسان شرکت و نحوه انتخاب آن ها
21- تعیین آغاز و پایان سال مالی شرکت و موعد تنظیم صورت های مالی و تسلیم آن به بازرس یا بازرسان شرکت و مجمع عمومی عادی سالانه
22- محوه تغییر اساسنامه
23- نحوه انحلال اختیاری شرکت
24- قید موارد مذکور در ماده 26 این قانون درباره شرکت های موضوع ماده مذکور
تبصره – متغیر یا ثابت بودن سرمایه و قابلیت و نحوه نقل و انتقال سهم الشرکه و یا سهام شرکت های موضوع ماده 21 این قانون از طریق صدور و ابطال و یا خرید و فروش باید در اساسنامه این شرکت ها قید شود.
چنانکه ملاحظه می شود طرح اساسنامه خیلی مفصل تر از اظهارنامه است. زیرا همانطوری که نوشته شد به نیازهای دیگری پاسخ می گوید. به علاوه هر کدام از این موارد بیست و چهارگانه می تواند به طور مفصل در اساسنامه باز و توضیح داده شود و موارد اختیاری دیگری به آن اضافه شود.
سوال : چه کسانی بایست نسبت به تهیه طرح اساسنامه اقدام نمایند ؟
بهتر است طرح اولیه اساسنامه توسط اعضاء یا ینیان گذاران اولیه مجموعه یا شرکت تهیه و تنظیم گردد و در انتها برای نهایی کردن چهارچوب و متون آن از لحاظ بررسی مفهوم و برداشت حقوقی آن جهت جلوگیری از تضاد و تناقض در عبارات و جملات آن از یک کارشناس حقوقی و یا مشاوره این حیطه ، کسب نظر کرد.

ج- طرح اعلامیه پذیره نویسی

1- تهیه طرح
طرح اعلامیه پذیره نویسی به منظور مراجعه به عموم برای تامین بخشی از سرمایه شرکت تنظیم می شود. در این طرح باید اطلاعات لازم در مورد شرکت و هدف از تاسیس آن و چگونگی پذیره نویسی و محل و مبلغ لازم برای این منظور و هر آنچه که سرمایه گذار را تشویق به سرمایه گذاری می نماید گنجانیده شود. طرح اعلامیه پذیره نویسی نیز می تواند مفصل و مشوق باشد و به این منظور برای تنظیم آن می شود از اهل فن و مشاورین حقوقی و مالی استفاده نمود. ولی در طرح اعلامیه پذیره نویسی به حداقل سوال هایی که در ماده 255 قانون جدید تعیین شده است باید پاسخ داد. در هر صورت تنظیم اعلامیه پذیره نویسی امر مهمی است و باید با دقت زیادی تنظیم شود تا اعلامیه پذیره نویسی با موفقیت قرین گردد در غیر این صورت با اقبال عمومی مواجه نخواهد شد و نتیجتاَ سرمایه لازم برای تشکیل شرکت تحصیل نخواهد شد.
در ماده 255 قانون اشخاص حقوقی و شرکت های تجاری مقرر شده است که طرح اعلامیه پذیره نویسی مذکور در ماده 252 باید مشتمل بر نکات زیر باشد:
1- نام شرکت
2- موضوع شرکت و نوع فعالیت هایی که شرکت به منظور آن تشکیل می شود.
3- اقامتگاه شرکت که همان مرکز اصلی شرکت و شعب آن در صورتی که تاسیس شعبه مورد نظر باشد.
4- مدت شرکت
5- هویت ، اقامتگاه و شغل موسسان و در صورتی که تمام یا بعضی از آنان در امور مربوط به موضوع شرکت و یا امور مشابه با آن با ذکر رمختصری از سوابق ، اطلاعات و یا تجاربی که داشته باشند.
6- مبلغ سرمایه شرکت و تعیین مقدار نقد و غیرنقد آن به تفکیک
7- تعیین مشخصات و اوصاف و ارزش آورده غیرنقد طبق نظریه کارشناس رسمی دادگستری
8- ذکر مقداری از سرمایه که موسسان تعهد کرده و مبلغی که پرداخت کرده اند.
9- تعداد سهام بانام و بی نام شرکت
10- در صورتی که موسسان برای خود امتیازاتی در نظر گرفته باشند، ذکر دقیق این گونه امتیازات
11- ذکر هزینه هایی که موسسان تا آن موقع برای تدارک مقدمات تشکیل شرکت و مطالعات انجام شده ، پرداخت کرده اند و برآورد هزینه های لازم تا شروع فعالیت های شرکت
12- در صورتی که انجام موضوع شرکت به طور قانونی مستلزم موافقت مراجع خاصی باشد ، ذکر مشخصات اجازه نامه یا موافقت اصولی آن مراجع
13- ذکر حداقل تعداد سهامی که هنگام پذیره نویسی باید به وسیله پذیره نویس تعهد شود و تعیین مبلغی از آن که باید مقارن پذیره نویسی به صورت نقدی پرداخت گردد و نحوه مطالبه بقیه مبلغ اسمی هر سهم و مهلت تادیه آن .
14- تعیین مهلتی که طی آن اشخاص می توانند برای پذیره نویسی و پرداخت مبلغ نقدی به محلی که پذیره نویسی در آن انجام می شود مراجعه کنند.
15- ذکر شماره و نوع حساب بانکی که مبلغ نقدی سهام پذیره نویسی شده به آن حساب پرداخت می شود.
16- ذکر نام ، اقامتگاه و میزان تعهدات متعهد پذیره نویسی که شخصی حقوقی است غیر از موسسان و پذیره نویسان که پذیره نویسی سرمایه پذیره نویسی نشده را ظرف مهلت مقرر تعهد می کند.
17- تصریح به اینکه اظهارنامه موسسان به انضمام طرح اساسنامه برای مراجعه اشخاص به مرجع ثبت شرکت ها و سازمان بورس و اوراق بهادار تسلیم گردیده و در پایگاه الکترونیک آن ها قرار داده شده است.
18- تصریح به اینکه سهام چگونه به پذیره نویسان تخصیص می یابد.
19- تصریح به مفاد مقررات قانونی در صورتی که سرمایه شرکت در جریان پذیره نویسی تکمیل نشود.
20- ذکر نام روزنامه کثیرالانتشار اصلی و علی البدل که هرگونه دعوت و اطلاعیه بعدی تا تشکیل مجمع عمومی موسس به طور انحصاری در آن منتشر می شود.
در طرح اعلامیه پذیره نویسی باید به عموم اطمینان داد که سرمایه گذاری در شرکت درست و منطبق بر قانون و موازین حقوقی و اقتصادی است و موضوع شرکت با موفقیت قابل انجام و از نظر اقتصادی سودآور خواهد بود.
پس از تکمیل سه سند اساسی مندرج در ماده 253 و 254 و 255 قانون ا. ح. ش. ت 1392 برای ثبت کردن شرکت سهامی همراه با گواهی بانکی مبنی بر افتتاح حساب به نام شرکت در شرف تاسیس و اسناد مربوط به آورده غیرنقدی به شرح مندرج در قانون باید به سازمان بورس و اوراق بهادار مراجعه نمود. سازمان بورس و اوراق بهادار باید حداکثر ظرف ده روز پس از دریافت مدارک مذکور در مورد توجیه اقتصادی موضوع فعالیت شرکت اظهارنظر کند. در صورت نقص مدارک و یا فقدان توجیه اقتصادی، این سازمان ظرف مهلت مذکور مراتب را به طور کتبی و مستدل به متقاضی تاسیس اعلام و در غیراین صورت، موافقت نامه خود را به همراه مدارک تسلیم شده به مرجع مربوطه ارسال می کند.
مرجع ثبت شرکت ها پس از مطالعه اظهارنامه و ضمائم آن و تطبیق مندرجات آن ها با قانون و عدم مشاهده مورد خلاف قانون اجازه انتشار اعلامیه پذیره نویسی را صادر می نماید و سازمان بورس و اوراق بهادار اعلام و در غیر این صورت ظرف همان مدت موارد نقص را به طور کتبی و مستدل به سازمان مذکور ارسال می کند.
بنابراین مرجع ثبت شرکت ها مدارک ارائه شده را با متن قانون تطبیق می دهد و به این لحاظ موسسین ناگزیر از تنظیم مدارک به نحوی هستند که مورد قبول این مرجع قرار گیرد. به این منظور فرم اساسنامه و اظهارنامه و اعلامیه پذیره نویسی از طرف اداره تهیه و تنظیم و در اختیار متقاضی ثبت شرکت قرار می گیرد. اقدام به چنین کاری اگر در مورد اظهارنامه درست بود، در مورد اساسنامه و اعلامیه پذیره نویسی به هیچ وجه درست نمی باشد. این دو مدرک موردی و خاص است و از هر گروه به گروه دیگر و از هر سلیقه به سلیقه دیگر متفاوت می باشد. مخصوصاَ اساسنامه باید با بینش و دانش وسیع تئوری و عملی تنظیم شود. اساسنامه خوب موجب تسهیل امور شرکت و اساسنامه کمتر خوب موجب بروز مشکلات عدیده است.
2- انتشار اعلامیه پذیره نویسی
سازمان بورس و اوراق بهادار پس از دریافت اجازه انتشار اعلامیه پذیره نویسی باید آن را ظرف پانزده روز به هزینه موسسان در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار سراسری منتشر کند و در پایگاه الکترونیک خود قرار دهد. اعلامیه مذکور باید در محلی که پذیره نویسی در آن صورت می گیرد در معرض دید اشخاص قرار داده شود.
پس از انقضاء مهلت پذیره نویسی دو حالت متصور است . پذیره نویسی ممکن است در مدت تعیین شده با اقبال عمومی مواجه نشده باشد در این صورت مدت پذیره نویسی قابل تمدید است. در صورتی که مدت تمدید شده باشد بعد از انقضای مدت تمدید شده اگر پذیره نویسی موفق باشد موسسین باید حداکثر ظرف یک ماه به تعهدات پذیره نویسان رسیدگی و پس از احراز اینکه تمام سرمایه شرکت به درستی تعهد گردیده است و اقلاَ پنجاه درصد آن پرداخت شده است تعداد سهام هر یک از تعهد کنندگان را تعیین و اعلام و مجمع عمومی موسس را دعوت نمایند. برای رسمیت جلسه مجمع عمومی موسس دعوت از نماینده سازمان بورس و اوراق بهادار الزامی است.
همان طور که می دانیم ، موسسین خود پنج درصد 5% مبلغ تعهد شده را که بیست و پنج درصد است را نقداَ پرداخت می نمایند. بنابراین منطقی نیست که از عموم تقاضای کل مبلغ پذیره نویسی را نمایند. گذشته از این در شرکت سهامی سیاست اقتصادی بر این استوار است که با سرمایه های کوچک و تدریجی سرمایه کلانی تهیه و به کار گرفته شود و در ابتدای انجام هر پروژه و فعالیت اقتصادی نیازی به کل سرمایه ای که تا پایان پروژه به کار گرفته خواهد شد نیست ، لذا قانون گذار ترتیبی داده است و موسسین باید به نحوی عمل نمایند که سرمایه تدریجاَ وصول و هزینه شود و معطل نماند. در این راستا منطقی است که در ابتدا مبلغی در حد 20% سهم وصول و برای باقی مانده آن به تعهد پرداخت اکتفا شود و پس از پیشرفت نسبی پروژه تقاضای پرداخت قسمتی دیگر از سرمایه شود.
طبق ماده 265 قانون اشخاص حقوقی و شرکت های تجاری 1392 هر گاه پس از پایان مهلت پذیره نویسی یا مهلت تمدید شده سرمایه مذکور در اعلامیه پذیره نویسی تامین نشود ، کسری سرمایه باید ظرف ده روز به وسیله متعهد پذیره نویسی تامین گردد.
چنانچه تمام سرمایه شرکت از طریق مذکور تامین نگردد، شرکت تشکیل نمی شود و موسسان باید ظرف ده روز مراتب را به مرجع مربوطه اطلاع دهند. در صورت عدم تشکیل شرکت ، متعهد پذیره نویسی که معمولاَ بانک یا موسسه اعتباری است مسئول جبران خسارات وارد شده است.
پس از گذرانیدن این دوره بار دیگر ممکن است به دلیل دیگر شرکت تشکیل نشود . طبق ماده 271 قانون اشخاص حقوقی و شرکت های تجاری مصوب 1392 هر گاه شرکت تا شش ماه از تاریخی که مرجع ثبت شرکت ها اظهارنامه ثبتی را دریافت می کند به ثبت نرسد، مرجع مربوطه به درخواست هر یک از موسسان و پذیره نویسان گواهینامه ای حاکی از عدم ثبت کردن شرکت صادر و به همراه تصویر مصدق اظهارنامه به بانکی که تادیه وجوه و تسلیم مدارک آورده های غیرنقدی در آن به عمل آمده است ، ارسال می کند. بانک مذکور باید با مراجعه هر یک از موسسان و پذیره نویسان تعهدنامه ، وجوه پرداختی و یا مدارک مالکیت تودیع شده آنان را مسترد کند. پس از صدور گواهینامه مذکور اقدامات ثبتی انجام شده بی اثر می شود.