وفق ماده 1 آیین نامه صدور مجوز و نحوه فعالیت شرکت های نمایندگی کشتیرانی ، شرکت نمایندگی کشتیرانی به شخص حقوقی ایرانی دارای مجوز فعالیت از سازمان گفته می شود که از طرف مالک کشتی یا خطوط کشتیرانی یا اجاره کننده یا هر شخصی که مجاز به اداره و بهره برداری کلی یا جزئی از کشتی است ، به فعالیت های مندرج در ماده 2 این فصل اشتغال می یابد. از نظر ماده 2 این آئین نامه فعالیت نمایندگی کشتیرانی عبارت است از ارائه خدمات کشتیرانی در موارد ذیل :
1. انجام امور مربوط به ورود و خروج کشتی های در بنادر و حوزه مربوطه از قبیل اعلام نمایندگی به بندر، درخواست ورود و خروج ، ارائه اطلاعات مورد نیاز بندر و پرداخت حقوق، عوارض و هزینه های بندری متعلق به کشتی حسب مقررات مربوطه.
2. تدارک خدمات مورد نیاز کشتی و کارکنان آن در زمان حضور در بندر و محدوده های آن .
3. انجام ترتیبات لازم جهت تخلیه ، بارگیری ، بارشماری و تحویل و تحول کالا و کانتینر حسب مورد از طریق اشخاص مجاز.
4. انجام ترتیبات لازم جهت تهیه و تکمیل اسناد محموله های وارده یا صادره از / به بنادر به منظور انجام تشریفات گمرکی از جمله تنظیم صورتجلسات کسر و اضافه تخلیه و صدور ترخیصیه و تقاضای اصلاح مانیفیست.
5. اخذ کرایه حمل و سایر مطالبات مربوط به کشتی ، کانتینر یا محموله به نمایندگی از طرف خط مربوطه
6. بازاریابی در امور حمل و نقل دریایی و صدور اسناد حمل از طرف موسسه کشتیرانی مربوطه
7. انجام تشریفات ترانزیت کالا اعم از ترانزیت داخلی ، خارجی و فعالیت های کارگزاری در مورد محمولاتی که مقصد آن در بارنامه دریایی بندر ورودی نبوده و یا مقصد داخلی یا خارجی مشخصی باشد.
8. سایر فعالیت هایی که به موجب قوانین و مقررات مربوطه توسط شرکت نمایندگی کشتیرانی انجام می گردد.
ثبت شرکت کشتیرانی :
انجام فعالیت نمایندگی کشتیرانی مستلزم اخذ مجوز فعالیت از سازمان بنادر و کشتیرانی می باشد که سازمان با توجه به مقتضیات اجتماعی و اقتصادی و کفایت یا عدم کفایت شرکت های موجود و یا رعایت مفاد  آیین نامه صدور مجوز و نحوه فعالیت شرکت های نمایندگی کشتیرانی ، اقدام به صدور مجوز خواهد نمود.
پس از دریافت مجوز جهت ثبت شرکت ، مدارک مورد نیاز را فراهم نمایید .

• مدارک لازم ثبت شرکت کشتیرانی عبارتند از :

2 نسخه اصل اساسنامه که تمامی صفحات آن توسط تمامی سهامداران شرکت امضا شده باشد.
2 نسخه اصل شرکتنامه که تمامی صفحات آن توسط تمامی سهامداران امضا شده باشد.
2 نسخه اصل اظهارنامه ( تقاضانامه ) که تمامی صفحات آن توسط تمامی سهامداران شرکت امضا شده باشد.
2 نسخه اصل صورتجلسه مجمع عمومی که تمامی صفحات آن توسط تمامی سهامداران شرکت امضا شده باشد.
2 نسخه اصل صورتجلسه هیات مدیره ( در صورت داشتن هیات مدیره )
نکته : اسناد و مدارک ثبت شرکت باید از ادارات ثبت شرکت ها خریداری شود و پس از تکمیل و تعیین نام شرکت ، توسط متقاضی یا از طریق اداره ثبت برای سازمان ارسال گردد.

• شرایط مورد نیاز مدیر عامل شرکت کشتیرانی :

صلاحیت عمومی :
1. تابعیت ایران
2. حداقل سن 25 سال
3. انجام خدمت نظام وظیفه با معافیت دائم
4. عدم سوء پیشینه کیفری
5. عدم اعتیاد به مواد مخدر
6. عدم اشتغال به کار در دستگاه های دولتی و نداشتن سمت مشابه در سایر شرکت ها.
صلاحیت های حرفه ای مدیر عامل و مدیر شعبه :
1. شرایط مدیر عامل
مدیر عامل باید دارای حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی، 4 سال سابقه کار مفید اجرایی در زمینه کشتیرانی و یا نمایندگی کشتیرانی و گذراندن دوره های آموزش مربوط بر اساس دستورالعمل سازمان بنادر و کشتیرانی خواهد بود.
2. شرایط مدیر شعبه
ایجاد شعبه منوط به معرفی و به کار گماری یک نفر مدیر شعبه حائز شرایط ذیل می باشد :
مدیر شعبه باید دارای حداقل مدرک تحصیلی دیپلم و 2 سال سابقه کار مفید اجرایی در زمینه کشتیرانی و یا نمایندگی کشتیرانی و گذراندن دوره های آموزشی مربوطه ذیل بر اساس دستورالعمل سازمان بنادر و کشتیرانی خواهد بود.
نکته :
_ در صورتی که اشخاصی حضور در دوره های فوق الاشعار را ضروری نداند می بایستی تقاضای مکتوب خود را با ذکر دلائل و مستندات به اداره کل امور بندری منعکس تا تصمیم لازم در این خصوص اتخاذ گردد.
_ ماموریت لحاظ شده برای مدیر عامل و مدیر شعبه از طریق ارائه گواهی معتبر از مراکز علمی حرفه ای و آموزشی داخلی و خارجی مجاز از قبیل مراکز آموزش عالی ، مراکز آموزشی وزارتخانه ها ، موسسه آموزشی کشتیرانی جمهوری اسلامی و یا قبولی دوره های کاربردی مورد تایید سازمان و یا قبولی در آزمون کتبی سازمان احراز می گردد.
_ به منظور احراز سابقه کار مفید ارائه یکی از مدارک ذیل ضروری است :
1. تاییدیه یا حکم کارگزینی یا بازنشستگی صادره دستگاه های دولتی یا عمومی که مبین سوابق مفید اجرایی متقاضی در زمینه کشتیرانی یا نمایندگی کشتیرانی در آن دستگاه ها باشد.
2. روزنامه رسمی کشور مبنی بر عضویت متقاضی به عنوان مدیر عامل یا عضو هیات مدیره شرکت های موضوع این آئین نامه .
3. تاییدیه سازمان تایید اجتماعی و انجمن های صنفی مربوطه مبنی بر اینکه متقاضی در شرکت های موضوع این آئین نامه اشتغال داشته و حق بیمه پرداخت نموده است.
4. تاییدیه سابقه کار در خارج از کشور توسط سازمان های دولتی ، عمومی ، مراکز خصوصی معتبر در آن کشور با گواهی سفارت جمهوری اسلامی ایران .

• تطبیق شرایط و الزامات :

1. کلیه شرکت های نمایندگی کشتیرانی اعم از شرکت هایی که قبل از تصویب آیین نامه نامبرده ، مجوز فعالیت دریافت نموده اند یا شرکت هایی که بعداَ مجوز دریافت خواهند نمود، مکلفند به منظور جبران خسارات احتمالی ناشی از انجام وظایف و فعالیت های خود و کارکنانش در اماکن بندری این آئین نامه نسبت به ارائه بیمه نامه مسئولیت که حداقل پوشش آن را سازمان مشخص خواهد نمود اقدام نمایند. تا زمانی که شرکت های بیمه اقدام به صدور بیمه نامه در این خصوص ننموده اند بر اساس آئین نامه قبلی رفتار خواهد شد.
2. دارا بودن دفتر مرکزی کار مناسب با کاربری اداری و داشتن دفتر کار مناسب حداقل در یکی از بنادر کشور. ( ماده 5)
نکته :
_ شرکت های نمایندگی کشتیرانی می توانند در سایر بنادری که دارای شعبه نیستند از خدمات شرکت های دارای مجوز رسمی از سازمان بنادر و کشتیرانی یا شعب شرکت های همکار استفاده نمایند.
_ شرکت های نمایندگی کشتیرانی موظفند دارندگان امضای مجاز را کتباَ به سازمان معرفی نمایند.

• شرایط صدور مجوز فعالیت

1. صدور مجوز فعالیت در زمینه نمایندگی کشتیرانی منوط به احراز صلاحیت های مذکور در آئین نامه مذکور و ارائه مدارک ثبتی شرکت مبنی بر وجود فعالیت نمایندگی کشتیرانی در موضوع شرکت می باشد.
نکته : قبل از اعطاء پروانه فعالیت به منظور رعایت مقررات داخلی و کنوانسیون های بین المللی امنیتی از جمله ISPS- CODE نظر واحد حراست سازمان در مورد صلاحیت ارکان شرکت استعلام می گردد. در صورتی که ظرف یک ماه پاسخی دریافت نشود تایید صلاحیت تلقی خواهد شد.
کلیه سهام شرکت های نمایندگی می بایستی بانام باشد.