وظیفه دعوت مجمع عمومی عادی سالانه به عهده هیات مدیره شرکت است و چنانچه هیات مدیره مجمع را در موعد مقرر دعوت نکند بازرس شرکت مکلف است این وظیفه را انجام دهد.
گاهی مشاهده می شود در شرکت های سهامی هیات مدیره و بازرسان به تکلیف خود در مورد دعوت مجمع عمومی شرکت در مواعد تعیین شده در قانون اقدام نمی نمایند و سهام داران به دنبال برگزاری مجمع هستند یا سهام دار جدیدی که به واسطه خرید سهام مالک عمده سهام شده و می تواند تعدادی از اعضای هیات مدیره را انتخاب کند درخواست برگزاری مجمع را به طور فوق العاده دارد.

• تشریفات دعوت مجمع عمومی شرکت سهامی و ثبت دستور جلسه

همان گونه که در مقالات پیش گفته شد ، روزنامه کثیرالانتشار منتخب مجمع صاحبان سهام پل ارتباطی بین شرکت و سهام داران است و در کلیه موارد دعوت صاحبان سهام برای تشکیل مجامع عمومی باید با نشر آگهی در این روزنامه انجام پذیرد.
بعضاَ در اساسنامه شرکت ها علاوه بر نشر آگهی ، ارسال دعوت نامه کتبی با پست سفارشی نیز پیش بینی شده که در این صورت هر دو روش دعوت باید اجرا شود و اسناد و مدارک آن یعنی اصل آگهی دعوت منتشره در روزنامه کثیرالانتشار، اصل قبض پست سفارشی و فتوکپی دعوت نامه ارسالی برای سهام داران به اداره ثبت شرکت ها ارائه می شود. فاصله بین نشر آگهی و برگزاری مجمع حداقل ده روز و حداکثر چهل روز خواهد بود که در اساسنامه شرکت می توان حداقل فاصله نشر آگهی تا تاریخ برگزاری مجمع را افزایش داد.
باید توجه داشت با عنایت به عبارت " فاصله " در ماده 98 " لایحه " در واقع باید مهلت یازده روزه ای را از تاریخ نشر تا روز مجمع در نظر گرفت و چنانچه طبق اساسنامه ارسال دعوت نامه کتبی از طریق پست سفارشی نیز الزامی باشد رعایت فاصله فوق از تاریخ تحویل مدارک به پست تا روز برگزاری جلسه مجمع عممومی نیز ضرورت دارد.
به نظر می رسد پیش بینی ضرورت ارسال دعوت نامه با پست سفارشی در اساسنامه شرکت ها که باعث پیچیده شدن تشریفات دعوت می شود مقرون به مصلحت نباشد مگر در حالاتی که وجود وضعیت خاص آن را ایجاب کند.
در آگهی دعوت نوع مجمع عمومی ( اعم از عادی، فوق العاده و یا عادی به طور فوق العاده ) ، تاریخ و محل تشکیل جلسه با قید روز و ساعت و نشانی کامل باید قید شود. دستور جلسه چنانچه مشتمل بر اموری باشد که نیازمند ثبت و ضبط در مرجع ثبت شرکت هاست، باید به طور کامل ذکر شود و مواردی مانند تعیین حق الزحمه بازرس، حق حضور و پاداش هیات مدیره و تنفیذ معاملات ماده 129 " لایحه " که نیازی به ثبت و آگهی آن ها نیست تحت عنوان " سایر موارد " در دستور جلسه مجمع قرار می گیرد و نیازی به تصریح آن ها در آگهی دعوت نیست. نام و سمت مقام دعوت کننده مجمع ، الزاماَ در انتهای آگهی دعوت باید تصریح شود.
اگر در متن آگهی دعوت سهو قلم و یا اشتباهی رخ دهد و یا در فاصله نشر آگهی تا روز برگزاری مجمع بنا به دلایلی تغییری در تاریخ و یا محل برگزاری مجمع و یا دستور جلسه ضرورت یابد، باید آگهی اصلاحی حداقل یک روز قبل از روز برگزاری مجمع در روزنامه کثیرالانتشار شرکت چاپ شود. این تغییر امکان پذیر خواهد بود. هر چند ممکن است در بدو امر عجیب و مغایر با قانون به نظر برسد. رویه عملی اداره ثبت شرکت ها نیز پذیرش آگهی اصلاحی است و انتشار آگهی اصلاحی و تغییر و اصلاح مطالب مندرج در آگهی در محدوده موارد فوق با رعایت حداقل فاصله یک روز تا تاریخ برگزاری مجمع معمول و متداول است.
اگر کلیه صاحبان سهام در هر زمان تصمیم به برگزاری مجمعی داشته باشند، با حضور تمامی آن ها در جلسه مجمع عمومی، نیازی به انتشار آگهی دعوت و سایر تشریفات نیست. به عبارت دیگر ممکن است مقام دعوت کننده ، کلیه تشریفات از قبیل نشر آگهی دعوت و یا ارسال دعوت نامه کتبی را انجام دهد و کلیه صاحبان سهم در جلسه حضور پیدا کنند. در این صورت نیازی به ارائه اصل آگهی دعوت و مدارک ارسال دعوت نامه کتبی به اداره ثبت شرکت ها نخواهد بود.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.
همکاران ما در ثبت شرکت فکر برتر، با افتخار در خدمت شما خواهند بود.