قانون مجموعه ای از دستوالعمل هاست که از سوی مجموعه ای از موسسات به اجرا گذاشته می شود و به عنوان میانجی در پیوندهای اجتماعی بین مردم عمل می کند. قوانین و مقررات در هر کشوری از جمله ایران ، در جهت حفظ و حراست از امنیت و حقوق افراد آن جامعه وضع می شود.
با دگرگونی در روابط اقتصادی و اجتماعی و توسعه روابط در زمینه های مختلف و گسترش داد و ستد ، لزوم تعیین حد و حدود قانونی اشخاص و حراست از دارایی و حقوق آنان و ثبت و نگهداری آن ، امر بسیار مهمی است که بر روند زندگی افراد نیز تاثیر می گذارد.

در واقع، رعایت پاره ای مصالح ، قانونگذاران را متمایل می کند که با توجه به تحولات اقتصادی ، نسبت به تنظیم بعضی قواعد همت گمارند.
در حقوق ایران ، الزامی بودن ثبت شرکت با هیچگونه تردیدی مواجه نیست اما راجع به اینکه ثبت آن با ثبت اسناد چه تفاوت هایی دارد نیاز به توضیحاتی است که ذیلاَ به این مساله می پردازیم.

روش ثبت شرکت های تجاری در مقایسه با روش ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی

روش ثبت کردن شرکت های تجاری با روش ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی متفاوت است. دفاتر اسناد رسمی مکلفند هویت ، اهلیت و قصد طرفین معامله را مستقیماَ احراز نموده و آنگاه خواسته مورد نظر متعاملین را که ممکن است به صورت کتبی یا شفاهی ابراز شود، پس از مطابقت با قانون در دفتر مخصوص ثبت نمایند. اما مرجع ثبت شرکت ها صرفاَ آنچه را که طی اسناد عادی به این مرجع اعلام می گردد ثبت می نماید. به این معنی که متقاضی ثبت شرکت یا موسسه، با تکمیل فرم اظهارنامه یا تقاضانامه و شرکت نامه ( بسته به نوع شرکت یا موسسه ) که شامل مواردی همچون موضوع فعالیت ، محل فعالیت ، میزان سرمایه و مشخصات اعضای هیئت مدیره و مدیر عامل و مشخصات سهامداران می شود و همچنین ارائه اساسنامه ای که دربرگیرنده نحوه اداره شرکت و اساس تشکیلات و عمل شرکت می باشد به مرجع مربوطه، درخواست ثبت کردن شرکت یا موسسه خود را می نماید.

بدین ترتیب ، هویت ، اهلیت و قصد شرکا مستقیماَ احراز نمی گردد بلکه اعلامات نماینده معرفی شده از سوی شرکا که آن هم مبتنی بر سند عادی است، پس از احراز مطابقت ظاهری آن ها با قانون به ثبت می رسد. لذا مرجع مربوطه، به هیچ وجه مسئول صحت مدارک ارائه شده و صحت اظهارات متقاضیان ثبت شرکت نمی باشد و اگر شرکت ، مخالف قانون تشکیل شده باشد یا اینکه موجباتی برای ابطال شرکت موجود باشد، دادستان و هر ذی نفعی می تواند ابطال ثبت کردن شرکت را از دادگاه تقاضا کند.
اطمینان و امنیت حاصل از این شیوه ثبت که آن را ثبت اعلامی ( خود اظهاری ) می نامند مسلماَ با اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ثبت می گردند قابل مقایسه نیست و قهراَ آثار ثبت شرکت را نیز نمی توان با آثار ثبت سایر اسناد برابر دانست.
لازم به توضیح است، در حال حاضر با توجه به فرایند الکترونیکی شدن این کار، مراحل انتخاب و تایید نام ، کاملاَ به صورت الکترونیکی و به صورت غیرحضوری انجام می پذیرد و متقاضی ثبت شرکت یا موسسه می تواند با ورود به سامانه مربوطه نسبت به انجام آن اقدام نماید.
در پایان ، مراتب ثبت شرکت ، در روزنامه رسمی کشور و یکی از روزنامه های کثیرالانتشار مرکز اصلی شرکت ، جهت اطلاع عموم آگهی می گردد.

مرجع ثبت

ثبت کردن شرکت توسط مرجعی صورت می پذیرد که به حکم قانون صلاحیت انجام آن را دارا باشد. در کشور ما دفاتر اسناد رسمی که به موجب قانون ثبت اسناد و املاک تشکیل می گردند صلاحیت عام ثبت اسناد را دارا هستند اما راجع به ثبت شرکت های تجاری مقررات خاصی وجود دارد.
قانون تجارت مرجع ثبت شرکت های تجاری را معین ننموده است و فقط در ماده 195 به تکلیف ثبت شرکت با رعایت قانون مربوطه تصریح نموده است. از ماده 3 و بند 6 ماده 9 قانون اخیر می توان به دشواری استباط نمود که این امر بر عهده ادارات ثبت اسناد و املاک است که زیر مجموعه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور هستند. متقابلاَ ماده 1 آیین نامه قانون صراحتاَ مقرر می دارد :
" جهت ثبت کلیه شرکت های خارجی و همچنین ثبت شدن شرکت های ایرانی که باید در تهران ثبت شود دایره مخصوصی در اداره ثبت اسناد تهران به اسم دایره ثبت شرکت ها تشکیل خواهد شد "
از این گذشته ماده 5 طرح اصلاحی آیین نامه مذکور مقرر می دارد :
" اداره ثبت شرکت ها در تهران و دوایر ثبت شرکت ها در شهرستان ها در ثبت شرکتنامه قائم مقام دفترخانه های رسمی می باشند ."
لازم به توضیح است ، تشکیل کلیه شرکت های مذکور در قانون تجارت موکول به تنظیم شرکتنامه رسمی است. ماده 2 آیین نامه اجرای قانون شرکت ها مصوب 1311 تصریح می کند که در هر محلی که اداره ثبت اسناد و یا دفاتر اسناد رسمی موجود است. شرکت های تجاری که در آن محل تشکیل می شود باید به موجب شرکتنامه رسمی تشکیل گردد و بند 2 ماده 47 قانون ثبت نیز ثبت شرکتنامه را اجباری می داند. ولی ثبت شرکتنامه در دفتر اسناد رسمی متضمن مخارج جداگانه است که هزینه شرکت را در بدو تاسیس خیلی زیاد می کند و برای رفع این محظور چون دفاتر ثبت شرکت ها در اداره ثبت شرکت ها دفاتر رسمی می باشند، موسسان شرکت های تجاری شرکتنامه را از روی اوراق چاپی که اداره فوق الذکر در اختیار آنان می گذارد، تنظیم نموده و موسسان شرکت امضاء می نمایند و همان اوراق عیناَ در دفتر مربوطه وارد و ثبت می شود و با ابطال تمبر حق الثبت شرکت ها شرکتنامه در حکم اسناد رسمی در می آید و به این ترتیب از پرداخت دو حق الثبت یکی برای ثبت شرکتنامه و یکی برای ثبت کردن شرکت خودداری می شود.
مفاد اوراق شرکتنامه از طرف اداره مربوطه تهیه شده است و دوایر ثبت شرکت ها در تهران و شهرستان ها در ثبت شرکتنامه مجاز هستند.