زمانی که سازمان های عمومی، خرید کالا یا خدمت مورد نیاز خود را به رقابت و مسابقه می گذارند و با اشخاص حقوقی یا حقیقی که کمترین قیمت یا مناسب ترین شرایط را پیشنهاد می کنند، معامله می نمایند، مناقصه صورت می گیرد.
مناقصه، فرایندی رقابتی است برای تأمین کیفیت مورد نظر بر طبق اسناد مناقصه است که در آن تعهدات موضوع معامله، به شخصی حقیقی یا حقوقی که کمترین قیمت متناسب را پیشنهاد کرده باشد، واگذار می شود. در این مقاله از سایت موسسه ثبت شرکت فکر برتر به بیان مفهوم مناقصه و شرایط شرکت در مناقصه پیمانکاری خواهیم پرداخت.
معنی و مفهوم مناقصه
شرایط شرکت در مناقصه پیمانکاری: معنی مناقصه یعنی برای پذیرش و یا پیشنهاد رسمی یک پروژه مثل پیشنهاد خرید می باشد.
مناقصه معمولاً به فرایندی اطلاق می شود که طی آن دولت ها و مؤسسات مالی برای پروژه های بزرگی که باید در یک مهلت محدود ارائه شوند، مناقصه را انجام می دهند.
در حقیقت انجام معامله ها از جانب نهادهای دولتی، با نیت تامین شدن منفعت عامیانه صورت می پذیرد.
در مناقصه ها معمولاً مدیرعاملان شرکت های مختلف طی یک جلسه رسمی پیشنهادهای خود را جهت تامین کالا یا محصول و یا کیفیت آن ارائه می دهند و در این بین آن فرد مناقصه گری که بهترین و کمترین قیمت را پیشنهاد دهد واگذار خواهد شد.
مناقصه چگونه صورت می گیرد؟
برای پروژه ها یا تدارکات، اکثر موسسات دارای یک فرآیند مناقصه کاملاً تعریف شده و همچنین فرآیندهایی هستند که بر افتتاح، ارزیابی و انتخاب نهایی فروشندگان نظارت می کنند. این قضیه تضمین می کند که روند انتخاب منصفانه و شفاف می باشد.
هنگامی که صحبت از پیشنهادات مناقصه برای تلاش برای گرفتن آن و بستن قرارداد می شود، شرایط پیشنهاد به وضوح فهرست شده است و شامل قیمت خرید، تعداد سهام درخواستی و مهلت برای پاسخ است.
درخواست مناقصه یک دعوت رسمی و ساختار یافته از تامین کنندگان برای ارائه پیشنهادات رقابتی برای تامین مواد خام، محصولات یا خدمات است. از آنجایی که این یک فرآیند عمومی و واضح است، قوانینی برای حاکمیت این فرآیند به منظور تضمین رقابت منصفانه بین مناقصه گران ایجاد شده است.
مناقصه باید بدون رشوه خواری و روابط خویشاوندی یا به اصطلاح پارتی بازی ممکن است صورت پذیرد. خدمات مناقصه برای مناقصه گران بالقوه در دسترس است و شامل طیف گسترده ای از مناقصات از منابع خصوصی و عمومی است. این خدمات شامل تهیه پیشنهادات مناسب و هماهنگی فرآیند برای اطمینان از رعایت مهلت ها و اطمینان از رعایت قوانین قابل اجرا می باشد.
معانی اصطلاحات مربوط به مناقصه
در این بخش به اصلاحات و واژگان مربوط به مناقصه برای درک بهتر آن می پردازیم.
- مناقصه گزار: به نهاد یا سازمانی می گویند که عهده دار برپایی مناقصه می باشد. مناقصه گذار شامل ارگان های زیر است:
نیروهای سه گانه جمهوری اسلامی ایران که شامل دیوان سرا ها، ارگانها و شرکتها و اداره ها، اداره ها و موسسات غیر دولتی، موسسه های عمومی،شورای نگهبان قانون اساسی و ارگان های انقلاب اسلامی می باشد.
- مناقصه گر: فردی حقیقی و یا حقوقی می باشد که مدارک مناقصه را اخذ کرده و جهت ارائه پیشنهاد در مناقصه شرکت می نماید.
- کمیته فنی بازرگانی: به انجمنی گویند با حداقل اعضای ۳ نفر کارشناس فنی بازرگانی شایسته که از جانب سرپرست مجاز انجمن مناقصه گزار برگزیده خواهد شد و بررسی فنی بازرگانی پیشنهادها و دیگر مسئولیت های تعیین شده در این قوانین را بر عهده خواهد گرفت.
- ارزیابی کیفی مناقصه گران: این بخش شامل بررسی توانایی انجام پیمان های مناقصه گران که از جانب مناقصه گزار یا به شناختن وی توسط کمیته فنی بازرگانی صورت می گیرد.
- ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها: به مراحلی گویند که در آن ویژگی ها، معیارها، توانایی، دوام و دیگر مشخصات فنی بازرگانی می باشد و پیشنهادهای مناقصه گران ارزیابی شده و پیشنهادهای ارائه شده قابل قبول انتخاب می گردند.
- ارزیابی مالی: به مراحلی گویند که در آن به مناسب ترین قیمت از بین کلیه پیشنهادهای ارائه شده که از جانب بخش فنی بازرگانی تایید شده، انتخاب می گردد.
- ارزیابی شکلی: به روندی که از ارزیابی تکمیل بودن مدارک و امضای آن ها، بدون قید و شرط و واضح بودن پیشنهاد قیمت.
- انحصار: انحصار به معنای منفرد بودن تقاضا کننده شرکت در دادوستد که به روش های زیر مشخص می گردد:
- آگاهی هیئت وزیران برای محصولات و خدماتی که منحصر به دولت می باشد.
- نشر آگهی عمومی و پذیرفتن فقط یک تقاضا کننده برای صورت گرفتن داد و ستد.
- برنامه زمانی مناقصه: مدرکی است که در آن زمان و موعد برگزاری مرحله های گوناگون مناقصه، فرصت اعتبار پیشنهادها و موعد منعقد شدن قرارداد تعیین می گردد.
شرایط مناقصه شرکت پیمانکاری دارای رتبه
- مناقصه گزار قادرست در هر موعد تا مدت مشخص شده در کاربرگ مناقصه، یا زمانی که در کاربرگ مناقصه فرصتی مشخص نشده، به مهلت یک هفته یا ۷ روز قبل از روز نهایی مشخص شده برای ارائه پیشنهادها، در جواب به توضیحات خواسته شده از جانب مناقصه گران یا شرکت های پیمانکاری که دارای رتبه پیمانکاری هستند و یا سایر دلایل و به مصلحت اندیشی خود، با صادر کردن پیوست هایی، در مدارک مناقصه تجدید نظر نماید و یا زمان ارائه باز شدن پیشنهادها را به تاخیر بیاندازد.
- زمانی که تجدیدنظر در مدارک و اسناد مناقصه لازمه تغییر فعالیت های موضوع مناقصه باشد، می بایست مراتب به وسیله ی پیوست ها به مناقصه گران که شامل رتبه پیمانکاری می باشند آگاهی داده شود و زمان کافی برای انجام اصلاحات و تغییر دادن به ایشان صورت پذیرد.
مناقصه گران می بایست بدون فوت وقت رسید پیوست یا الحاقیه را آگاهی دهند و تصور می شود که مشخصات و اطلاعات اضافه شده در آن، از جانب آنها مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
- پیوست ها و الحاقیه ها، از اهمیت ویژه ای برخوردارند و همواره به اسناد مناقصه پیوست می گردند.
- پیشنهادها و کلیه نوشته ها و اسناد و مدارک مرتبط به آن، می بایست به زبان های مشخص شده در کاربرگ مناقصه قرار گرفته و زمانی که مدارکی به زبان متفاوتی باشد، می بایست ترجمه قسمت هایی از آن که مطابق مدارک مناقصه نیاز است، به زبان مشخص شده نیز تقدیم گردد و در هنگام تضاد داشتن ، ترجمه برتری دارد.
- بعد از گرفتن رتبه پیمانکاری، مناقصه گر جهت شرکت در مناقصه، می بایست پیمان نامه ای به وجه مشخص شده در کاربرگ مناقصه، به صورت ریال و یا ارز خارجی برابر با آن، که ارزش آن از مدت زمان موعد نهایی ارائه شدن پیشنهادها شروع می شود، مطابق با فرم مشخص شده در مدارک مناقصه، از جانب یکی از بانک های ایران و مطابق با شرایط ثبت شده در کاربرگ مناقصه، تهیه شده و به پیوست پیشنهاد خود تقدیم نماید.
- پیشنهادهایی که دارای عدم ضمانت نامه شرکت در مناقصه، دارای اعتبار نخواهد بود و پذیرفته نخواهد شد.
- ضمانت نامه های شرکت در مناقصه برای افراد مناقصه گرانی که دارای رتبه پیمانکاری می باشند، به غیر از پیروز مناقصه و مناقصه گری که پیشنهادش در درجه دوم قرار گرفته، در اولین فرصت آزاد شده و نتیجه به مناقصه گران اطلاع داده می شود.
- ضمانت نامه شرکت در مناقصه به برنده مناقصه و فرد مناقصه گری که دارای رتبه پیمانکاری می باشد و پیشنهاد وی در درجه دوم قرار گرفته، در زمان تعویض معاهده و تقدیم ضمانت نامه انجام پیمان ها، به فرد مناقصه گر استرداد می گردد و در هنگام نیاز، این ضمانت نامه در یک بازه زمانی مشخص شده برای تجدید، تمدید می شود که هزینه آن بر عهده مناقصه گران خواهد بود.
- ضبط شدن ضمانت نامه شرکت در مناقصه به شرح موارد زیر می باشد:
- زمانی که مناقصه گر شرکت کننده در مناقصه، پیشنهادش را در موعدی که اعتبار دارد پس گیرد.
- زمانی که مناقصه گر برنده مناقصه گردد در حالتی که تعهد نامه را امضا ننماید و یا ضمانت نامه اجرای تعهدات را مطابق با ماده ۳۰ نسپارد.
نکات مهم در مناقصه
پیشنهاد مناقصه یک درخواست عمومی از همه سهامداران است که درخواست می کنند سهام خود را برای فروش با قیمتی مشخص در مدت زمان معین مناقصه کنند. برای ترغیب سهامداران به انتشار تعداد مشخصی از سهام، پیشنهاد معمولاً از ارزش فعلی بازار سهام فراتر می رود. از آنجایی که معامله مستقیماً سهامداران را هدف قرار می دهد، به طور مؤثر مدیریت بالایی را از فرایند حذف می کند، مگر اینکه آن اعضای مدیریت نیز سهامداران قابل توجهی باشند.
اگر شرکتی که قصد گرفتن آن را دارد، قبلاً سهم قابل توجهی از شرکت مورد نظر دارد که به آن بلوک پایی گفته می شود، اقلیت سهامداران باقی مانده ممکن است کافی باشد تا شرکتی که پیشنهاد می دهد سهامدار اکثریت شود. با این حال، اگر سهام درخواستی در مهلت مقرر آزاد نشود، معامله اغلب باطل تلقی می شود و عملاً به سهامداران اجازه می دهد معامله را مسدود کنند.