اتحادیه ها و شرکت های تعاونی می توانند با نظارت وزارت تعاون ، اتاق تعاون مرکزی را در تهران و اتاق های تعاون را در استان ها و شهرستان ها تشکیل دهند؛ بدین ترتیب اتاق تعاون ممکن است اتاق تعاون مرکزی ، اتاق تعاون استان یا اتاق تعاون شهرستان باشد. اتاق تعاون دارای شخصیت حقوقی است و چون یک شخص حقوقی دولتی محسوب می شود ، احتیاج به ثبت ندارد.
همان طور که در مقالات پیشین گفته شد ، اولین هیئت مدیره شرکت یا اتحادیه تعاونی مکلف است پس از اعلام قبولی ظرف یک ماه از تاریخ برگزاری جلسه اولین مجمع عمومی عادی، به ثبت تعاونی مبادرت کند ؛ برای این منظور در نخستین جلسه خود پس از انتخاب مدیر عامل به یکی از اعضا یا به مدیر عامل با حق توکیل غیر وکالت می دهد تا برای ثبت تعاونی اقدامات لازم را عملی سازد.
عضو هیئت مدیره یا مدیر عامل می تواند در صورت لزوم با استفاده از حق توکیل غیر ، وکیلی انتخاب و به موجب قراردادی که با وی منعقد می کند ، انجام اقدامات لازم و ثبت تعاونی را به وی واگذار کند ؛ در این صورت پرداخت حق الوکاله مربوط برعهده تعاونی خواهد بود.
اولین هیئت مدیره باید بلافاصله بعد از اعلام قبولی همه اعضای خود با دعوت قبلی از اعضای اصلی ، اولین جلسه را تشکیل دهد. در این جلسه اعضا از بین خود یک نفر را به عنوان رئیس هیئت مدیره و یک نفر را به عنوان نایب رئیس و یک یا دو نفر را به عنوان منشی انتخاب می کنند. برای اتخاذ تصمیم ، رای اکثریت مطلق ( اکثریت بیش از نصف ) اعضای حاضر در جلسه ضروری است. هر چند جلسات هیئت مدیره با حضور بیش از نصف اعضا رسمیت پیدا می کند ، بهتر است در اولین جلسه هیئت مدیره که انتخابات مزبور صورت می گیرد ، همه اعضای آن حضور داشته باشند.
اولین هیئت مدیره مکلف است بلافاصله بعد از انتخاب شدن و اعلام قبولی اعضا ، فرد واجد شرایطی را از بین اعضای شرکت تعاونی یا خارج از آن ها برای مدت دو سال به عنوان مدیر عامل انتخاب کند. ( منظور از شرایط مزبور شرایطی است که در ماده 38 قانون برای مدیر عامل مقرر شده است و معلومات و تجربیاتی که مدیر عامل باید با توجه به نوع تعاونی ، برای اداره امور آن داشته باشد ).
اولین هیئت مدیره ، باید برای تکمیل پرونده ، فهرست اسامی و مشخصات کامل اعضای شرکت یا اتحادیه جدید التاسیس ، ایضا َ فهرست اسامی و مشخصات کامل اعضای هیئت مدیره و بازرس یا بازرسان و مدیر عامل را تهیه و به وزارت تعاون تسلیم کند.
علاوه بر تکالیف مذکور ، تعیین و معرفی صاحبان امضای مجاز ( امضای یک یا دو نفر از اعضای هیئت مدیره به اتفاق مدیر عامل ) برای انعقاد قراردادها و صدور چک و امضای سایر اسناد تعهد آور شرکت یا اتحادیه تعاونی ، از اموری است که اولین هیئت مدیره بر عهده دارد.
مرتب و ضبط نمودن اوراق و مدارک مربوط به تشکیل تعاونی و پرونده داوطلبان عضویت که هیئت موسس به اولین مجمع عمومی عادی تسلیم کرده است و نیز ضبط اوراق مربوط به همین مجمع که بر عهده منشی هیئت مدیره است ، از اموری است که باید تحت نظارت اولین هیئت مدیره باشد.
لازم است کلیه تصمیمات هیئت مدیره در صورت جلسه آن قید گردد. این تصمیمات در دفتری به نام دفتر صورت جلسات هیئت مدیره درج می شود و به امضای حاضران در جلسه می رسد ؛ مخصوصاَ صورت جلسه ای که برای اولین جلسه هیئت مدیره تهیه می شود ، به علت تصمیماتی که به شرح سابق الذکر در آن اتخاذ می شود ، از اهمیت بیشتری برخوردار است و باید در تهیه آن بیشتر دقت شود. ( نسخه ای از این صورت جلسه باید به وزارت تعاون تسلیم گردد ).
نکته ای باید یادآوری شود و آن اینکه چون به تصریح قانون ، هر یک از دستگاه ها و شرکت های دولتی ، بانک ها ، شوراهای اسلامی و سازمان های عمومی که در شرکت تعاونی مشارکت یا سرمایه گذاری کرده اند ، می توانند نماینده ای برای شرکت در جلسات هیئت مدیره به عنوان ناظر داشته باشند ؛ ضروری است که هیئت مدیره به هر یک از ارگان هایی که در شرکت تعاونی مشارکت یا سرمایه گذاری کرده اند ، تاریخ ، محل و دستور جلسه اولین جلسه خود را اطلاع دهد تا اگر مایل باشند نماینده ای برای حضور در آن اعزام کنند. ناکفته نماند که حضور نماینده مذکور در جلسه هیئت مدیره به عنوان ناظر است و وی حق رای ندارد.
لازمه وجود قانونی تعاونی ، ثبت آن است و ماده 2 قانون بخش تعاونی با بیان اینکه " شرکت هایی که با رعایت این قانون تشکیل و به ثبت برسند تعاونی شناخته می شوند " ، وجود شرکت تعاونی را موکول به ثبت آن می کند. لزوم ثبت اتحادیه تعاونی از مفاد ماده 51 قانون مذکور مستفاد می شود.
مقررات مربوط به ثبت تعاونی ها از مقررات قوانین آمره است نه قوانین ارشادی ؛ لذا رعایت آن ها الزامی است و این امر تحت کنترل و نظارت دولت صورت می گیرد. به علاوه جریان امور مربوط به مرحله تشکیل تعاونی نیز ، تحت کنترل و نظارت دولت قرار دارد و لازم است برای تشکیل آن موافقتنامه و برای ثبت آن مجوز ثبت از وزارت تعاون دریافت شود. در شرکت های تجاری مرحله ثبت تقریباَ به همین ترتیبی است که در شرکت های تعاونی و همچنین در اتحادیه های تعاونی برقرار است ، ولی کنترل و نظارت دولت در مرحله تشکیل ، خاص تعاونی هاست و در تشکیل شرکت های تجاری چنین کنترل و نظارتی اعمال نمی شود. این وضع از یک طرف به علت اهمیت موقعیت و نقشی است که تعاونی ها در نظام اقتصادی کشور دارند و از طرف دیگر امکان بهره مندی تعاونی ها از تسهیلاتی است که دولت در اختیار آن ها قرار می دهد.
اولین هیئت مدیره شرکت یا اتحادیه مکلف است پس از اعلام قبولی ظرف " یک ماه" از تاریخ برگزاری جلسه اولین مجمع عمومی عادی ، به ثبت تعاونی مبادرت کند ؛ بدین جهت در نخستین جلسه خود پس از انتخاب مدیر عامل به یکی از اعضا یا به مدیر عامل با حق توکیل غیر وکالت می دهد تا برای ثبت تعاونی اقدامات لازم را عملی سازد. عضو هیئت مدیره یا مدیر عامل می تواند در صورت لزوم با استفاده از حق توکیل غیر ، وکیلی انتخاب و به موجب قراردادی که با وی منعقد می کند ، انجام اقدامات لازم و ثبت تعاونی را به وی واگذار کند ؛ در این صورت پرداخت حق الوکاله مربوط برعهده تعاونی خواهد بود.