ضرورت اخذ پلمپ دفاتر تجاری به دلیل اهمیت مخصوصی است که قانونگذار برای دفاتر تجاری قائل شده و بین تجار دفاتر تجاری سندیت دارند.

• انواع دفاتر تجاری

به موجب ماده 6 قانون تجارت، هر تاجری به استثناء کسبه جزء، مکلف است دفاتر ذیل را که دفاتر تجاری نامیده می شود تهیه و جهت حسن انجام امور تجاری در اختیار داشته باشد:
1.دفتر روزنامه
2.دفتر کل
3.دفتر دارایی
4.دفتر کپیه یا اندیکس

1.1 دفتر روزنامه
دفتری است که تاجر باید همه روزه کلیه عملیات خود اعم از مطالبات، دیون، داد و ستد تجاری، معاملات راجع به اوراق تجاری و به طور کلی کلیه فعالیت های مالی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و حتی وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت  نماید.

1.2 دفتر کل
دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات خود را لااقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج نماید و انواع مختلف آن را تفکیک و هر نوع آن را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.

1.3 دفتر دارایی
دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز مشخص کرده و در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.

1.4 دفتر کپیه
دفتری است که تاجر باید تمام مراسلات و نامه های صادره و وارده، تلکس، تلگراف ها، فاکتورها و فارکس های خود را در آن ثبت نماید. دفاتر تجاری (به جز دفتر کپیه) به موجب الزامات ماده 11 و 12 قانون تجارت باید از طرف اداره ثبت شماره گذاری و امضا و پلمپ شود.

دفاتر دیگری از قبیل دفتر معین، دفتر ضمانت نامه ها، دفتر صندوق و نظایر آن نیز مورد استفاده تجار قرار می گیرد که اختیاری است و الزام قانونی برای استفاده از آن ها وجود ندارد، بلکه جهت سهولت اداره امور شرکت ها و حجره های تجار به کار گرفته می شود.

• اهمیت دفاتر تجاری

دفاتر تجاری در صورتی که مطابق قانون تنظیم شده باشد، در تسهیل کار تجار نقش بسیار مثبتی را ایفا می کند، ولی چنانچه در تنظیم آن مراعات وجوه قانونی نشده باشد، آثار سوئی علیه تاجر خواهد داشت.
1.دفاتر تجاری در صورتی که مطابق مقررات قانون تجارت مرتب شده باشند، بین تجار در امور تجاری سندیت خواهند داشت؛ در غیر این صورت فقط علیه صاحب آن معتبر خواهد بود.
2.دفاتر تجاری در صورتی که مطابق مقررات قانون تجارت تنظیم شده باشند می توانند به عنوان عملکرد مالی مورد قبول ممیزان مالیاتی قرار گیرند.
3.به موجب مواد 1298 و 1299 قانون مدنی، دفاتر تجاری در موارد مشروحه ذیل دلیل محسوب نمی شوند:
3.1 وقتی که در دفتر بی ترتیبی و اغتشاشی کشف شود که به نفع صاحب دفتر باشد.
3.2 وقتی که بی اعتباری دفتر قبلاَ در موردی در محکمه ثابت شده باشد.
3.3 در صورتی که ثابت شود اوراق دفتر تراشیدگی دارد، یا اوراق جدیدی داخل آن شده است.
3.4 در مواردی که طرف دیگر تاجر نباشد، فقط ممکن است جزء قرائن و امارات ادعای او قرار گیرد.

• ضرورت پلمپ دفاتر تجاری

قانونگذار اهمیت مخصوصی برای دفاتر تجاری قائل شده و بین تجار دفاتر تجاری سندیت دارند. برای جلوگیری از تقلب و وارد کردن بعضی از اقلام به تاریخ های بعد تشریفاتی پیش بینی شده است که حتی المقدور تجار نتوانند بعداَ ارقامی را در دفاتر خود وارد کنند. ماده 11 قانون تجارت مقرر می دارد:
"دفاتر مذکور در ماده 6 به استثناء دفتر کپیه قبل از آنکه در آن چیزی نوشته شده باشد توسط نماینده اداره ثبت (که مطابق نظامنامه وزارت عدلیه معین می شود) امضاء خواهد شد. برای دفتر کپیه امضای مزبور لازم نیست ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد. در موقع تجدید سالیانه هر دفتر مقررات این ماده رعایت خواهد شد. حق امضاء از قرار هر صد صفحه با کسور آن دو ریال و بعلاوه مشمول ماده 135 قانون ثبت اسناد است".

لذا، دفاتر روزنامه ، کل و دارایی و همچنین هر دفتری که داشتن آن را وزارت دادگستری لازم بداند، باید قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شود، به وسیله نمایندگان اداره کل ثبت، مهر و پلمپ شود.

صفحات دفاتر فوق باید دارای شماره ترتیب اعم از ردیف یا مترادف بوده و نخ کشی شده باشد. متصدی امر کلیه صفحات آن را شمارش و به مهر مخصوص ممهور می نماید و تعداد صفحات را در ابتدا و انتهای آن با تصریح به اسم و مشخصات تاجر صاحب دفتر، قید و اعداد را با تمام حروف نوشته و دو طرف آن را با مهر سربی که وزارت دادگستری تهیه نموده پلمپ می کند. دفتر کپیه نیازی به پلمپ و ثبت ندارد.

تاجر مکلف است معاملات خود را در دفاتر یاد شده به ترتیب ثبت کند. تراشیدگی، مخدوش نمودن و گذاشتن صفحات سفید بیش از اندازه به موجب ماده 13 قانون تجارت ممنوع است. تاجر الزاماَ باید این دفاتر را حداقل تا 10 سال نگه دارد.

"آیا با توجه به ماده 13 قانون تجارت نگهداری اسناد و مدارک مثبته دفاتر قانونی شرکت ها از جمله فاکتورهای فروش روزانه و اسناد حسابداری به مدت ده سال (10) الزامی است یا خیر؟

نظر مشورتی اداره حقوقی به شرح ذیل است:
"دستور ماده 13 قانون تجارت درباره نگهداری دفاتر تجاری به مدت ده سال بر این مبنی است که در صورت استناد به مندرجات دفاتر در مراجع صالح یا نیاز به حسابرسی و بررسی امور تجاری تاجر و امثال آن، دفاتر تجاری در دسترس باشد و چون شرط اعتبار دفاتر این است که مطابق قانون تجارت مترتب شده باشد و لازمه تشخیص این امر ملاحظه و بررسی اسناد و مدارک مربوط و مطابقت آن ها با مندرجات دفاتر است لذا تامین مقصود و منظور مقنن از نگهداری دفاتر بدون حفظ و نگهداری اسناد و مدارک مزبور نظیر فاکتورها و اسناد حسابداری مقدور نیست. بالنتیجه به نظر می رسد ماده 13 قانون تجارت ناظر به نگهداری این قبیل اسناد نیز می باشد. (مجموعه نظرهای مشورتی اداره حقوقی دادگستری جمهوری اسلامی ایران در مسائل مدنی، از سال 1358 به بعد، روزنامه رسمی، 1368)"

ارائه خدمات حرفه ای ثبتی در دپارتمان تخصصی ثبت شرکت فکر برتر
(با امکان استفاده از پاسخگویی و مشاوره ی رایگان 42143-021)