پس از تشکیل اتحادیه ، می توان به ثبت آن اقدام کرد.
لازمه وجود قانونی اتحادیه تعاونی، مانند سایر اشخاص حقوقی حقوق خصوصی، ثبت آن است . مرجع ثبت تعاونی ها در تهران " اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی " و در شهرستان " اداره ثبت " واقع در آن شهرستان می باشد. مقررات مربوط به ثبت اتحادیه ها، مانند سایر اشخاص حقوقی حقوق خصوصی، جنبه امری دارد و رعایت آن ها الزامی است و این امر تحت نظارت دولت صورت می گیرد.

اولین هیات مدیره اتحادیه ، مکلف است ظرف یک ماه از تاریخ جلسه اولین مجمع عمومی عادی، برای ثبت اتحادیه اقدام لازم را به عمل آورد. برای این منظور، اولین هیات مدیره در نخستین جلسه خود ، پس از انتخاب مدیر عامل ، به یکی از اعضای خود یا به مدیرعامل، وکالت با حق توکیل غیر می دهد تا برای ثبت اتحادیه اقدامات لازم را به عمل آورد.
منظور از وکالت با حق توکیل غیر، این است که شخص وکیل ، اختیار دارد که برای انجام امور مورد وکالت خود، دیگری را وکیل کند. قانون مدنی در این خصوص می گوید : " وکیل در امری، نمی تواند برای آن امر، به دیگری وکالت دهد ؛ مگر اینکه صریحاَ یا به دلالت قرائن ، وکیل در توکیل باشد ". بنابراین عضو هیات مدیره یا مدیرعامل مزبور ، در صورت لزوم با استفاده از حق توکیل ، می تواند وکیلی انتخاب و به موجب قراردادی که با وی منعقد می نماید، انجام اقدامات لازم برای ثبت اتحادیه را به وی واگذار کند که در این صورت ، پرداخت حق الوکاله بر عهده اتحادیه خواهد بود.
• مجوز ثبت
مجوز ثبت جزو مدارکی است که باید برای ثبت اتحادیه به مرجع ثبت تسلیم شود. برای این منظور لازم است تا اول اقدامات انجام شده برای تشکیل آن ، از لحاظ مطابقت با مقررات ، به تایید وزارت تعاون ( اداره کل یا اداره تعاون ) برسد و برای آن از طرف وزارت نامبرده ، " مجوز ثبت " صادر گردد.

• اسناد و مدارکی که به وزارت تعاون تسلیم می شود

اولین هیات مدیره می بایست مدارک لازم را برای ثبت اتحادیه به وزارت تعاون ( اداره کل یا اداره تعاون ) تسلیم نماید. این مدارک عبارت است از :
- طرح توجیهی که به توسط وزارت تعاون پذیرفته شده است ،
- اساسنامه مصوب اتحادیه ،
- دعوتنامه تشکیل اولین مجمع عمومی عادی ،
- صورتجلسه اولین مجمع عمومی عادی دایر بر تصویب اساسنامه و انتخاب اولین هیات مدیره و اولین هیات بازرسی و روزنامه کثیرالانتشار که باید آگهی اتحادیه در آن درج شود ،
- رسید پرداخت وجوه لازم التادیه سرمایه اتحادیه ،
- فهرست اسامی و مشخصات داوطلبان تشکیل اتحادیه ،
- فهرست اسامی حاضران در جلسه رسمی اولین مجمع عمومی عادی ،
- فهرست اسامی و مشخصات و نشانی اعضای اولین هیات مدیره و اولین هیات بازرسی ، اعم از اصلی و علی البدل و قبولی کتبی آن ها ،

- صورتجلسه اولین هیات مدیره دایر بر انتخاب رئیس و نایب رئیس و منشی هیات مدیره ،
- انتخاب صاحبان امضای مجاز و اسامی و مشخصات آن ها و انتخاب مدیرعامل ،
- نام و مشخصات و نشانی مدیرعامل .
در صورت بدون ایراد بودن مدارک فوق، وزارت تعاون مدارک مورد نیاز را به مرجع ثبت ارسال می نماید و بدین وسیله ثبت اتحادیه را درخواست می نماید.
مرجع ثبت پس از اخذ مدارک به ثبت اقدام می نماید. مرجع ثبت پس از ثبت اتحادیه و انتشار آگهی آن، بایستی رونوشتی از آگهی مزبور و نسخه ای از اساسنامه اتحادیه را که به مهر خود ممهور کرده است ، به اداره کل یا اداره تعاون مربوط ارسال نماید.
• آگهی ثبت اتحادیه
ثبت اتحادیه ، از طریق درج آگهی در " روزنامه رسمی " برای اطلاع عموم اعلام می شود. هر گونه تغییری که بعداَ در اساسنامه اتحادیه داده شود نیز باید در روزنامه مزبور درج و آگهی گردد، ولی انتشار آگهی در روزنامه رسمی ، برای اعلام تغییر هیات مدیره و هیات بازرسی و مدیرعامل، الزامی نیست. اتحادیه های تعاونی، مانند شرکت های تعاونی ، از پرداخت حق الثبت و نصف تعرفه آگهی ثبت در روزنامه رسمی معافند . در صورت لزوم، اتحادیه می تواند علاوه بر روزنامه رسمی ، در یکی از جراید محلی یا نشریات تعاونی و غیره ثبت یا تغییر اساسنامه را اعلام دارد.

• مدارک و اسناد مورد نیاز برای ثبت

اوراقی که وزارت تعاون باید به همراه درخواست ثبت اتحادیه به مرجع ثبت ارسال کند ، به قرار ذیل است :
- طرح توجیهی
- سه نسخه اساسنامه مصوب اتحادیه
- آگهی دعوت اولین مجمع عمومی عادی
- اسامی حاضران در جلسه رسمی اولین مجمع عمومی عادی
- صورتجلسه اولین مجمع عمومی عادی دایر بر تصویب اساسنامه و انتخاب اولین هیات مدیره و اولین هیات بازرسی
- صورتجلسه اولین هیات مدیره ، دایر بر انتخاب هیات رئیسه ، مدیرعامل و صاحبان امضای مجوز .
- رسید پرداخت وجوه لازم التادیه
ثبت هر اتحادیه ، با شماره ای مخصوص صورت می گیرد. لازم به ذکر است، اتحادیه به عنوان تعاونی، می تواند از امکانات و تسهیلات مربوط به تعاونی ها که دولت اعطا می کند بهره مند گردد.
• پروانه تاسیس
پس از ثبت نمودن اتحادیه ، لازم است تا نسبت به اخذ پروانه تاسیس اقدام نمود و پس از گرفتن پروانه تاسیس است که اتحادیه تعاونی می تواند به فعالیت بپردازد.
مدارک و اسنادی که می بایست هیات مدیره به وزارت تعاون ( اداره کل یا اداره تعاون ) تسلیم نماید عبارت است از :
- کپی مصدق مدرک ثبت اتحادیه که از مرجع ثبت اخذ شده است ،
- نسخه ای از روزنامه رسمی که آگهی تاسیس اتحادیه در آن چاپ شده است.
- درخواست برای اخذ پروانه تاسیس که به عنوان وزارت تعاون نوشته شده است.

• مسئولیت اولین هیات مدیره در رابطه با اقدام به ثبت اتحادیه

همان طور که گفته شد، قانون اولین هیات مدیره اتحادیه را مکلف می کند که به ثبت اتحادیه اقدام نماید. پس اقدام به ثبت اتحادیه، برای هیات مدیره یک تکلیف قانونی است. لذا ، هر گاه هیات مدیره مزبور اقدام لازم برای ثبت اتحادیه را به عمل نیاورد به علت عدم انجام وظیفه، مسئول خساراتی خواهد بود که از این لحاظ بر داوطلبان عضویت وارد شده است. می توان گفت که مسئولیت هیات مدیره در عدم اقدام به ثبت اتحادیه ، مبتنی بر " تفریط " است. " تفریط " ، ترک عملی است که انجام آن بر عهده شخص باشد و هیات مدیره به تکلیفی که قانوناَ بر عهده اوست، عمل نکرده است.
گفته شد که اولین هیات مدیره به یکی از اعضای خود یا به مدیرعامل وکالت می دهد که اقدام لازم را برای ثبت اتحادیه انجام دهد. هر گاه شخص مزبور از انجام اقدام مزبور خودداری کند، این امر مانع توجه مسئولیت به اولین هیات مدیره نمی شود، زیرا قانون صریحاَ هیات مدیره مزبور را مکلف به اقدام برای ثبت اتحادیه کرده است، لذا مسئولیت ناشی از عدم اقدام ، در هر حال ، متوجه اولین هیات مدیره خواهد بود . شخصی که هیات مدیره وی را وکیل در اقدام به ثبت کرده است، در برابر هیات مدیره نسبت به خسارات وارده ناشی از عدم ثبت ، مسئول است و هیات مدیره بعد از جبران خسارات مربوط، می تواند آن را از وی، از طریق دادگاه مطالبه و وصول کند.
• استرداد مبالغ پرداختی داوطلبان عضویت
همان طور که می دانیم ، داوطلبان عضویت در اتحادیه، مقداری از بهای سهم یا سهام خریداری شده خود را به عنوان " مبلغ لازم التادیه " در موقع خرید پرداخت می کنند. در مواردی که ذیلاَ بیان می شود، باید مبلغ مزبور به آن ها مسترد شود. دستور استرداد را وزارت تعاون ( اداره کل یا اداره تعاون ) صادر می کند :
1- هر گاه، در ظرف دو ماه از تاریخ صدور موافقتنامه تشکیل اتحادیه از طرف وزارت تعاون یا اگر مدت مزبور تمدید شده باشد، در ظرف مدت اخیر ، هیات موسس برای تشکیل اتحادیه ، اقدامات لازم را انجام ندهد و یا با وجود انجام اقدامات لازم و دعوت از " اولین مجمع عمومی عادی" ، جلسه مجمع به علت عدم حصول نصاب لازم ، رسمیت پیدا نکند ، یا در صورت رسمیت یافتن، موفق به تصویب اساسنامه و اخذ تصمیم درباره امور دیگر مندرج در دستور جلسه نشود ( در این صورت هیات موسس باید عدم تشکیل اتحادیه را اعلام و مراتب را به وزارت تعاون اطلاع دهد. در صورت تعلل هیات موسس در اعلام عدم تشکیل و اطلاع به وزارت تعاون، هر یک از داوطلبان عضویت یا هر یک از اعضای هیات موسس می تواند تشکیل نشدن اتحادیه را به وزارت اعلام کند ) .
2- هر گاه، با وجود تشکیل اتحادیه، ثبت آن به علتی از قبیل عدم انجام اقدامات لازم برای ثبت از طرف اولین هیات مدیره یا تصمیم وزارت تعاون ، عملی نشود.
در موارد فوق، وزارت تعاون ( اداره کل یا اداره تعاون ) ، دستور استرداد را صادر و به صندوق تعاون یا شعبه بانکی که مبالع مربوط به آن واریز شده است ، ابلاغ می کند. داوطلبان عضویت ، با ارائه ورقه تعهد سهام خود، مبالغ پرداختی خود را از صندوق یا بانک مربوط دریافت می کنند.
یادآوری می شود، در یک مورد نیز مبالغ پرداختی به عنوان لازم التادیه به برخی از داوطلبان عضویت مسترد می شود و آن وقتی است که پس از تصویب شدن اساسنامه اتحادیه در جلسه " اولین مجمع عمومی عادی " ، افرادی که با اساسنامه مصوب موافق نباشند، در همان جلسه درخواست عضویت خود را پس بگیرند که در این صورت ، پس از به ثبت رسیدن اتحادیه ، اولین هیات مدیره آن، به استرداد وجوه پرداختی این افراد مبادرت می کند.
وزارت تعاون ، از فعالیت موسساتی که به نام تعاونی ، به ثبت داده نشده اند ، ولی تحت این عنوان فعالیت می کنند ، پیشگیری می کند ، زیرا این امر سوء استفاده از عنوان تعاونی و نادیده گرفتن مقررات تعاونی محسوب می شود و به موجب قانون ، " نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات بخش تعاونی و جلوگیری از فعالیت اشخاص حقیقی یا حقوقی، که به هر نحو از نام یا عنوان تعاونی، سوء استفاده می کنند " ، بر عهده وزارت تعاون است.
از همراهیتان سپاسگزاریم.
هم چنین می توانید بخوانید :
- تعریف اتحادیه تعاونی و مقاصد آن
- ارکان اتحادیه تعاونی
- شرایط عضویت در اتحادیه ی تعاونی
- اساسنامه ثبت شرکت و اتحادیه تعاونی