در این مقاله می خواهیم به این موضوع بپردازیم که صورتجلسه مجمع عمومی ظرف چه مدت از تاریخ تشکیل جلسه مجمع عمومی می بایست تحویل اداره ثبت شرکت ها گردد؟
اشخاص حقیقی و حقوقی با خرید سهام شرکت ها، درصدد هستند با خلاقیت و تلاش مدیران آن ، سود سرمایه گذاری خود را دریافت و عواید مالی آن را به موقع تحصیل کنند.
نقطه عطف امید به حصول نتایج سرمایه گذاری و زمان تحقق آن ، جلسه مجمع عمومی شرکت هاست. مجمع عمومی عالیترین رکن شرکت است که مهم ترین مرجع صلاحیتدار برای اتخاذ تصمیمات عمده نظیر افزایش یا کاهش سرمایه ، انتخاب مدیران و بازرسان شرکت ، تصویب صورت های مالی و حساب سود و زیان و ... محسوب می شود. این مجمع ، مشتمل بر انواع زیر است :

الف- مجمع عمومی موسس
ب- مجمع عمومی فوق العاده
ج- مجمع عمومی عادی سالیانه
برخی سهام داران بر این باورند که مهم ترین مجمع ، مجمع عمومی فوق العاده است و اگر میزان مشارکت آنان در حدی باشد که کنترل تصمیم گیری در این مجمع را در اختیار داشته باشند کفایت می کند . در حالی که کلیه مجامع عمومی حسب مورد از اهمیت و جایگاه ویژه خود برخوردارند.
از آن جا که از تصمیمات بنیادی مجامع عمومی – که در حقوق مالی سهامداران و اشخاص حقیقی و حقوقی طرف معامله با شرکت های سهامی عام و خاص موثر می باشند – بایستی اشخاص ذینفع اطلاع حاصل نمایند ؛ این اقدام با ارسال صورت جلسات مجامع عمومی صاحبان سهام به مرجع مربوطه، از مجرای اداره ثبت شرکت ها و با تایید آن اداره به وسیله انتشار آگهی در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشاری که هر گونه آگهی های شرکت در آن منتشر می شود به عمل می آید .
• چند سوال :
1) از تاریخ جلسه مجمع عمومی چند روز فرصت است تا سامانه ثبت شرکت ها را تکمیل و ثبت نهایی نماییم ؟
صورتجلسه حداکثر ظرف یک ماه از تاریخ تشکیل جلسه می بایست تحویل اداره ثبت شرکت ها گردد.
نکته : عامل اصلی شناسایی و پذیرش صورت جلسه شما ، کد رهگیری صادر شده از سوی سامانه می باشد. لذا می بایست در بالای برگه صورت جلسه ، شماره رهگیری و بارکد صادر شده قید گردد. همچنین لازم است یک نسخه از رسید پذیرش شامل شماره و بارکد رهگیری را روی پاکت پیوست نمایید.
توجه داشته باشید ، چنانچه شماره ثبت و یا شناسه ملی شرکت شما با آنچه در پذیرش سامانه ای درج شده است متفاوت باشد و یا بیش از یک شناسه ملی به شرکت شما اختصاص داده شده باشد، امکان پذیرش صورتجلسه وجود ندارد. در چنین حالتی، قبل از انتخاب گزینه پذیرش نهایی صورتجلسه ، به واحد تعیین نام شناسه ملی مستقر در اداره تعیین نام ثبت شرکت ها مراجعه نمایید.
2) آیا می توان کپی صورت جلسه را به اداره ثبت شرکت ها ارسال نمود ؟
خیر، اصل صورت جلسه امضا شده توسط اعضا باید به اداره مربوطه ارسال شود. لازم به ذکر است که حتی کپی برابر اصل صورتجلسه نیز پذیرفته نخواهد شد .
3) در چه مواردی ، نسخه ای از صورت جلسه مجمع باید جهت ثبت به مرجع ثبت شرکت ها ارسال گردد ؟
اگر تصمیمات مجمع متضمن یکی از موارد ذیل باشد، نیاز به ثبت دارد و بنابراین باید نسخه ای از آن برای ثبت به اداره فوق الذکر تسلیم شود:
- انتخاب مدیران اعم از اعضاء هیات مدیره و مدیرعامل
- انتخاب نماینده حقیقی شخص حقوقی که عضو هیات مدیره است.
- انتخاب بازرس یا بازرسان
- تصویب ترازنامه
- تغییر در سرمایه شرکت ( کاهش یا افزایش سرمایه )
- هر نوع تغییر در اساسنامه
- انحلال شرکت و نحوه تصفیه
بنابراین تصمیم گیری در امور داخلی شرکت منجمله مصوباتی در مورد خرید و فروش اموال منقول و غیرمنقول قابلیت ثبت ندارد و از سوی دیگر در صورت انصراف سهام داران از انحلال شرکت ، عدول از انحلال و تصمیم به ابقای شرکت نیز قابل ثبت نیست.
اگر سهام داران پس از تصمیم بر انحلال شرکت پشیمان شده و قصد احیای آن را داشته باشند چاره ای جز مراجعه به دادگاه و تقدیم دادخواست ابطال ثبت انحلال شرکت به طرفیت مدیر تصفیه شرکت را ندارند.
ناگفته نماند، چنانچه یکی از اعضای هیات رئیسه از امضای صورت جلسه امتناع ورزد صورت جلسه مزبور فاقد ارزش و غیرقابل ثبت خواهد بود. چون در قانون هیچ راه حلی برای این مشکل پیش بینی نشده ، لازم است مجدداَ نسبت به دعوت و برگزاری مجمع اقدام شود.
در صورت نیاز به کسب اطلاعات بیشتر، می توانید به مقالات ذیل مراجعه فرمایید :
- سامانه تنظیم هوشمند صورتجلسات فکر برتر
- راهنمای تنظیم صورتجلسه شرکت
- مدارک مورد نیاز جهت تنظیم صورتجلسات مجامع و هیئت مدیره در شرکت با مسئولیت محدود
- مدارک مورد نیاز جهت تنظیم صورتجلسات مجامع عمومی و هیئت مدیره در شرکت سهامی خاص
- نحوه تنظیم صورتجلسات در مجامع عمومی شرکت ( به همراه نمونه صورتجلسات )
- چارچوب کلی تنظیم صورتجلسات ارائه شده به مرجع ثبت شرکت ها