یکی از موضوعات حائز اهمیت در فرایند و مراحل شکلی ثبت شرکت ها، ثبت انواع شرکت های تجارتی در دفاتر مخصوص به خود می باشد که آثار مختلفی در اعتبار محتویات و مندرجات ثبت شرکت ها را به دنبال دارد. هرچند که به نظر می رسد لزوم دفاترثبت شرکت ها با توجه به ابزارهای الکترونیکی کم رنگ تر شده است و می توان به جای ثبت در دفاتر الکترونیکی مراتب اسناد در بانک جامع اطلاعات هر شرکت تثبیت گردد، لکن به دلیل عدم تبیین کامل روش های جدید ثبتی، لزوم ثبت در دفاتر ثبت شرکت ها کماکان در فرایند ثبتی پیش بینی گردیده است. در این گفتار نحوه امضاء دفاتر اختصاصی ثبت شرکت ها را مورد بررسی قرار می دهیم.
در خصوص نحو امضاء دفاتر ثبت شرکت ها اختلاف روش، بین برخی از مراجع وجود دارد به نحوی که برابر بررسی های به عمل آمده توسط اداره نظارت بر ثبت شرکت ها و مؤسسات غیر تجاری استان ها، برخی از مراجع ثبتی شهرستان ها تمامی سهامداران را اجبار می نمودند تا به ثبت مراجع و دفاتر را امضاء نمایند که به طور مثال اگر شرکتی دارای 100 یا بیشتر شریک یا سهامدار داشته، می بایستی تمامی آن ها به مراجع ثبتی مراجعه و نسبت به امضاء دفاتر اقدام می نمودند که این اقدام برخی از مراجع ثبتی جای تأمل داشته است.
فارغ از موارد مذکور در قوانین تجاری نوعی جانشینی تنظیم و امضاء در شرکت های تجارتی پیش بینی شده است که تبیین آن نیازمند رویه یکسان می باشد. ( ماده 125 لایحه اصلاحی قانون تجارت. مدیر عامل شرکت در حدود اختیاراتی که توسط هیأت مدیره به او تفویض شده است نماینده شرکت محسوب و از طرف شرکت حق امضاء دارد.) و به نظر می رسد لزومی نداشته برای تنظیم اسناد و امضاء آن تمامی سهامداران شرکت به ثبت مراجعه نمایند، زیرا هیأت مدیره و یا مدیر عامل مطابق اساسنامه نماینده شخصیت حقوقی شرکت محسوب می گردند و برای تنظیم اسناد حضور این نمایندگان مذکور کفایت می نماید.
از طرفی برخی دیگر از مراجع ثبتی نیز به تأسی از نحوه ثبت املاک در دفاتر املاک، امضاء رئیس و یا مسئول واحد ثبتی را ذیل ثبت شرکت ها الزامی می دانستند و برخی دیگر از همکاران ثبتی نیز با توجه به این که مراجع ثبت شرکت ها را به نوعی جانشین دفاتر اسناد رسمی قلمداد می نمایند لذا امضاء و تنظیم دفاتر ثبت شرکت ها را همانند دفاتر اسناد رسمی تلقی نموده و تشریفات تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی را برای تنظیم سند شرکت ها الزامی می دانند.
یکی دیگر از موارد اختلافی مراجع ثبت شرکت ها، امضاء دفاتر از سوی نمایندگان و وکلاء شرکت می باشد که برخی از مراجع ثبتی این نوع نمایندگی را قبول و برخی دیگر امضاء نمایندگان شرکت، هیات مدیره و یا مدیر عامل را با ابهام مورد عنایت قرار می دهند.
فی الحال و در شرایط کنونی به نظر می رسد با توجه به دستورالعمل چگونگی ثبت الکترونیکی شرکت ها و موسسات غیر تجاری به شماره نامه 138746/93 مورخ 2/9/1393 ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک، مراتب چگونگی اقدام در خصوص مراجعه ذی سمت و احراز نماینده یا وکیل جهت امضاء دفاتر الکترونیکی و تأیید ثبت تأسیس و تغییرات انواع شرکت ها و موسسات غیر تجاری بدین شرح امکان پذیر باشد.
برای مراجعه و امضاء آگهی های ثبتی اشخاص حقوقی ( موضوع ماده 8 و 11 دستورالعمل مذکور) مدیران و یا دارندگان حق امضاء و یا نماینده و وکلاء آن ها ( اعم از وکلاء دادگستری و یا وکلای رسمی) و یا اشخاص مجاز از طرف هیأت مدیره و یا مجمع عمومی که در سامانه معرفی شده اند می توانند به عنوان ذی سمت دفاتر الکترونیکی ثبت شرکت ها را امضاء نمایند. که در این خصوص معاونت امور اسناد بیان داشته : (وکالتنامه ای رسمی را مراجع قضایی هم بدون هیچ تردیدی پذیرفته و در سایر ادارات و سازمان ها نیز همین گونه است در خصوص سایر وکالتنامه های عادی دیگر رو به سمت قبولی می باشد).
برطبق نظریه شماره 13706/93مورخ 28/08/1393 دفتر حقوقی سازمان ثبت اسناد و املاک : (باتوجه به جایگاه هیأت مدیره در شرکت و نیز اعتبار تصمیمات مجامع عمومی شرکت، اشخاص اذن داده شده از طرف هیأت مدیره و یا مجمع عمومی می تواند نسبت به ثبت کلیه صورتجلسات و امضاء دفاتر ثبت شرکت ها اقدام نماید).همچنین طی نامه شماره 133743/90 مورخ 20/07/1390 دفتر حقوقی سازمان متبوع انجام اموراداری به موجب وکالتنامه رسمی که مثبت سمت متقاضی می باشد امکان پذیر می باشد.
بر طبق مواد 656 و 662 قانون مدنی در باب وکالت مبنی بر اعطای حق قانونی به اشخاص جهت اخذ وکیل، مراجعه اشخاص حقیقی ( اعم از وکیل رسمی یا غیرآن با ارائه وکالتنامه رسمی تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی) برای ثبت اشخاص حقوقی فاقد ایراد قانونی می باشد.
* ماده 656 قانون مدنی : وکالت عقدی است که به موجب آن یکی از طرفین طرف دیگر را برای انجام امری نایب خود می نماید.
* ماده 662 قانون مدنی : وکالت باید در امری داده شود که خود موکل بتواند آن را به جا آورد. وکیل هم باید کسی باشد که برای انجام آن امر اهلیت داشته باشد.
با بیان مطالب فوق در شرایط کنونی تنظیم و امضاء دفاتر ثبت شرکت ها متأثراز دستورالعمل سازمان ثبت اسناد و املاک می باشد و به نظر می رسد برای امضاء دفاتر ثبت شرکت ها،مدیران و یا دارندگان حق امضاء و یا نماینده و وکلاء آن ها ( اعم از وکلاء دادگستری و یا وکلای رسمی) و یا اشخاص جایز از طرف هیأت مدیره و یا مجمع عمومی می توانند دفاتر ثبت شرکت ها را امضاء نمایند.
" ثبت شرکت فکر برتر"
{ پاسخی شایسته به نیازهای ثبتی و حقوقی شما }