در این مطلب برآنیم تا به ضوابط تنظیم انواع صورتجلسه بپردازیم . خاطر نشان می شویم ، مشاورین زبده مجموعه فکر برتر، همان گونه که در ثبت شرکت همراه شما بوده اند در ثبت تغییرات شرکت و تنظیم انواع صورتجلسه نیز در خدمت شما خواهند بود. برای این منظور می توانید از طربق شماره های مذکور در سامانه با ما تماس حاصل فرمایید. مفتخریم که راهنمای شما در امور حقوقیتان باشیم .

• صورتجلسه چیست؟

صورتجلسه در فرهنگ فارسی معین ، به معنای نوشته ای که رویدادها و گفتگوهای جلسه در آن ثبت می شود آمده است.به طور معمول صورتجلسه ها شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه ، مشخصات اعضاء شرکت کننده و تصمیمات اتخاذ شده می باشد. هر جلسه رسمی با تجمع ارکان ( اعضاء جلسه ، دستور جلسه ، در زمان معین و مکان ) تحقق می یابد. مکمل تحقق جلسه تنظیم صورت جلسه ای است که رسمیت جلسه را تامین می نماید.

• تنظیم صورتجلسه

تنظیم مطالب در نشست های رسمی به وسیله دبیر یا منشی جلسه انجام می شود.منشی جلسه ممکن است یکی از اعضا جلسه بوده و یا شخص دیگری که به همین عنوان و بدون داشتن حق رای در جلسه حضور می یابد.
متن صورت جلسه باید کامل و دقیق مطابق با نمونه های ارائه شده اداره ثبت شرکت ها تنظیم گردد وسپس عیناَ در سامانه اداره ثبت شرکت ها درج شود . پس از درج در سامانه ، می بایست اصل صورتجلسه  امضاء شده و به اداره ثبت شرکت ها ارسال گردد.
تنظیم صورت جلسه به طرق ذیل دسته بندی می شوند :
_ تنظیم صورت جلسه شرکت های با مسئولیت محدود
_ تنظیم صورت جلسه شرکت های سهامی خاص
_ تنظیم صورت جلسه شرکت های سهامی عام
_ تنظیم صورت جلسه شرکت های تضامنی
_ تنظیم صورت جلسه شرکت های تعاونی
_ تنظیم صورت جلسه شرکت های نسبی
_ تنظیم صورت جلسه شرکت های مختلط سهامی
_ تنظیم صورت جلسه شرکت های مختلط غیر سهامی

• چهارچوب تدوین صورت جلسه :

_  شماره جلسه ( برمبنای استمرار و یا دوره ای بودن )
_ مشخصات اعضای شرکت کنندگان
_ دستور جلسه ( هدف تشکیل جلسه )
_مطالب مطرح شده در جلسه
_ تصمیمات اتخاذ شده
_ زمان جلسه ( زمان شروع و خاتمه جلسه )
_ مکان جلسه
_ تکلیف جلسه بعدی ( بدین معنی که چنانچه موضوع به جلسه ی بعد موکول شود ، در صورتجلسه زمان و مکان و دستور بعدی تعیین گردد. )
_ امضاء شرکت کنندگان
لازم به توضیح است ، در صورت جلسه هایی که جنبه مالی و یا حقوقی دارد و یا از اهمیت ویژه ای برخوردار است باید تنظیم صفحات آن به وسیله شرکت کنندگان امضاء شود.

• فرآیند انجام تغییرات صورت جلسه ی شرکت :

یک شرکت پس از ثبت، می تواند تغییراتی را در مواردی از اساسنامه و یا هر آنچه مربوط به شرکت است ایجاد کند. منظور از تغییرات و تصمیمات شرکت ها، تمامی تغییرات و تصمیمات شرکت است که طی مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده یا در جلسات هیأت مدیره بنا به ضرورت هایی صورت می گیرد.
به موجب ماده ی 200 قانون تجارت ثبت تغییرات ذیل در شرکت ها الزامی است:
الف- تغییر اساسنامه
ب- تمدید مدت شرکت،زاید بر مدت مقرر
ح- انحلال شرکت،حتی در مواردی که انحلال به واسطه ی انقضای مدت شرکت صورت گیرد.
د -تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکا یا خروج بعضی از آن ها از شرکت.
ه -تغییر اسم شرکت
و- و در هر تقسیم راجع به مورد معین ماده ی 58 قانون تجارت در ماده ی 58 قانون تجارت در ماده ی نهم نظامنامه ی قانون تجارت،علاوه بر موارد بالا،تغییر مدیر یا مدیران شرکت هم افزوده شده است.
ثبت تغییرات شرکت ها مستلزم تنظیم و ارایه صورتجلسه متناسب با موضوع تغییرات و ارایه آن به مرجع ثبتی است. اداره ی کل شرکتها در صورت صحت صورتجلسه و رعایت کردن کلیه اصول و قواعد قانونی آن و مطابقت موارد آن با پرونده ی اصلی، آگهی تغییرات ثبتی را صادر نموده که در روزنامه رسمی و محلی اطلاع رسانی شود.

• مراحل  ثبت تغییرات اینترنتی در سامانه اداره ثبت شرکت ها (صورتجلسه)

مرحه اول: تکمیل اطلاعات شرکت
_ وارد نمودن شناسه ملی شرکت
_ وارد نمودن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت در صورت نداشتن شناسه ملی.
مرحله دوم: درج اطلاعات جلسه
_ تعیین نوع صورتجلسه با توجه به نوع شرکت ( مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی عادی، فوق العاده و..)
_مشخص نمودن حد نصاب جلسه مبنی بر حضور تمامی اعضای شرکت و یا اکثریت اعضا.
_ تکمیل مشخصات متقاضی ( نام، نام خانوادگی، شماره ملی، ...)
_ مشخص نمودن سمت متقاضی مبنی بر اینکه اصیل باشد یاوکیل.
_ مشخص نمودن تاریخ برگزاری جلسه.
_ وارد کردن ساعت شروع و پایان در جلسه در قسمتهای مربوطه و رعایت تقدم و تأخر ساعات جلسه چنانچه در یک روز چند جلسه تشکیل شده باشد.
_ کلیک بر روی کلید پذیرش موقت.
_ دریافت شماره  19 رقمی.
_ تعیین مشخصات و سمت امضا کننده دفتر.
مرحله سوم: درج تصمیمات جلسه.
_انتخاب تصمیم مورد نظر از فهرست نوع تصمیم و سپس انتخاب کلید افزودن تصمیم جلسه.
مرحله چهارم: مشخص نمودن نامهای درخواستی ،در صورتی که در موضوع جلسه تغییر نام وجود داشته باشد.
_ مشخص نمودن اولویت  به ترتیب اسامی ( نباید بیش تر از پنج اسم باشد)
_ تایپ اسم مورد نظر در فیلد درخواستی.
مرحله پنجم: درج اشخاص جلسه
_ مشخص نمودن اعضای حاضر در جلسه و سمت آنها در جلسه( وکیل، سهامدار...)
_ وارد نمودن اطلاعات شخص ( نام، نام خانوادگی، شماره ملی، نام پدر، تابعیت ...)
_ وارد کردن شماره ملی شخص در صورت ایرانی بودن و شماره گذرنامه در صورت غیر ایرانی بودن.
_ وارد کردن نام شخص، شناسه ملی و شماره ثبت در صورت حقوقی بودن شخص.
مرحله ششم : درج سمت اشخاص جلسه
_ تعیین اشخاص جلسه.
_ انتخاب سمت در شرکت از فهرست مربوطه.
_ انتخاب سمت در جلسه.
مرحله هفتم: تعیین ارتباط اشخاص جلسه ( نماینده سهامدار بودن یا وکیل سهامدار بودن)
_ انتخاب گزینه نماینده یا وکیل.
_ انتخاب نوع نمایندگی ( وکیل، وصی، قیم ..) از فهرست مربوطه.
_ انتخاب موکل.
_ انتخاب گزینه ی ثبت ارتباط اشخاص.
مرحله هشتم: در این مرحله متقاضی باید مدارکی که بنا به تصمیمات انتخاب شده و نوع صورتجلسه،  تهیه شده را ارایه کند و گزینه " تأیید مدارک مورد نیاز" را انتخاب نماید.
مرحله نهم: تایپ متن صورتجلسه
_ تایپ متن صورتجلسه در این صفحه و استفاده از متون پیش فرض از سامانه.
_ یا زدن کلید " دریافت متن پیشنهادی رایانه" بر اساس تصمیمات اتخاذ شده.
_ کلیک بر کلید پذیرش نهایی.
در مرحله آخر بعد از پذیرش اینترنتی از طریق سامانه و اخذ تأییدیه پذیرش، متقاضیان باید نسخه های اصلی صورت جلسات تنظیمی و ضمائم آنها را حداکثر به مدت سه روز کاری از طریق باجه های پست به صورت سفارشی به آدرسی که در تأییدیه پذیرش درج شده ارسال کنند.
در صورت نیاز به هر گونه مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.
مشوره تخصصی رایگان تلفنی با وکلای پایه یک دادگستری :

• شماره تماس : 42143-021
• تماس با مشاوران ارشد از طریق شماره های مندرج در سامانه