دفاتر تجاری ، دفاتری هستند که تجار ملزم اند که آن ها را نگهداری کنند و معاملات خود را در آن یادداشت کنند. این دفاتر ، می بایست حداکثر تا پایان اسفند ماه سال قبل، توسط اداره ثبت ، شماره گذاری ، امضاء و پلمپ گردند.
در این خصوص باید توجه داشت که :
1- کسبه جزء از تنظیم دفاتر تجاری معاف اند.
2- شرکت های تجاری نیز مانند اشخاص حقیقی تاجر باید دفاتر تجاری تنظیم کنند.

3- تجار غیرایرانی که در ایران به فعالیت تجاری اشتغال دارند؛ مانند تجار ایرانی باید دفاتر تجاری تنظیم کنند.
از آن جا که دفاتر تجاری در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند، به دفاتر پلمپ معروف هستند . اقسام دفاتر تجاری عبارتند از :
1- دفتر روزنامه : دفتری که تاجر مطالبات، دیون ، معاملات ، واردات و صادرات ، معاملات اسناد تجاری و وجوهی را که برای مصارف شخصی اش برداشت می کند، به صورت روزانه در آن ذکر می کند. ( ماده 7 قانون تجارت ) در این خصوص باید توجه داشت که :
- گرچه وجوه برداشتی تاجر برای مصارف شخصی، به صورت مجموعی و کلی، در دفتر روزنامه درج می شود؛ اما معاملات شخصی او در این دفتر درج نمی شود.
2- دفتر کل : دفتری که تاجر حداقل هفته ای یک بار کلیه معاملات دفتر روزنامه را استخراج می کند و انواع آن را جدا کرده و در صفحه مخصوصی از دفتر کل به طور خلاصه می نویسد. ( ماده 8 قانون تجارت ) در این خصوص باید توجه داشت که :
- مندرجات دفتر کل، تقریباَ همان مندرجات دفتر روزنامه است ؛ یعنی این دفتر نیز حاوی معاملات تجاری تاجر است ؛ اما این موارد به صورت دسته بندی در آن درج می شود.
3- دفتر دارایی : دفتری که تاجر هر ساله صورت دارایی منقول و غیرمنقول و مطالبات و دیون سال گذشته خود را تا 15 فروردین سال بعد در آن ذکر و امضا می کند؛ به عبارت دیگر، این دفتر نوعی ترازنامه است که در آن دیون و مطالبات و اموال تاجر ذکر می شود. ( ماده 9 ق. ت ) در این خصوص باید توجه داشت که :
- دفتر دارایی تنها دفتری است که باید به امضای تاجر برسد.
- ترازنامه شرکت های تجاری نمی تواند جایگزین دفتر دارایی شود؛ زیرا تعریف و شیوه تنظیم دفتر دارایی با ترازنامه متفاوت است.
- در دفتر دارایی، برخلاف دفاتر روزنامه و کل، معاملات تاجر درج نمی شود؛ بلکه صرفاَ متضمن صورت اموال ، مطالبات و قروض ( دیون ) او است.
4- دفتر کپیه : دفتری که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ذکر کند. ( مواد 10 و 11 ق. ت ) در این خصوص باید توجه داشت که :
- فقط مکاتبات و مخابرات صادره در دفتر کپیه درج می شود.
- مکاتبات و مخابرات وارده به تاجر در دفتر کپیه قید نمی شود؛ بلکه تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده خود را به ترتیب تاریخ مرتب کرده و در لفاف مخصوصی نگهداری کند.
- این دفتر ، برخلاف سه دفتر دیگر، نیاز به امضای نماینده ثبت ندارد.

شیوه تنظیم دفاتر تجاری

1- در دفاتر روزنامه و کل که معاملات درج می شود، کلیه معاملات و صادرات و واردات باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوصه در دفاتر فوق نوشته شوند.
2- در تنظیم دفتر ، تراشیدن ، حک کردن ، سفید گذاشتن بیش از آنچه در دفترنویسی معمول است و در حاشیه یا بین سطور نوشتن ، ممنوع است. ( م 13 ق. ت ) در نص قانون ؛ خط خوردگی دفتر ممنوع نشده و از موجبات بی اعتباری یا کاهش اعتبار دفتر دانسته نشده است.
3- دفاتر تجاری به استثنای دفتر کپیه قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شود، توسط نماینده اداره ثبت تاریخ امضای دفتر درج می شود و توسط نماینده ثبت امضا می شود. دفتر باید دارای قیطان باشد و دو طرف آن با مهر سربی منگنه شود.
4- گرچه دفتر کپیه نیاز به امضای نماینده ثبت ندارد، اما باید شماره صفحات آن مشخص باشد.
5- توجه داشته باشید که اسناد، علی الاصول باید به امضا یا مهر صادرکننده یا تنظیم کننده سند برسند تا سند محسوب شوند و قابلیت استناد داشته باشند ؛ اما دفاتر تجاری در این زمینه یک استثنا هستند ؛ زیرا تاجر تنظیم کننده دفاتر تجاری، غیر از دفتر دارایی، اقدام به امضا یا مهر دفاتر تجاری نمی کند ، اما با این حال دفاتر مذکور می توانند به نفع او سند محسوب  نحوه پلمپ دفاتر تجاری

در گذشته کلیه عملیات درخواست پلمپ دفاتر تجاری ، صرفاَ به طور سنتی از طریق حضوری رایج و متعارف بود اما امروزه به منظور پیشگیری از اتلاف هزینه و زمان متقاضیان، با راه اندازی سامانه ثبت شرکت ها، پذیرش پلمپ دفاتر تجاری اینترنتی شده است.
در شیوه جدید، متقاضی می تواند از طریق سامانه جامع ثبت شرکت ها و موسسات به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir درخواست پلمپ دفاتر تجاری را ثبت نماید. ذیلاَ به شرح چگونگی و مراحل ثبت الکترونیکی می پردازیم.

1- تکمیل اطلاعات متقاضی حقوقی

در صورتی که متقاضی پلمپ شخص حقوقی باشد، باید از قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ ، بخش تعیین شده مربوط به این شخص حقوقی را انتخاب نمود.
با انتخاب این گزینه، ابتدا می بایست سال مالی، تابعیت و شناسه ملی و سپس شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی را در سامانه درج کرد.
نکته : منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد.
2- تکمیل اطلاعات شخصیت حقوقی
در این قسمت اطلاعات مربوط به شخصیت حقوقی را به دقت بررسی نمایید و سپس نشانی و کد پستی متقاضی را به دقت درج کنید. توجه داشته باشید که دفاتر پس از پلمپ، به آدرسی که در این صفحه درج شده است ارسال خواهد شد. (لازم به ذکر است، به هیچ عنوان آدرس ذکر شده نباید صوری باشد زیرا در زمان ثبت سامانه ای دیگر امکان تغییر آدرس نمی باشد و دفاتر به همان آدرس ارسال خواهد شد) .
3- اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه
در این مرحله سمت تکمیل کننده اظهارنامه را وارد نمایید و سپس اطلاعات مربوط به یکی از اعضاء هیات مدیره را در پایین صفحه وارد کنید.
4- هیات مدیره شرکت / موسسه
اطلاعات مربوط به اسامی مابقی افراد اعضاء هیات مدیره در این صفحه وارد می گردد.
5- سمت هیات مدیره شرکت / موسسه
در این قسمت سمت هیات مدیره شرکت ، مدت تصدی که محدود است و یا نامحدود و تاریخ شروع سمت ، وضعیت حق امضاء و سمت عضو هیئت مدیره را درج نمایید.

6- دفتر مورد تقاضا
در این مرحله ، دفتر مورد تقاضای شخص، دفتر کل و روزنامه و همچنین تعداد برگ های دفتر و تعداد جلدهای دفتر را وارد کنید.
7- تایید صحت اطلاعات
در این صفحه با کلیک بر روی قسمت " تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز " صحت اطلاعات خود را مورد تایید قرار دهید.
در صورتی که صحت کلیه اطلاعات از طرف متقاضی مورد تایید قرار گیرد، با استفاده از کلید " پذیرش نهایی " کلیه اطلاعات درخواست به سازمان ارسال می گردد.

مدارک مورد نیاز پلمپ دفاتر تجاری جهت پست کردن به اداره ثبت شرکت ها 

 الف ) اشخاص حقوقی 
1- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت
2- کپی آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوقی
3- کپی کارت ملی مدیر عامل
4- اصل یا کپی وکالتنامه و یا معرفی نامه در خصوص اشخاص دولتی
ب) اشخاص حقیقی 
1- اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
2- کپی کارت ملی متقاضی پلمپ دفاتر
3- کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
پس از ارسال مدارک و دریافت کد پیگیری ، بر روی قسمت پلمپ دفاتر کلیک کنید و سپس شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه وارد نموده و بر روی پذیرش نهایی کلیک نمایید.
چنانچه مدارک ارسالی مورد تایید قرار گرفت، با ورود به سامانه ، وجه مشخص شده را به صورت اینترنتی پرداخت کنید.
نکته : متقاضیان محترم می توانند با مراجعه به پورتال اداره ثبت شرکت ها ( قسمت پلمپ دفاتر ) ، از روند درخواست خود مطلع شوند.
• نگهداری دفاتر تجاری
1- دفاتر تجاری را باید از ختم هر سال حداقل به مدت 10 سال حفظ کرد.
2- منظور از این 10 سال، تعهدی است که تاجر برای نگهداری دارد ؛ نه مرور زمان ؛ یعنی اگر این دفاتر بعد از 10 سال هم نگهداری شده باشند، همچنان در دعاوی قابلیت استناد دارند.
3- اگر تاجر، یک شرکت تجاری باشد و منحل شود بعد از ختم تصفیه ، مدیر تصفیه باید دفاتر را به اداره ثبت شرکت ها تحویل دهد. این دفاتر تا 10 سال از ختم تصفیه نزد مرجع ثبت شرکت ها نگهداری می شود.
در انتها نانویس نماند، در صورتی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد جهت اعلام عدم فعالیت خود به دارایی ، باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تسلیم نمایند.
هم چنین بخوانید :
- ضرورت پلمپ دفاتر تجاری
- مراحل درخواست پلمپ دفاتر تجاری در پورتال اداره ثبت شرکت ها
- اقدامات لازم جهت اخذ پلمپ دفاتر تجاری

ارائه خدمات حرفه ای ثبتی در دپارتمان تخصصی موسسه فکر برتر
(با امکان استفاده از پاسخگویی و مشاوره ی رایگان)