لازمه وجود قانونی تعاونی ، ثبت آن است و ماده 2 قانون بخش تعاونی با بیان اینکه " شرکت هایی که با رعایت این قانون تشکیل و به ثبت برسند تعاونی شناخته می شوند " ، وجود شرکت تعاونی را موکول به ثبت آن می کند. لزوم ثبت اتحادیه تعاونی از مفاد ماده 51 قانون مذکور مستفاد می شود.
مقررات مربوط به ثبت تعاونی ها از مقررات قوانین آمره است نه قوانین ارشادی ؛ لذا رعایت آن ها الزامی است و این امر تحت کنترل و نظارت دولت صورت می گیرد. به علاوه جریان امور مربوط به مرحله تشکیل تعاونی نیز ، تحت کنترل و نظارت دولت قرار دارد و لازم است برای تشکیل آن موافقتنامه و برای ثبت آن مجوز ثبت از وزارت تعاون دریافت شود. در شرکت های تجاری مرحله ثبت تقریباَ به همین ترتیبی است که در شرکت های تعاونی و همچنین در اتحادیه های تعاونی برقرار است ، ولی کنترل و نظارت دولت در مرحله تشکیل ، خاص تعاونی هاست و در تشکیل شرکت های تجاری چنین کنترل و نظارتی اعمال نمی شود. این وضع از یک طرف به علت اهمیت موقعیت و نقشی است که تعاونی ها در نظام اقتصادی کشور دارند و از طرف دیگر امکان بهره مندی تعاونی ها از تسهیلاتی است که دولت در اختیار آن ها قرار می دهد.
اولین هیئت مدیره شرکت یا اتحادیه مکلف است پس از اعلام قبولی ظرف " یک ماه" از تاریخ برگزاری جلسه اولین مجمع عمومی عادی ، به ثبت تعاونی مبادرت کند ؛ بدین جهت در نخستین جلسه خود پس از انتخاب مدیر عامل به یکی از اعضا یا به مدیر عامل با حق توکیل غیر وکالت می دهد تا برای ثبت تعاونی اقدامات لازم را عملی سازد. عضو هیئت مدیره یا مدیر عامل می تواند در صورت لزوم با استفاده از حق توکیل غیر ، وکیلی انتخاب و به موجب قراردادی که با وی منعقد می کند ، انجام اقدامات لازم و ثبت تعاونی را به وی واگذار کند ؛ در این صورت پرداخت حق الوکاله مربوط برعهده تعاونی خواهد بود.
ذخایر تعاونی عبارت اند از : " ذخیره قانونی " و " اندوخته احتیاطی " که به موجب بندهای 1 و 2 ماده 25 قانون بخش تعاونی مقرر شده است . اینک بر اساس مقررات بندهای 1 و 2 ماده 25 و تبصره های بند 1 آن ، درباره ذخایر مذکور توضیح بیشتری می دهیم :
هر شرکت تعاونی باید دارای اساسنامه باشد. قانون شرکت های تعاونی بیان صریحی درباره لزوم اساسنامه برای شرکت تعاونی ندارد ، ولی از بند دو ماده 51 قانون مذکور که اساسنامه را یکی از مدارکی ذکر می کند که باید برای تشکیل و ثبت شرکت تعاونی ارائه شود و بند 1 ماده 32 آن که تهیه و پیشنهاد اساسنامه به اولین مجمع عمومی عادی برای تصویب را از وظایف مجمع موسس قرار می دهد ، لزوم داشتن اساسنامه برای شرکت تعاونی مستفاد می شود.
اساسنامه حاوی نکات و مقرراتی است که نوع شرکت تعاونی و موضوع و حدود فعالیت آن ، مراجع تصمیم گیری و مدیریت و نظارت شرکت و وظایف و اختیارات آن ها و حقوق و تکالیف اعضا را تعیین می کند و پس از تصویب به صورت سندی در می آید که مندرجات آن برای کلیه اعضای شرکت تعاونی ( اعضای اولیه شرکت – اعم از آنکه در موقع طرح و تصویب آن در اولین مجمع عمومی عادی حضور داشته و به آن رای موافق داده یا نداده باشند یا در مجمع مذکور حضور نداشته باشند – و اعضایی که بعداَ به عضویت شرکت پذیرفته می شوند ) و اداره کنندگان شرکت لازم الرعایه است. به علاوه همان طور که می دانیم اساسنامه انواع شرکت های تعاونی از منابع حقوق تعاون به شمار می رود.
اساسنامه شرکت تعاونی طبق قانون بخش تعاونی ، باید حاوی نکات ذیل باشد :