به منظور جلوگیری از تضییع حقوق همه اشخاص ذی نفع در شرکت و از جمله سهامداران، قانون گذار پیش بینی روزنامه کثیرالانتشار جهت چاپ آگهی ها و دعوتنامه های مربوط به شرکت را ضروری دانسته است. برای نخستین بار این روزنامه در اعلامیه پذیره نویسی در شرکت سهامی عام و در صورتجلسه تشکیل شرکت سهامی خاص تعیین می گردد، تا آگهی های مربوط به شرکت تا تشکیل نخستین مجمع عمومی عادی در آن نشر یابد. این نکته در ماده 97 لایحه اصلاحی قانون تجارت به شرح ذیل افتاده است :
" در کلیه موارد دعوت صاحبان سهام برای تشکیل مجامع عمومی باید از طریق نشر آگهی در روزنامه کثیرالانتشاری که آگهی های مربوط به شرکت در آن نشر می گردد به عمل آید ... "
پس از تشکیل شرکت، مجمع عمومی عادی ( سالیانه یا عادی به طور فوق العاده ) در صورتی که تغییر روزنامه و یا تعیین روزنامه دیگر ( مثلاَ به دلیل تعطیلی روزنامه قبلی ) جزء دستور جلسه باشد، اقدام به تغییر روزنامه خواهند نمود. به دیگر سخن، مادام که مجمع عمومی مبادرت به تغییر روزنامه شرکت ننموده باشد، آخزین روزنامه تعیین شده از سوی مجمع عمومی قبلی به عنوان ارگان شرکت تلقی خواهد گردید.

• مفاد آگهی دعوت از مجامع عمومی

نکاتی که در آگهی باید قید گردد طبق ماده 100 لایحه اصلاحی قانون تجارت 1347 عبارت از " دستور جلسه و تاریخ و محل تشکیل مجمع با قید ساعت و نشانی کامل " است. دستور جلسه مهم ترین مورد مذکور در آگهی است و بایستی به دقت و به طور مشخص قید گردد. با این حال، امروزه در آگهی های دعوت ، در پایان چند مورد دستور مشخص جلسه، عبارت " و موارد دیگر " نیز افزوده می گردد. عبارت اخیر با اراده قانون گذار و لزوم شفافیت در امر اطلاع رسانی منافات داشته و موجب سوء استفاده به زیان سهامداران غایب می گردد. چرا که، ممکن است هیئت مدیره یک یا چند مطلب نه چندان مهم را به عنوان دستور جلسه در آگهی ذکر و بعداَ در مجمع عمومی، با استفاده از عبارت " موارد دیگر " به اتخاذ تصمیمات اساسی دیگری بپردازند. در صورتی که اگر سهامداران غایب از اهمیت جلسه و موارد مطروحه در آن به نحو منعکس در آگهی ، قبلاَ اطلاع یافته بودند به احتمال بسیار در نشست مجمع حضور به هم می رساندند. لذا، علی رغم اغماض مرجع ثبت شرکت ها به نظر می رسد هر تصمیم که تحت عنوان " موارد دیگر " در جلسه مجمع گرفته شود، در صورت اعتراض و شکایت هر ذی نفع بایستی بی اعتباری شناخته شود.
درباره تاریخ و ساعت تشکیل جلسه مجمع عمومی پرسش قابل طرح آن است که آیا دعوت کنندگان مجمع در تعیین روز و ساعت جلسه از دست باز کامل برخوردارند و مثلاَ مجاز به تعیین روز تعطیل رسمی و یا ساعت خارج از عرف کاری برای مثال روز عاشورا یا ساعت 10 شب یا 5 بامداد به عنوان روز و ساعت مجمع عمومی می باشند ؟
اگرچه رویه مرجع ثبت شرکت ها، تعیین روزهای تعطیل برای تشکیل جلسه را به رسمیت شناخته است، به نظر می رسد جز در مواردی که همه سهامداران به تعیین تاریخی جز روزهای غیرتعطیل و یا ساعات غیراداری توافق داشته باشند، اعتبار دعوت انجام شده و در نتیجه مصوبات چنین مجمعی محل تامل باشد. حال باید دید رویه قضایی و برداشت قضات با موضوع بالا چگونه خواهد بود. بدیهی است که ساعت تشکیل مجمع بایستی در طول روز و زمان متعارف باشد.
محل و نشانی کامل باید به روشنی و به دور از ابهام در آگهی آورده شود. با این حال، آیا منظور از محل، هر نقطه ای از کشور است یا آنکه عبارت محل باید در حوزه اقامتگاه شرکت تعریف گردد ؟ در صورت نخست، هیئت مدیره ممکن است به منظور محروم نمودن بخشی از سهامداران که توان مالی و امکان تهیه امکانات سفر از محل سکونت خود به شهرهای دوردست را ندارند، مکان جلسه را شهر دیگری اعلام نمایند. برای مثال، سهامدارانی که دو یا پنج درصد سرمایه یک شرکت را داراست، به جای حضور در جلسه مجمع در مرکز اصلی شرکت ( مثلاَ در تهران ) حاضر به تحمل هزینه سفر و اقامت در چابهار یا کیش نخواهد شد. چرا که هزینه های دو بار سفر در یک سال شاید بیش از کل سود سالیانه سهام چنین سهامدارای باشد.
با توضیح بالا، تعیین و تشکیل جلسه مجمع خارج از حوزه اقامت شرکت را باید از موجبات بی اعتباری جلسه و تصمیمات متخذه به شمار آورد. با این وجود، به دلیل آنکه محل دفتر شرکت ها و به ویژه شرکت های سهامی عام با شمار بالای سهامداران، گنجایش پذیرش همه صاحبان سهام را ندارند، لذا تعیین نشانی و محلی به جز دفتر شرکت در حوزه شهر محل اقامتگاه شرکت بلامانع به نظر می رسد.
توضیحات بالا در فرضی است که اساسنامه محل دیگری به جز اقامتگاه شرکت را به عنوان محل تشکیل جلسات پیش بینی ننموده باشد. در غیر این صورت باید بر اساس مقررات اساسنامه عمل شود.
در صورت نیاز به هرگونه مشاوره با ما تماس حاصل فرمایید.
همکاران ما در ثبت شرکت فکر برتر، با افتخار در خدمت شما خواهند بود.