سند بر سه نوع است : رسمی، عادی و سند عادی که اعتبار سند رسمی را دارد.
ماده 1287 قانون مدنی قانون مدنی در مورد سند رسمی می گوید : " اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد مامورین رسمی، در حدود صلاحیت آن ها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است " و اضافه می کند " غیر از اسناد مذکور در ماده 1287، سایر اسناد عادی است ". بدین ترتیب معلوم می گردد که دفاتر تجاری، به علت اینکه از اسناد مذکور در ماده 1287 قانون مدنی نیستند، از اسناد عادی به شمار می روند.
به موجب ماده 1291 قانون مدنی، اسناد عادی در دو مورد اعتبار اسناد رسمی را دارند. ( و دفاتر تجاری نیز از این نوع اسناد عادی به شمار می روند ) :
1- اگر طرفی که سند بر علیه او اقامه شده است، صدور آن را از منتسب الیه ، تصدیق کرده ، فی الواقع امضاء یا مهر کرده است.
ابراز دفاتر تجاری و ارائه آن به دادگاه در دو مورد صورت می گیرد.
- موردی که طرف دعوی، بر علیه تاجر به دفاتر تجاری او ، استناد می نماید.
- موردی که تاجر به نفع خود، به دفاتر تجاری خود استناد می کند.
در مورد اول، با توجه به اینکه تاجر که نسبت به دفاتر تجاری خود، منتسب الیه است و با ابراز و ارائه دفاتر مزبور به دادگاه ، عملاَ یعنی به طور ضمنی صدور آن ها را از طرف خود تصدیق می کند، لذا دفاتر تجاری مشمول بند یک ماده 1291 فوق الذکر قانون مدنی بوده و از " اسناد عادی دارای اعتبار اسناد رسمی " به شمار می روند.
در مورد دوم، که تاجر به نفع خود به دفاتر تجاری خود استناد می کند، دفاتر تجاری پس از اینکه از طرف دادگاه مورد قبول واقع شدند، به استناد بند 2 ماده 1291 فوق الذکر ، در زمره " اسناد عادی دارای اعتبار اسناد رسمی " قرار می گیرند.

• نتایج اعتبار اسناد رسمی داشتن دفاتر تجاری

از نتایجی که از اعتبار اسناد رسمی داشتن برای دفاتر تجاری حاصل می شود، می توان به موارد ذیل به طور خلاصه اشاره کرد :
1- از آنجا که اسناد عادی که دارای اعتبار اسناد رسمی باشند، مانند اسناد رسمی، درباره طرفین و قائم مقام آنان معتبراند، لذا دفاتر تجاری، علاوه بر تجار و شرکت های تجاری صاحبان دفاتر ، درباره قائم مقام آن ها نیز سندیت خواهند داشت . هر گاه طرف دعوا، تاجر نباشد نیز چون دفاتر تجاری هموتره علیه صاحبان خود سندیت دارند، علیه صاحب خود و قائم مقام وی، در مقابل آنان غیر تاجر، سندیت خود را حفظ خواهند کرد.
2- از آنجا که در مقابل اسنادی که اعتبار اسناد رسمی را دارند، مانند اسناد رسمی، انکار و تردید مسموع نیست ، لذا صاحب دفاتر تجاری که این دفاتر علیه او ، مورد استناد قرار گرفته ، نمی تواند نسبت به آن ها ، اظهار انکار و تردید نماید . لیکن چون ادعای جعلیت به اسناد مزبور ممکن است وی می تواند نسبت به دفاتر تجاری مذکور، ادعای جعل کند.

• ضمانت اجرای راجع به دفاتر تجاری

طبق ماده 15 قانون تجارت، تخلف از ماده 6 و ماده 11، مستلزم تا ده هزار ریال جزای نقدی است. این مجازات را دادگاه تعیین می کند و اجرای آن مانع اجرای مقررات راجع به تاجر ورشکسته که دفتر مرتب ندارد، نخواهد بود.
ماده 6 قانون تجارت، به لزوم داشتن دفاتر تجاری و ماده 11 آن، به لزوم امضاء آن ها توسط نماینده اداره ثبت راجع است. میزان جزای نقدی که مربوط به سال 1311، سال تصویب قانون تجارت است ، از مدت ها قبل به علت قلت مقدار، ضمانت اجرای موثری به حساب نمی آید تا تاجر یا شرکت تجاری را، وادار به داشتن دفاتر تجاری و مراعات مقررات ماده 11 بنماید. مع هذا، به علت نقش و اثر و اهمیتی که دفاتر تجاری در نگاهداری حساب و وضع محاسباتی دارند، تجار و شرکت های تجاری، به استفاده از دفاتر تجاری راغب بوده اند.
مندرجات دفاتر تجاری، ممکن است در وضع تاجر ورشکسته اثر داشته باشد. از جمله اینکه ، در صورتی که محقق شود مخارج شخصی یا مخارج خانه تاجر در ایام عادی، بالنسبه به عایدی او فوق العاده بوده است. یا در صورتی که محقق شود که تاجر – همچنین شرکت تجاری – نسبت به سرمایه خود مبالغ عمده صرف معاملاتی کرده که در عرف تجارت موهوم یا نفع آن منوط به اتفاق محض است ، دادگاه باید تاجر یا شرکت تجاری ورشکسته را، ورشکسته به تقصیر اعلان نماید. ( توضیح اینکه ، امور مزبور، از مندرجات دفاتر تجاری بوده و با مراجعه به آن ها معلوم می گردد ).
علاوه بر آن، دفاتر تجاری ملاک ممیزان مالیاتی، در تعیین مالیات تجار و شرکت های تجاری می باشد.