شرکت در معنای عرفی آن به هر نوع شراکت دو یا چند شخص در انجام امری اطلاق می گردد. این مفهوم کلیه روابط حقوقی متضمن وجود مال و یا حتی مبتنی بر خصوصیات انسانی و عاطفی و از جمله ازدواج را دربرمی گیرد. با این حال، در مباحث اقتصادی و بازرگانی وجود مال یا منفعت در امر مشارکت عنصر بنیادین تعریف به شمار می رود.

شرکت های تجاری از یک سو به عنوان راهکار نسبتاَ نوین در پیشبرد آسان امور تجاری با بهره مندی از همیاری اشخاص متعدد که به عنوان شریک با انباشت آورده های کوچک خود سرمایه بزرگی را به منظور اجرای طرح های بازرگانی در شکل امور صنعتی و خدماتی و ... فراهم می آورند و از سوی دیگر با به کارگیری نیروهای کارشناسی چندی در هیئت مدیران ، به رسمیت شناخته شده اند.

افزون بر امتیاز گفته شده ، کم شدن بار خطرات سرمایه گذاری ( ریسک ) ، امتیاز چشمگیر دیگری است که موجب جذب ارباب تجارت به سرمایه گذاری در این قالب به شمار می رود.

شرکت های تجاری برای شروع فعالیت نیاز به ثبت دارند. از این رو مسئله ثبت شرکت از اهمیت خاصی برخوردار است. الزامی بودن این کار به دولت امکان می دهد که تحقیقات و رسیدگی های دقیقی نسبت به مقدمات تشکیل و کیفیت بوجود آمدن شرکت انجام گردد تا از تشکیل شرکت هایی که مقررات را رعایت نکرده اند جلوگیری به عمل آید.

در واقع ، هنگامی که شرکت  به ثبت می رسد، قراردادهای منعقده بین شرکا رسمی بوده و بعد ها هیچ یک نمی توانند مانند اسناد غیر رسمی از وجود شرکت نامه و اساسنامه  و سایر تصمیماتی که به ثبت می رسد اظهار بی اطلاعی نموده و یا به ایراداتی که درباره ی اسناد غیر رسمی ممکن است وارد نمود استناد نمایند.

پرسشی که به بحث حاضر ارتباط دارد آن است که سازوکار ثبت شرکت چیست ؟

در حال حاضر قانون ثبت شرکت ها که در سال 1310 به تصویب رسیده است و نظامنامه قانون تجارت مصوب 1311 و آیین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و موسسات غیرتجاری که مصوب 1337 می باشد، مبنای عمل در خصوص این کار در ایران می باشد؛ با توجه به اینکه ، تصویب قوانین مزبور مربوط به سال های بسیار قبل می باشد، لذا در برخی مورد قوانین مزبور کارایی خود را از دست داده و جوابگوی نیاز فعلی جامعه نمی باشند ؛ اما در مقابل همگام با تحولات صورت گرفته ، فرایند ثبت تاسیس  و تغییرات شرکت ها از شیوه سنتی تغییر یافته است.

در شرایط کنونی، اداره ثبت شرکت ها با استفاده از شیوه های نوین، طرق متفاوتی را برای متقاضیان ثبت در نظر گرفته است که با ارائه این راهکارها، سهولت کار برای متقاضیان فراهم آمده است.

امروزه به منظور پیشگیری از اتلاف هزینه و زمان متقاضیان، با راه اندازی سامانه ثبت شرکت ها ، پذیرش درخواست ثبت شرکت اینترنتی شده است.   متقاضی ثبت می بایست با ورود به این سامانه، به دقت آن را تکمیل نماید و نام پیشنهادی برای شرکت را وارد نماید .

پس از تکمیل اطلاعات، رایانه تایید پذیرش را به متقاضی نشان می دهد که در این صورت می بایست نسبت به ارسال مدارک به اداره مربوطه - از طریق باجه های منتخب پستی و به وسیله پاکت های مخصوص- اقدام گردد.

لازم به ذکر است در زمان ارسال مدارک می بایست یک نسخه از رسید پذیرش اینترنتی را در قسمت پشت پاکت الصاق نمود. چنانچه حداکثر 24 ساعت پس از پست مدارک بارکد پستی در سامانه درج نگردد پرونده عیناَ عودت می گردد. پس از ارسال مدارک از طریق پست برای اداره فوق الذکر، متقاضیان از طریق کد پیگیری می توانند پیگیر کار خود باشند.

سپس کارشناس حقوقی به بررسی مدارک ارسالی می پردازد، اگر ایراد داشت برگشت می زند و در سامانه قید می نماید. اما چنانچه کارشناسان اداره مربوطه اقدامات موسسین و مدارک تسلیم را مطابق مقررات بیابند، نسبت به ثبت کردن شرکت اقدام خواهند نمود.

آخرین مرحله از مراحل ثبت شرکت، آگهی شدن آن در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار می باشد . روزنامه کثیرالانتشار، روزنامه ای است که آگهی ها و دعوت های مربوط به شرکت در آن منتشر می گردد.

مواد مهم و لازم هر شرکت در جراید کثیرالانتشار آگهی می شود تا همه از آن مستحضر باشند. با توجه به ایجاد زیرساخت ها و شیوه های نوین ثبتی، متقاضی مکلف است جهت پیگیری مراحل انتشار آگهی و پرداخت هزینه های مربوط از طریق درگاه اختصاصی شرکت روزنامه رسمی به نشانی http://rrk.ir ، اقدام نماید.

توجه داشته باشید که اگر شرکتی آگهی روزنامه کثیرالانتشار قبلی را به چاپ نرسانده باشد به طور اتوماتیک و سیستمی از درج صورتجلسه تغییرات جدید در سامانه ثبت شرکت ها جلوگیری می گردد.

اضافه می گردد، به نحوی که در اغلب ممالک معمول است هر ذینفعی می تواند به پرونده ای که برای ثبت شرکت تشکیل شده مراجعه و از محتویات آن اطلاع حاصل کند. در کشور ما این قسمت ضمن آیین نامه ی مصوبه ی خرداد 1310 و مقررات 10 اسفند 1327 وزارت دادگستری مقرر گردیده « مراجعه به دفاتر ثبت شرکت ها اعم از ایرانی و خارجی برای عموم آزاد و هر ذینفعی می تواند از مندرجات آن سواد مصدق تحصیل کند »