شرکتی که به ثبت می رسد، دارای مشخصاتی از قبیل آدرس، نام شرکت، نام شرکا، میزان سهام ، هیئت مدیره، حق امضاء و ... می باشد که تمامی این مشخصات در اساسنامه شرکت ذکر شده است. گاهی به دلایلی اجباری یا اختیاری برخی از این مشخصات بعد از ثبت شرکت نیاز به تغییر دارند.

کلیه تغییرات و تصمیمات شرکت ها طی تصویب مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده و یا در جلسات هیات مدیره انجام می پذیرد. بدین منظور، تهیه و تنظیم صورتجلسات مجامع الزامی می باشد. لازم به ذکر است که برای انجام برخی از تغییرات تدوین بیش از یک صورتجلسه الزامی می باشد.
توجه داشته باشید که اگر تصمیمات مجمع، چه مجمع عمومی عادی و چه مجمع عمومی فوق العاده، متضمن یکی از موارد ذیل باشد، نیاز به ثبت دارد و بنابراین باید نسخه ای از آن برای ثبت به اداره ثبت شرکت ها تسلیم شود :
1- انتخاب مدیران اعم از اعضای هیات مدیره و مدیرعامل؛
2- انتخاب نماینده حقیقی شخص حقوقی که عضو هیات مدیره است ؛
3- انتخاب بازرس یا بازرسان
در این خصوص باید توجه داشت که در موردی که دادگاه مبادرت به انتخاب بازرس می کند نیز باید به اطلاع مرجع ثبت شرکت ها برسد. کافی است که نسخه ای از تصمیم دادگاه در این خصوص به مرجع یاد شده تسلیم شود.
4- تصویب ترازنامه ؛

5- تغییر در سرمایه شرکت ( کاهش یا افزایش سرمایه )؛
6- هر نوع تغییر در اساسنامه ؛
7- انحلال شرکت و نحوه تصفیه.
برای انجام امور ثبت تغییرات شرکت لازم است که پروسه اداری آن طی گردد. در ذیل به بررسی این مراحل می پردازیم. شایان ذکر است خوانندگان محترم در صورت نیاز به هرگونه مشاوره تخصصی رایگان راجع به مراحل ثبت تغییرات شرکت می توانند با همکاران ما تماس حاصل فرمایند. قدر مسلم آن است که همکاران متعهد ما در موسسه فکر برتر،همواره آمادگی این را دارند تا به سوالات و مشکلات متقاضیان پاسخگو باشند.

 وارد نمودن اطلاعات ثبت تغییرات شرکت در سامانه جامع ثبت شرکت ها

جهت اعلام درخواست ثبت تغییرات شرکت، در مرحله اول می بایست به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه نمایید.
در خصوص ثبت موسسات و شرکتها و ثبت تغییرات آن ها، اطلاعات خواسته شده در سامانه باید به صورت گام به گام و با دقت تکمیل شود، اطلاعات وارد شده در سامانه باید دقیقاَ با متن صورتجلسات و مدارک و مستندات ابرازی مطابقت داشته و علاوه بر این از لحاظ شکلی و ماهوی نیز با قوانین و مقررات مربوطه منطبق باشد.

مراحل ثبت اینترنتی صورتجلسات تغییرات شرکتها

1- تکمیل اطلاعات شرکت :
( وارد کردن شناسه ی ملی شرکت در قسمت مربوطه ، وارد نمودن شماره ی ثبت شرکت در صورتیکه شناسه ملی نداشته باشد، انتخاب نوع شرکت )
2- تکمیل اطلاعات مربوط به جلسه :
( انتخاب نوع صورتجلسه ، تعیین نصاب جلسه ، وارد نمودن مشخصات متقاضی، تعیین سمت متقاضی ، تعیین ساعت شروع و پایان جلسه در قسمتهای مربوطه، درج تصمیمات جلسه جهت ثبت تغییرات شرکت، ورود به صفحه نام های درخواستی چنانچه تغییر نام شرکت در جلسه موضوعیت داشته باشد، درج لیست اسامی حاضر در جلسه، آپلود لیست اشخاص حاضر در جلسه طی یک فایل، وارد نمودن اسامی بازرس جدید یا هیات مدیره یا مدیران )
3- سمت اشخاص جلسه :
( وارد نمودن سمت اشخاص در جلسه )
4- ارتباط اشخاص جلسه برای ثبت تغییرات شرکت :
( مشخص شدن کلیه افرادی که در جلسه دارای سمت بودند و تعیین ارتباط قانونی آن ها با شرکت )
5- تأیید صحت ورود اطلاعات و مدارک مورد نیاز :
6- کنترل تمام اطلاعات وارد شده و تأیید آن :
7- وارد نمودن عین متن صورتجلسه :
( قرار گرفتن متن پیشنهادی در صفحه)
8- پذیرش نهایی و دریافت کد رهگیری

 بررسی مدارک در اداره ثبت شرکت ها

متقاضیان ثبت تغییرات در شرکت ها و موسسات غیرتجاری ، باید بلافاصله پس از ثبت تقاضای خود در سامانه و دریافت کد پیگیری، نسبت به ارسال اصل مدارک و مستندات لازم از طریق پست به مرجع ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری اداره کل ثبت اسناد و املاک استان محل وقوع اقامتگاه قانونی شخص حقوقی مورد تقاضا اقدام نمایند و یک نسخه از رسید پذیرش را به منظور اخذ آگهی ثبتی نزد خود حفظ نموده و پس از ارسال مدارک، مجدداَ به سامانه مراجعه و بارکد پستی را وارد نماید.
لازم به ذکر است شرکت هایی که با مجوز به ثبت رسیده اند در صورت نیاز برای تغییرات شرکت خود باید از نهادهای مختلف گروهی مجوز گرفته و صورتجلسه تغییرات را هم که به تایید مجوز درآمده همراه با اصل مدارک و مجوز به اداره ثبت شرکت ها تقدیم نمایند.
مرجع مربوطه دریافت کننده تقاضا، مکلف است پس از وصول مدارک و مستندات متقاضی و مطابقت آن ها با فایل الکترونیکی مربوط، چنانچه تقاضای واصله با قوانین و مقررات منطبق بوده و مدارک و مستندات ارسالی کامل باشد، جهت تهیه پیش نویس سند، احراز هویت و اخذ امضای متقاضی ثبت اقدام نماید.

لذا اداره ثبت شرکت ها پس از بررسی صورت جلسه تغییرات و تصمیمات در صورتی که تصمیمات متخذه مخالف با قوانین و مقررات و اساسنامه شرکت نباشد و در صورت کامل بودن مدارک پس از اخذ حق الثبت تغییرات مزبور را در ذیل ثبت اولیه مربوط به آن شرکت در دفتر ثبت نموده و افراد امضا کننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضای دفتر همانست که برای ثبت اولیه حسب مورد می باشد که با ذکر جمله ( ثبت با متن صورت جلسه ابزاری مربوط به تغییرات برابر است ) دفتر را امضا می نمایند.

اعلام رفع نقص مدارک به متقاضی

پس از بررسی کارشناسی، چنانچه مورد تقاضا منطبق با مقررات نبوده و یا نقص در مستندات و مدارک ملاحظه شود، مراتب جهت رفع نفص مطابق تبصره ماده 1 به متقاضی اعلام داده می شود. متقاضی مکلف است ظرف مدت 30 روز نسبت به رفع نواقص اعلام شده اقدام نماید. در غیر این صورت مدارک و مستندات ارسالی از طریق پست اعاده و ادامه رسیدگی به مورد تقاضا، منوط به ورود مجدد اطلاعات به سامانه و اخذ کد پیگیری جدید می باشد.
مرجع ثبت شرکت های مرکز استان جهت ثبت تغییرات مربوط به شرکت ها و موسسات غیرتجاری که در گذشته در مرجع ثبتی غیر از شهرستان مرکز استان به ثبت رسیده اند، در ابتدا پرونده مربوط را از مرجع ثبت شهرستان ثبت کننده شخص حقوقی مکلف است ظرف یک هفته با شماره گذاری اوراق پرونده مربوط، نسبت به ارسال آن به مرجع مربوطه به مرکز استان اقدام نماید.
مرجع یاد شده مکلف است قبل از اقدام نسبت به اسکن و داده آمایی پرونده واصله اقدام نماید.
تهیه پیش نویس سند ثبت تاسیس یا تغییرات
به موجب ماده 8 دستورالعمل، پس از بررسی و تایید کارشناسی، تقاضاهای واصله در مرجع ثبت کردن شرکت ها و موسسات غیرتجاری مرکز استان، به شرح ذیل اقدام می گردد :
الف. مرجع فوق الذکر، پیش نویس سند ثبت تغییرات شخص حقوقی را در سامانه، تولید و مفاد آن را به نحو الکترونیک به اطلاع متقاضی می رساند.
ب. متقاضی پس از ملاحظه مفاد پیش نویس سند، به منظور پرداخت حقوق دولتی و امضای نسخه چاپی آن به مرجع گفته شده مراجعه می نماید.
ج. این مرجع با احراز هویت ذی سمت و اطمینان از وصول حقوق دولتی، دو نسخه از سند نهایی را چاپ و به امضای ذی سمت رسانده و در دفتر الکترونیک مربوط در سامانه ثبت می نماید. ضمناَ نسخه امضا شده سند نهایی پس از اسکن در پرونده الکترونیک ثبت شخص حقوقی مربوط ذخیره و یک نسخه از سند چاپ شده نیز به متقاضی تحویل می شود.
طبق ماده 9 دستورالعمل، چنانچه اقامتگاه شخص حقوقی مورد تقاضا، شهرستانی غیر از مرکز استان باشد، مرجع یاد شده در مرکز استان، پیش نویس سند تولید شده را جهت احراز هویت و اخذ امضای ذی سمت، از طریق سامانه به اداره ثبت شهرستان محل اقامتگاه قانونی شخص حقوقی ارسال و مراتب را از طریق پیام کوتاه به متقاضی اعلام می نماید.
اداره مذکور پس از احراز هویت و اخذ امضا، نسخه امضا شده را اسکن و از طریق سامانه به این مرجع ارسال می کند و یک نسخه از سند امضا شده را نیز به متقاضی تحویل می دهد.
 لزوم انتشار آگهی ثبت تغییرات شرکت ها در روزنامه رسمی
به موجب قانون، انتشار تغییراتی که در وضعیت شرکت ثبت شده ایجاد می شود ضروری می باشد. نتیجه عدم انتشار مواردی که نظام نامه به عهده مدیران گذاشته است این است که اولاَ مدیران ممکن است مطابق قواعد عام، به سبب خطای خود ، محکوم به جبران خسارت اشخاص ثالث شوند و ثانیاَ اشخاص ثالث می توانند این تغییرات را نادیده بگیرند؛ چه تغییراتی که به نظر آن ها نرسیده در مقابل آن ها قابل استناد نیست.
لذا مرحله نهایی ثبت تغییرات شرکت ها و موسسات غیرتجاری در سامانه و الحاق اسکن سند امضا شده به سابقه ثبت الکترونیک شخص حقوقی، توسط مرجع ثبت شرکت ها در مرکز استان انجام خواهد شد. موسسات غیرتجاری مرکز استان نسخه ای از سند الکترونیکی ثبت شده را از طریق سامانه به روزنامه رسمی ارسال می نماید.
متقاضی مکلف است جهت پیگیری مراحل انتشار آگهی و پرداخت هزینه های مربوط از طریق درگاه اختصاصی روزنامه رسمی با استفاده از کد پیگیری اختصاص یافته، اقدام نماید.
جهت کسب اطلاعات بیشتر به مقالات " مراحل ثبت تغییرات شرکت " و " ثبت تغییرات شرکت به صورت اینترنتی " مراجعه فرمایید و یا با مشاورین ما در فکر برتر تماس حاصل نمایید .

مرکز تخصصی فکر برتر ، با کادری متخصص و مجرب در زمینه های ثبت شرکت ، ثبت تغییرات شرکت، ثبت برند،

ثبت طرح صنعتی، ثبت اختراع و .. خدمات خود را به صورت ویژه ارائه می نماید.